Выравнивание остатков товаров в 1С:Розница по итогам инвентаризации

Выровнять остатки в 1С:Розница — значит привести учётное количество к фактическому через документ Пересчёт товаров, а затем на его основании оформить Оприходование товаров на излишки и Списание товаров на недостачу. Все три документа лежат в разделе Склад.

Расхождения между цифрой в программе и реальной полкой возникают у любого магазина: продажи мимо кассы, бой, усушка, пересортица, ошибки при приёмке. Пока учётные остатки врут, товар «есть» в отчёте, но его нет на складе — или наоборот. Ниже разберём полный цикл: от подготовки к пересчёту до контроля, который не даёт остаткам разъезжаться снова.

С чего начать: пересчёт товаров и поиск расхождений

Основной документ для сверки — Пересчёт товаров (Склад → Пересчёт товаров → Создать). Он сравнивает фактическое количество с учётным и показывает отклонение по каждой позиции.

Порядок работы:

1. Создайте документ, укажите организацию, магазин и склад, по которому считаете.
2. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам — программа подтянет учётное количество на дату документа в колонку «Учёт».
3. Внесите реальные цифры в колонку «Количество» (факт): вручную, сканером или загрузкой из терминала сбора данных (ТСД).
4. В колонке «Отклонение» автоматически посчитается разница: плюс — излишек, минус — недостача.
5. Проведите документ.

Считайте по закрытому складу. Если во время пересчёта идут продажи и приёмки, факт «поедет» уже в процессе и сверка потеряет смысл. Останавливайте движение товара на время инвентаризации.

Для крупного магазина удобнее дробить пересчёт по секциям или товарным группам — отдельный документ на отдел. Тогда ошибку проще локализовать, а кассы не простаивают целиком.

После проведения откройте колонку «Отклонение» и отсортируйте по ней. Так сразу видно, где плюс, где минус, и какие позиции дали самые крупные расхождения — с них и начинайте разбор.

Если считаете не весь магазин, а одну группу, заполняйте пересчёт не по всем остаткам, а подбором нужных позиций — тогда в документ не попадут товары, которые вы не трогали, и их учётный остаток не обнулится по ошибке. Пустая строка факта по позиции, попавшей в документ, означает недостачу на весь остаток, а не «не считали».

Оприходование излишков на склад

Излишек — это товар, который есть на полке, но его нет (или мало) в учёте. Причины: неоформленное поступление, возврат без документа, ошибка при прошлой инвентаризации.

Оформляется излишек документом Оприходование товаров. Создавать вручную его не нужно — удобнее прямо из пересчёта:

1. В проведённом Пересчёте товаров нажмите Создать на основании → Оприходование товаров.
2. Программа перенесёт в документ только позиции с положительным отклонением.
3. Проверьте цену оприходования. По умолчанию подставляется последняя цена поступления или учётная; при необходимости поставьте реальную себестоимость.
4. Укажите статью доходов/причину оприходования, если поле обязательно в вашей настройке.
5. Проведите.

После проведения учётный остаток вырастет до фактического.

Не завышайте цену оприходования «на глаз»: от неё зависит и налог, и будущая себестоимость при продаже этой партии.

Если излишек оказался крупным и регулярным по одной и той же группе, это повод не радоваться «найденному» товару, а проверить приёмку: скорее всего, часть поступлений не проводится в программе вовремя. Разовое оприходование здесь лечит симптом, а не причину.

Списание недостач и уценка товара

Недостача — товар числится в программе, но физически его нет. Оформляется документом Списание товаров.

Из пересчёта:

1. В Пересчёте товаров нажмите Создать на основании → Списание товаров.
2. Подтянутся позиции с отрицательным отклонением.
3. Выберите причину/статью расходов списания (бой, порча, недостача, естественная убыль).
4. Проведите документ — учётный остаток уменьшится до факта.

Разделяйте причины списания. Естественная убыль в пределах норм и недостача по вине сотрудника учитываются и облагаются по-разному, поэтому «свалить всё в одну причину» — плохая идея. Для разных причин оформляйте разные строки или разные документы.

Уценка вместо списания. Если товар не пропал, а потерял вид (помялась упаковка, вышел срок акции), его не всегда нужно списывать. Повреждённый, но пригодный к продаже товар можно уценить — снизить розничную цену документом переоценки (Маркетинг → Установка цен / переоценка; точное название пункта зависит от версии). Количество при этом не меняется, меняется только цена.

Сравним, когда что применять:

Пересортица: как зачесть излишки и недостачи

Пересортица — классика розницы: по одной позиции излишек, по другой похожей — недостача ровно на столько же. Например, насчитали лишние 5 футболок размера M и недостачу 5 футболок размера L. Фактически кассир пробивал не тот размер.

Отдельного документа «Пересортица» в 1С:Розница нет. Зачёт оформляется парой документов:

1. Оприходование товаров — на позицию, которой не хватает в учёте (недостача).
2. Списание товаров — на позицию, которой в учёте избыток.

В результате количество по обеим позициям сходится с фактом, а взаимный зачёт закрыт.

Зачёт пересортицы правомерен только при совпадении условий. По методическим указаниям по инвентаризации зачёт допускается за один и тот же проверяемый период, у одного материально ответственного лица, по товарам одного наименования и в равных количествах. Если количества не совпадают — разницу оформляют уже как самостоятельный излишек или недостачу.

Что проверить перед зачётом пересортицы:

• 🔁 Это действительно один товар в разных вариантах (размер, цвет, вкус), а не два разных.
• 📅 Излишек и недостача выявлены в одну инвентаризацию.
• ⚖️ Количества равны. Остаток — отдельной строкой.
• 💰 Если цены позиций разные, возникает суммовая разница — её относят на доходы или расходы.

Не пытайтесь «спрятать» через пересортицу обычную недостачу между несвязанными товарами — при проверке такой зачёт не признают.

Пересчёт серийных товаров и позиций со сроком годности

Если в магазине включён учёт по сериям, серийным номерам или срокам годности, пересчёт идёт детальнее — выравнивать остатки нужно в разрезе этих признаков, а не только по номенклатуре.

Серийные номера. Для техники и товаров с серийным учётом в Пересчёте товаров количество набирается сканированием каждого серийного номера. Нельзя просто написать «10 штук» — программа ждёт конкретные номера. Расхождение покажет не только нехватку количества, но и то, какого именно экземпляра нет.

Сроки годности. Когда товар учитывается по сериям со сроком годности, остаток хранится отдельно по каждой серии (партии). При пересчёте считайте товар по партиям: одна и та же позиция с разными сроками — это разные строки остатка. Так отследите просрочку и спишете именно ту партию, у которой вышел срок.

Маркированный товар. Для продукции «Честного знака» (обувь, табак, вода и т. д.) пересчёт делается сканированием кодов маркировки. Фактические коды сверяются с теми, что числятся на остатках в магазине. Выявленные «лишние» или «пропавшие» коды нужно не только провести по складу, но и отразить в системе маркировки — иначе остатки в 1С и в ГИС МТ разойдутся.

Если серийный и партионный учёт в магазине не ведётся, этот блок можно пропустить — выравнивание идёт просто по количеству номенклатуры.

Контроль остатков и автоматизация пересчётов

Разовая инвентаризация выравнивает остатки на один день. Чтобы они не разъезжались снова, настройте контроль.

Запрет отрицательных остатков. В настройках склада (магазина) есть параметр контроля остатков: разрешать или запрещать продажу при нулевом остатке (раздел Администрирование, настройки склада — точное расположение зависит от версии). Если запретить списывать товар «в минус», касса не даст продать то, чего нет в учёте, и отрицательные остатки перестанут копиться.

Регулярные отчёты. Не ждите годовой инвентаризации. В разделе Склад откройте панель отчётов и используйте отчёт по остаткам товаров на складах — он покажет текущие учётные количества. Отрицательные или подозрительно большие цифры — сигнал разобраться точечно, без сплошного пересчёта.

Что контролировать в отчётах:

• 📉 Отрицательные остатки — почти всегда неоформленный приход.
• 📈 Остатки, которых заведомо не может быть (сезонный товар после распродажи).
• 🕐 Залежавшиеся партии с истекающим сроком годности.
• 🔀 Пары «излишек-недостача» по схожим позициям — вероятная пересортица на кассе.

Сравнивайте отчёт по остаткам с результатом последнего пересчёта: если через неделю после инвентаризации по той же группе снова набежало расхождение, проблема не в разовой ошибке, а в процессе — приёмке, возвратах или дисциплине на кассе. Выравнивание остатков даёт результат только в связке с устранением причины, иначе следующий пересчёт покажет те же минусы.

Выборочные пересчёты. Дорогой или ходовой товар считайте чаще — например, раз в неделю отдельным Пересчётом товаров по одной группе. Это быстрее сплошной инвентаризации и ловит проблему, пока расхождение маленькое.

Терминал сбора данных. Ручной подсчёт — главный источник новых ошибок. ТСД со сканером штрихкодов ускоряет пересчёт в разы и убирает опечатки: количество набирается сканированием, а не с клавиатуры. Отсканированные данные выгружаются в документ Пересчёт товаров — руками количество уже не вбивается.

Когда пересчёт не нужен. Если расхождение — это единичный неоформленный приход или возврат, не запускайте инвентаризацию магазина. Достаточно провести недостающий документ поступления или возврата нужной датой. Сплошной пересчёт оправдан при смене материально ответственного лица, подозрении на систематическую недостачу или плановой годовой инвентаризации — там, где нужно сверить склад целиком, а не одну позицию.

Типовые сбои при выравнивании остатков и что с ними делать:

Частые вопросы