Инвойс для валютных расчётов в 1С 8.3: формируем и отправляем покупателю

Инвойс выставляют из документа реализации по договору в иностранной валюте: заполняете спецификацию в валюте контракта, проводите реализацию и печатаете форму «Инвойс», которую затем сохраняете в PDF и отправляете покупателю. Инвойс — это коммерческий счёт для расчётов с иностранным контрагентом: в нём указывают товар, цену в валюте, условия поставки и реквизиты сторон.

В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельной кнопки «Инвойс» в документе реализации может не быть — эта печатная форма штатно присутствует в конфигурациях с блоком ВЭД (1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, Комплексная автоматизация). Ниже — общая логика для всех конфигураций на платформе 8.3 и два рабочих способа получить саму печатную форму.

С чего начать: валюта, контрагент и банковский счёт

До первого инвойса включите в программе валютные расчёты и заведите три справочных объекта. Эта подготовка разовая: один раз настроив валюту, контрагента и счёт, следующие инвойсы вы будете выставлять за пару минут из готового документа реализации.

Включите функциональность. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Главное → Функциональность, на вкладке «Расчёты» поставьте флажок возможности расчётов в иностранной валюте и у.е. Без него договор в валюте выбрать не получится.

Что подготовить:

• 💱 Валюту договора. Справочники → Валюты, добавьте нужную (USD, EUR, CNY) по классификатору. Там же кнопкой загрузки курсов подтяните официальные курсы ЦБ РФ — они нужны для рублёвого учёта и курсовых разниц.
• 🏢 Иностранного контрагента. Справочники → Контрагенты, создайте нового. Для нерезидента укажите страну регистрации; вместо ИНН/КПП заполняется регистрационный номер в стране регистрации. Внесите юридический адрес латиницей — он попадёт в инвойс.
• 🏦 Валютный расчётный счёт организации. В карточке своей организации в разделе банковских счетов добавьте счёт в валюте контракта. Его реквизиты (IBAN, SWIFT банка) указывают в инвойсе для оплаты.

Договор в валюте: курс и порядок расчётов

Инвойс всегда опирается на договор в иностранной валюте. Откройте карточку контрагента, перейдите к договорам и создайте договор с видом «С покупателем».

Ключевые поля договора:

• Валюта — валюта контракта (например, USD). После выбора валюты суммы в документах реализации будут вводиться в ней.
• Расчёты — в большинстве случаев для экспорта расчёты ведутся в той же валюте, что и цена. Если цена в валюте, а оплата в рублях по курсу — это договор «в у.е.», и в учёте появятся суммовые (курсовые) разницы.

Курс пересчёта в рубли программа берёт из справочника валют на дату документа. Поэтому курсы ЦБ важно загружать регулярно: Справочники → Валюты, кнопка загрузки курсов. Если на дату отгрузки курса нет, 1С возьмёт последний загруженный, и рублёвая сумма в учёте окажется неверной.

Документ реализации в иностранной валюте

Сам инвойс — это печать документа реализации. Создайте его: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), кнопка создания нового документа нужного вида (товары или услуги).

Порядок заполнения:

1. Укажите контрагента-нерезидента и валютный договор — программа автоматически переключит документ в валюту договора.
2. Добавьте в табличную часть номенклатуру, количество и цену в валюте. Итоги документа считаются в валюте, рублёвый эквивалент — по курсу на дату.
3. Проверьте дату документа: по ней берётся курс и формируются проводки.
4. Для экспорта товаров проверьте ставку НДС. При подтверждённом экспорте применяется ставка 0% (ст. 164 НК РФ), право на неё подтверждается документами по ст. 165 НК РФ. Для услуг иностранному покупателю место реализации определяют отдельно — ставка зависит от вида услуги.
5. Проведите документ.

После проведения в проводках появится выручка в рублях по курсу ЦБ, а взаиморасчёты с контрагентом будут вестись в валюте договора. Это и есть основа для инвойса.

В учёте по экспортной реализации формируется выручка: дебет расчётов с покупателем (счёт 62) и кредит выручки (счёт 90.01), обе суммы — в рублях по курсу на дату отгрузки, а по субконто расчётов дополнительно хранится сумма в валюте. Себестоимость товара списывается отдельной проводкой. Для услуг иностранному покупателю схема та же, меняется только номенклатура и порядок определения места реализации.

Когда поступит валютная оплата, 1С переоценит остаток расчётов по курсу на дату платежа и рассчитает курсовую разницу. Положительную разницу программа отнесёт на прочие доходы, отрицательную — на прочие расходы. Поэтому курсы валют держите актуальными не только на дату инвойса, но и на все даты движения по валютному счёту.

Печатная форма «Инвойс»: два способа

Дальше нужно получить саму печатную форму. Способ зависит от конфигурации.

Способ 1. Штатная форма в конфигурации с ВЭД. В 1С:Управлении торговлей 11, 1С:ERP и Комплексной автоматизации в документе реализации (или в заказе) по валютному договору в меню печати присутствует форма инвойса на двух языках. Откройте меню печати документа и выберите форму инвойса — программа подставит стороны, спецификацию в валюте, итог и банковские реквизиты.

Способ 2. Внешняя печатная форма в 1С:Бухгалтерии. Если в вашей конфигурации готовой формы «Инвойс» нет, подключите внешнюю печатную форму к документу реализации:

1. Включите использование дополнительных обработок: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки, поставьте флажок использования дополнительных отчётов и обработок.
2. Там же откройте список дополнительных отчётов и обработок и загрузите файл внешней печатной формы инвойса (формат .epf), привязав его к документу реализации.
3. После этого форма появится в меню печати документа наравне со штатными.

В любом случае проверьте в готовой форме три вещи: валюту и сумму прописью, реквизиты обеих сторон латиницей и банковские реквизиты для оплаты (SWIFT, IBAN, корреспондентский счёт).

Язык и нумерация. Инвойс составляют на английском либо в двуязычном варианте (английский плюс русский). Номер инвойса обычно совпадает с номером документа реализации либо присваивается по отдельной нумерации для внешнеторговых документов — порядок закрепляют в учётной политике. Дата инвойса должна соответствовать дате отгрузки по документу реализации, иначе курс пересчёта и данные для банка разойдутся.

Условия поставки и дополнительные расходы в инвойсе

Инвойс для внешних расчётов обычно содержит условия поставки по международным правилам Incoterms и, при необходимости, строки дополнительных расходов.

Условие поставки (базис) определяет, где переходят риски и кто оплачивает доставку и страховку. Самые частые базисы:

Как это отражается в документе:

• Базис поставки (например, FCA Москва или CIF Shanghai) выносят в отдельное поле инвойса или в его «шапку». Если штатного реквизита нет, его добавляют во внешнюю печатную форму.
• Если по базису в цену входят доставка или страховка (CIF, CFR), их либо включают в цену товара, либо показывают отдельной строкой спецификации.
• Транспортные расходы, которые вы перевыставляете покупателю, добавляются отдельной номенклатурной позицией вида «услуга» в том же документе реализации.

Помимо цены и базиса, экспортный инвойс обычно содержит дополнительные данные о товаре: артикул, вес нетто и брутто, количество мест и вид упаковки, а для таможни — страну происхождения и код ТН ВЭД. Если эти сведения нужны в вашей форме, занесите их в карточку номенклатуры заранее — тогда они подтянутся в печатную форму автоматически, и не придётся дописывать инвойс вручную.

Экспорт инвойса в PDF и отправка покупателю

Когда печатная форма открыта, её сохраняют в PDF прямо из 1С.

Как сохранить:

1. Откройте печатную форму инвойса из документа реализации.
2. В командной панели формы выберите сохранение и укажите тип файла PDF (документ PDF/A). Файл сохранится на диск.
3. Проверьте в PDF кодировку латиницы и перенос длинных строк адреса — иногда при экспорте текст обрезается, тогда поправьте ширину колонок в форме и сохраните заново.

Отправить покупателю инвойс можно двумя путями:

• Электронной почтой. Если в 1С настроена учётная запись почты (Администрирование → Органайзер → Почта), письмо с вложенным PDF отправляется прямо из формы документа. Либо вложите сохранённый файл в письмо вручную.
• Через ЭДО. В рамках внешнеэкономической деятельности формализованный обмен с иностранным контрагентом обычно не применяется — чаще отправляют PDF по электронной почте с последующей досылкой оригиналов с подписью и печатью.

Оригинал инвойса для валютного контроля банк, как правило, принимает в виде скан-копии через клиент-банк вместе с контрактом.

Отдельно учитывайте требования валютного контроля по Федеральному закону № 173-ФЗ. Экспортный контракт при превышении порогового значения суммы банк ставит на учёт с присвоением уникального номера контракта (УНК) — раньше это называли паспортом сделки. Инвойс в этом случае банк сопоставляет с контрактом и с данными о поступлении выручки, поэтому суммы, валюта и условия поставки в инвойсе должны точно соответствовать контракту. Актуальный порог постановки на учёт и список подтверждающих документов уточняйте в своём банке — они меняются.

Частые ошибки при выставлении инвойса

Эти промахи встречаются чаще всего и приводят к расхождениям с банком и налоговой.

• ❌ Не загружен курс на дату отгрузки. Рублёвая выручка считается по старому курсу. Загружайте курсы перед проведением.
• ❌ Договор в рублях вместо валюты. Тогда суммы в документе — в рублях, и инвойс в валюте собрать нельзя. Проверьте валюту договора до заполнения спецификации.
• ❌ Реквизиты сторон на кириллице. Иностранный банк не примет инвойс с русскими буквами. Адрес и наименование — латиницей.
• ❌ Базис Incoterms в инвойсе не совпадает с контрактом. Банк валютного контроля вернёт документ. Сверяйте условие поставки с текстом контракта.
• ❌ Ставка НДС 20% для экспорта. Для подтверждённого экспорта товаров — 0%, не 20%. Проверьте ставку в табличной части до проведения.

Частые вопросы