Отгрузка покупателю в 1С: от документа реализации до отправленной накладной

Накладную в 1С не создают отдельным документом. Её печатают из реализации: в 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), нажмите Реализация → Товары (накладная, УПД), заполните покупателя и товары, проведите документ и выберите в меню Печать форму ТОРГ-12 или УПД.

Частая ошибка новичков — искать в меню пункт «Накладная» и не находить его. Выставить накладную в 1С — значит оформить отгрузку. Бумага или электронный файл, который уходит контрагенту, — лишь печатное представление проведённой реализации. Поэтому сначала правильный документ, потом форма.

1. Какой документ создать и где его найти

Всё начинается с документа продажи. От его вида зависит, какие печатные формы будут доступны и какие проводки получатся.

Путь меню по конфигурациям

В Бухгалтерии кнопка Реализация раскрывает список видов операции. Для товаров берите вариант с накладной. Вид «Услуги» печатает акт, а не ТОРГ-12. Если в одной отгрузке есть и товары, и доставка, подойдёт вид «Товары, услуги, комиссия»: у документа будут вкладки и для товаров, и для услуг.

Быстрее — на основании счёта

Если покупателю уже выставлен счёт, не набирайте товары заново:

1. Откройте Продажи → Счета покупателям.
2. Выделите нужный счёт.
3. Нажмите Создать на основании и выберите реализацию.

Программа перенесёт контрагента, договор, цены и все строки. Останется проверить склад и количество, если отгружаете не весь счёт.

Шапка документа

Заполните верх формы по порядку:

• 🏢 Организация — поле видно, если в базе несколько юрлиц.
• 🏬 Склад — откуда уходит товар. От него зависят остатки при подборе.
• 👤 Контрагент — покупатель из справочника.
• 📄 Договор — подставляется сам, если у покупателя один договор с видом «С покупателем».
• 📅 Дата — дата отгрузки. Она же попадёт в накладную.

2. Табличная часть: товары, цены, НДС

На вкладке Товары есть два способа добавить строки.

Добавить по одной строке

Кнопка Добавить создаёт пустую строку. Начните вводить название в колонке «Номенклатура» — 1С покажет совпадения из справочника. Затем укажите количество. Цена подставится по типу цен, если она установлена.

Подбор — для длинных списков

Кнопка Подбор открывает отдельное окно со справочником номенклатуры. В нём видны остатки на выбранном складе, поэтому сразу заметно, чего не хватает.

1. Найдите товар по поиску или в папке.
2. Двойной клик — программа спросит количество.
3. Наберите все позиции в нижнюю часть окна.
4. Нажмите Перенести в документ.

Подбор удобен на заказах от 10 строк: окно не закрывается после каждого товара.

Цены и ставка НДС

Цена берётся из регистра цен по типу, указанному в шапке. Пустые цены значат одно: для этого типа цен цена не установлена. Её задают документом «Установка цен номенклатуры» в разделе Склад. Можно вбить цену вручную в строке, но в следующий раз она снова будет пустой.

Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры. Если товар облагается по ставке 10%, а в строке 20%, правьте карточку, а не строку. Иначе ошибка повторится в каждой следующей накладной.

Пример: 50 штук по 240 ₽ с НДС 20% в сумме.

• Сумма: 50 × 240 = 12 000 ₽.
• НДС в сумме: 12 000 × 20 / 120 = 2 000 ₽.
• Без НДС: 10 000 ₽.

Если галочка «Сумма включает НДС» снята, те же строки дадут 12 000 + 2 400 = 14 400 ₽ к оплате.

3. Какую форму накладной выбрать и как её напечатать

После записи документа откройте меню Печать. В Бухгалтерии там есть несколько вариантов. Выбор зависит от того, плательщик ли вы НДС и о чём договорились с покупателем.

Окно печатной формы

Форма открывается в отдельном окне. В нём можно:

• 🔢 задать число экземпляров в поле Копий — для ТОРГ-12 обычно два: себе и покупателю;
• ✏️ поправить текст прямо в макете, если включить редактирование кнопкой с карандашом (правка не сохранится в документе, только в этой распечатке);
• 🖨️ отправить на принтер кнопкой Печать.

Подписи и реквизиты в накладной

Фамилии руководителя и главного бухгалтера берутся из карточки организации: Главное → Организации → ваша фирма → Подписи. Если строки подписей в накладной пустые, заполните этот раздел один раз, а не вписывайте имена от руки.

Грузополучатель и грузоотправитель по умолчанию совпадают с покупателем и продавцом. Если товар везут на склад другой фирмы, укажите грузополучателя в документе. В форме реализации для этого есть ссылка с данными грузоотправителя и грузополучателя: кликните по ней и выберите нужного контрагента из справочника.

4. Как отправить накладную покупателю: файл, почта, ЭДО

Бумажная пересылка уже не единственный вариант. Из 1С накладную можно отправить тремя путями.

Сохранить в файл

В окне печатной формы нажмите Сохранить (значок дискеты). Отметьте формат:

• PDF — для отправки на согласование, нельзя случайно изменить;
• Excel (xlsx) — если покупатель сверяет позиции в таблице;
• Word (docx) — редко, для правок текста.

Можно отметить сразу несколько форматов и упаковать их в архив — галочка есть в том же окне.

Отправить по почте прямо из 1С

Там же есть кнопка Отправить. Она формирует письмо с накладной во вложении. Адрес подставится из карточки контрагента, если там заполнен e-mail.

Для работы кнопки в базе должна быть настроена учётная запись почты: Администрирование → Органайзер → Почта. Без неё 1С предложит настроить ящик при первой отправке.

Отправить через ЭДО

Электронный УПД или ТОРГ-12 с подписью КЭП не требует бумажного экземпляра. Если в базе подключён 1С-ЭДО или другой оператор:

1. Откройте проведённую реализацию.
2. В командной панели найдите кнопку ЭДО.
3. Выберите Отправить электронный документ.
4. Подпишите документ сертификатом.

Покупатель должен быть вашим контрагентом в ЭДО: приглашение принято, роуминг настроен, если операторы разные. Счёт-фактура в составе УПД подписывается только квалифицированной подписью.

5. Проведение и контроль остатков

Записанный, но не проведённый документ не уменьшает остатки и не формирует выручку. Нажмите Провести или Провести и закрыть. В списке такой документ отмечается зелёной галочкой.

Что сформирует проведение в Бухгалтерии

Нажмите кнопку Дт/Кт в реализации, чтобы увидеть проводки. Для продажи товара с НДС их три группы:

Если покупатель вносил предоплату, появится ещё зачёт аванса: Дт 62.02 Кт 62.01.

Списание в минус

Бухгалтерия по умолчанию разрешает провести реализацию, даже если товара на складе нет по данным учёта. Себестоимость в такой проводке будет нулевой или неверной.

Запретить это можно в Администрирование → Проведение документов: снимите флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета». После этого 1С откажется проводить документ и покажет, по какой строке не хватает количества.

В УТ 11 контроль остатков настраивается иначе: через резервы и заказы клиентов. Там отгрузка по заказу проверяет остатки на складе при проведении, если включён соответствующий контроль в настройках раздела НСИ и администрирование.

Чем проверить остатки после отгрузки

• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету — счёт 41 с отбором по складу и номенклатуре. Отрицательное сальдо — сигнал, что продали больше, чем оприходовали.
• 📦 Отчёт «Ведомость по товарам на складах» в разделе Склад — количество в разрезе складов без сумм.

Если остаток ушёл в минус, причина обычно в порядке документов: поступление датировано позже реализации. Исправьте дату поступления или перепроведите документы за месяц обработкой «Групповое перепроведение документов ».

6. Ошибки при выставлении накладной и как их исправить

Каждая из этих ситуаций видна ещё до отправки покупателю, если открыть печатную форму и пробежать её глазами.

Отгрузка по частям

Покупатель заказал 100 единиц, а на складе 60. Создайте реализацию на основании счёта и уменьшите количество в строке до 60. Оставшиеся 40 оформите второй реализацией, когда товар придёт. Счёт при этом остаётся один, а в отчётах по оплатам видно, какая часть уже отгружена.

Если накладную надо исправить после отправки

Проведённую реализацию в текущем периоде можно править и перепечатать. Если покупатель уже принял документ, а отчётность сдана, правят иначе: документом «Корректировка реализации». Он оформляет исправление или корректировку и печатает исправленный УПД или корректировочный счёт-фактуру. Создаётся на основании исходной реализации через Создать на основании.

7. Частые вопросы