Выставляем инвойс покупателю в 1С:Бухгалтерии

Инвойс в 1С выставляют на базе документа «Счёт покупателю»: заводят договор в валюте, добавляют номенклатуру с ценой в долларах или евро, ставят ставку НДС 0% для экспорта и печатают форму в валюте контракта. Отдельного документа «Инвойс» в типовой 1С:Бухгалтерии нет — его роль играет валютный счёт с подходящей печатной формой.

Инвойс (от англ. invoice) — это коммерческий счёт для иностранного покупателя. По сути тот же счёт на оплату, но в валюте контракта и с реквизитами внешнеторговой сделки: условия поставки, страна происхождения товара, номер контракта. Ниже разберём весь путь: от включения валютных расчётов до отправки готового инвойса контрагенту.

Работаем в 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0), интерфейс «Такси». В конфигурациях «Управление торговлей» и ERP логика похожа, но пути меню отличаются — отдельные нюансы отметим по ходу.

Что подготовить до первого инвойса

Прежде чем создавать документ, в базе нужно включить валютный учёт и завести справочники. Без этого счёт получится в рублях, а инвойс в валюте не выставить.

Включите расчёты в валюте: Главное → Функциональность → вкладка «Расчёты» → флажок «Расчёты в валюте и условных единицах». После этого в договорах и документах появится выбор валюты.

Добавьте валюту контракта: Справочники → Валюты → «Создать» → выберите USD или EUR из классификатора. Там же кнопка «Загрузить курсы валют» подтянет курс ЦБ через интернет -поддержку.

В карточке контрагента (Справочники → Контрагенты) для нерезидента укажите страну регистрации, отличную от России, и налоговый/регистрационный номер в стране. Тогда 1С не будет требовать ИНН в российском формате.

Заводим договор в иностранной валюте

Инвойс всегда привязан к договору с иностранным покупателем. Именно валюта договора определяет, в чём будут считаться суммы.

Откройте Справочники → Договоры или создайте договор прямо из карточки контрагента. Заполните:

1. Вид договора — «С покупателем».
2. Валюта — USD или EUR (та, что в контракте).
3. Цены — установите, в какой валюте указаны цены номенклатуры.
4. Номер и дата контракта — попадут в печатную форму инвойса.

Создаём счёт покупателю — основу инвойса

Документ-основа — «Счёт покупателю». Путь: Продажи → Счета покупателям → кнопка «Создать».

Заполните шапку и табличную часть по шагам:

1. Контрагент — иностранный покупатель из справочника.
2. Договор — валютный договор из предыдущего шага. Валюта подставится автоматически.
3. Номенклатура — товары или услуги на продажу.
4. Цена — в валюте договора (например, 1 200 USD за единицу).
5. Ставка НДС — для экспорта товара поставьте 0%; для услуг иностранцу чаще «Без НДС» (зависит от места реализации по ст. 148 НК РФ).
6. Склад и организация — если ведёте складской учёт.

После заполнения проведите документ кнопкой «Провести». Счёт сам по себе проводок не формирует — это документ-основание. Проводки появятся позже, при отгрузке (реализации) и поступлении оплаты.

В шапке счёта также есть поля «Условия поставки» и дополнительная информация — их содержимое удобно выводить в инвойс (Incoterms, срок оплаты, банковские реквизиты для платежа).

После того как покупатель оплатит инвойс, на основании счёта вводят отгрузочный документ: Создать на основании → Реализация (акт, накладная). Он уже сформирует проводки по выручке и спишет товар. Сам инвойс при этом остаётся документом-основанием и в движения по регистрам не попадает.

Печатная форма «Инвойс»: откуда её взять

Здесь главный нюанс: в типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 готовой печатной формы с названием «Инвойс» нет. Стандартный документ печатает форму «Счёт на оплату» на русском. Инвойс для иностранного покупателя делают одним из трёх способов.

Чтобы подключать внешние обработки, сначала включите флажок «Дополнительные отчёты и обработки» в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.

Внешняя печатная форма — самый частый рабочий вариант для экспортёра: один файл .epf даёт бланк инвойса на двух языках, с полями контракта, весом, упаковкой и условиями поставки.

Какие данные должны попасть в бланк инвойса, чтобы его приняли банк и таможня:

• 📌 номер и дата инвойса;
• 🏢 продавец и покупатель — название, адрес, страна;
• 📄 номер и дата внешнеторгового контракта;
• 📦 описание товара, количество, единица измерения;
• 💵 цена за единицу, сумма и валюта контракта;
• 🚚 условия поставки (Incoterms) и условия оплаты;
• 🏦 банковские реквизиты продавца для валютного платежа.

Стандартный бланк «Счёт на оплату» часть этих полей не выводит — именно поэтому экспортёры и переходят на внешнюю форму или расширение.

Валюта, курс и НДС в экспортном инвойсе

Суммы в инвойсе считаются в валюте договора, но в учёте 1С всё равно пересчитывает их в рубли по курсу на дату документа. Поэтому важен загруженный курс.

Проверьте курс на дату счёта: Справочники → Валюты → откройте валюту → «Курсы валют». Если на нужную дату курса нет, нажмите «Загрузить курсы валют» и укажите период.

Покажу на цифрах. Инвойс на 10 единиц товара по 1 200 USD — это 12 000 USD. При курсе 95,00 ₽ за доллар 1С отразит в рублёвом учёте 12 000 × 95,00 = 1 140 000 ₽ на счёте 62. В самом инвойсе покупатель видит только 12 000 USD — рублёвая сумма нужна бухгалтерии, а не контрагенту.

По НДС для экспорта товаров действует ставка 0% (п. 1 ст. 164 НК РФ). Но нулевую ставку нужно подтвердить — собрать пакет документов (контракт, таможенная декларация, товаросопроводительные документы) в течение 180 дней (ст. 165 НК РФ).

Для услуг иностранному заказчику ставка зависит от места реализации (ст. 148 НК РФ): часто услуга «не является объектом НДС» и в счёте ставится «Без НДС».

Курсовые разницы в инвойсе не возникают — они появятся позже, когда поступит оплата и курс изменится. 1С рассчитает их автоматически при проведении банковской выписки и закрытии месяца.

Отправка инвойса иностранному контрагенту

Российский электронный документооборот (ЭДО) с зарубежным покупателем обычно не работает — у него нет оператора ЭДО и КЭП по российскому формату. Поэтому инвойс отправляют проще.

Из открытого счёта нажмите «Печать», выберите нужную форму (счёт на оплату или подключённый инвойс) и сохраните в PDF кнопкой «Сохранить». Файл отправьте покупателю по электронной почте.

Если в 1С настроена учётная запись почты (Администрирование → Органайзер → Почта), письмо с вложением можно отправить прямо из формы печати кнопкой «Отправить». Адрес подставится из карточки контрагента.

Крупные внешнеторговые контракты банк ставит на учёт в рамках валютного контроля (прежний «паспорт сделки» отменён, теперь контракт регистрируют в уполномоченном банке). Инвойс и контракт — часть документов, которые банк запрашивает по такой сделке. Порог суммы и список документов уточните в своём банке: они зависят от вида контракта и действующей инструкции Банка России.

Массовое выставление и повторяющиеся инвойсы

Штатного планировщика «выставлять инвойс раз в месяц» в 1С:Бухгалтерии нет. Для регулярных и однотипных счетов используют три приёма.

• 📋 Копирование — откройте список счетов, выделите похожий документ и нажмите «Создать копированием» (F9). Меняете дату, суммы — готово.
• 🔗 Ввод на основании — из заказа покупателя или реализации командой «Создать на основании → Счёт покупателю». Данные перенесутся автоматически.
• ⚙️ Внешняя обработка — для десятков однотипных инвойсов программист делает обработку групповой генерации; подключается там же, где внешние печатные формы.

В «Управлении торговлей» и ERP формирование счетов по заказам поставлено лучше: счета создаются из заказов клиентов пачкой через рабочее место менеджера. В БП 3.0 для таких объёмов обычно переходят на связку с УТ или заказную обработку.

Частые ошибки при выставлении инвойса

• 💰 Суммы в рублях вместо валюты. Причина — рублёвый договор. Проверьте валюту именно в договоре, а не в счёте.
• 📉 Нулевой или устаревший курс. Курс не загружен на дату документа. Загрузите курсы валют за период.
• 🧾 Ставка 20% на экспортный товар. Для подтверждаемого экспорта нужна 0%, иначе исказится НДС.
• 🏦 Нет валютного счёта организации. Без него покупателю некуда платить; реквизиты в инвойсе будут пустыми.
• 🌐 Печать на русском для иностранца. Стандартный бланк — на русском; для английского подключите внешнюю форму или расширение.