Выставление счёта на оплату клиенту в программах 1С

Счёт на оплату покупателю в 1С:Бухгалтерии создают в разделе Продажи → Счета покупателям, кнопка Создать. Документ не делает бухгалтерских проводок — это платёжное требование и печатная форма, по которой клиент перечисляет деньги. Поэтому выставить его можно за пару минут: указать контрагента, товары или услуги, банковский счёт организации — и нажать печать или отправку.

Ниже два пути: счёт на основании заказа клиента и счёт с нуля, когда заказа в базе ещё нет. Плюс настройка логотипа и печати, отправка клиенту прямо из программы и контроль того, оплатил он или нет. Пути меню даны для 1С:Бухгалтерии 3.0, 1С:Управления торговлей 11 и 1С:Управления нашей фирмой; процедура в них почти одинаковая, различается только название списка.

Где в 1С лежит счёт на оплату

Счёт на оплату — это самостоятельный документ, который хранится в отдельном журнале. Найти его можно в разделе продаж.

Названия пунктов между релизами могут немного отличаться, но раздел всегда Продажи. Если списка не видно, проверьте, включена ли функциональность выставления счетов в настройках раздела.

Что обязательно указать в счёте

Чтобы клиент без вопросов оплатил счёт, а банк провёл платёж, в документе должны быть заполнены все реквизиты. 1С подставляет их из справочников автоматически — задача в том, чтобы справочники были заполнены заранее.

• 🏢 Продавец (ваша организация): наименование, ИНН и КПП, адрес, полные банковские реквизиты — расчётный счёт, банк, БИК и корреспондентский счёт.
• 👤 Покупатель: наименование и ИНН; КПП — для юрлиц. Эти данные тянутся из карточки контрагента.
• 🔢 Номер и дата счёта — присваиваются автоматически.
• 📦 Табличная часть: наименование товара или услуги, единица измерения, количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС по каждой строке.
• 💵 Итоги: общая сумма к оплате и выделенный НДС («в том числе НДС» либо «без НДС»).
• 📄 Основание — ссылка на договор или заказ, если оплата идёт по ним.
• ⏳ Срок оплаты — до какой даты действует счёт.

Если какой-то реквизит в печатной форме пустой, причина почти всегда в незаполненном справочнике: нет банковского счёта в карточке организации, не указан ИНН контрагента , не задана цена номенклатуры. Проще поправить справочник, чем дописывать счёт вручную каждый раз.

Счёт на основании заказа клиента

Если клиент уже оформил заказ (документ Заказ клиента в УТ или Заказ покупателя в УНФ), счёт выгоднее создавать на его основании — тогда не придётся заново вбивать номенклатуру и цены.

1. Откройте нужный заказ в списке заказов.
2. В командной панели документа нажмите Создать на основании и выберите пункт со счётом на оплату.
3. Программа перенесёт в счёт контрагента, договор, список товаров, количество и цены.
4. Проверьте банковский счёт организации и срок оплаты.
5. Запишите документ кнопкой Записать, затем проведите или сразу печатайте.

Такой счёт связан с заказом: в заказе будет видно, что по нему выставлен счёт, а в счёте — ссылка на основание. Это удобно, когда по одному заказу идёт несколько частичных счетов (например, аванс и остаток).

Для аванса выставьте счёт на часть суммы — уменьшите количество или цену в строках так, чтобы итог совпал с суммой предоплаты. Второй счёт на остаток создайте тем же способом из того же заказа. В назначении платежа клиенту стоит сослаться на номер счёта: тогда его оплату проще сопоставить с конкретным документом в банковской выписке.

Счёт вручную, без предварительного заказа

Чаще всего счёт выставляют сразу, без отдельного заказа. Порядок такой:

1. В списке счетов нажмите Создать.
2. В поле Контрагент выберите покупателя из справочника или создайте нового. Подставится основной договор; при необходимости смените его.
3. На закладке с товарами/услугами добавьте строки: номенклатуру, количество, цену. Сумма и НДС посчитаются сами.
4. Проверьте Организацию и её банковский счёт — именно эти реквизиты попадут в печатную форму и по ним придут деньги.
5. Укажите срок оплаты (поле Оплата до или аналогичное) — до какой даты счёт действует.
6. Запишите документ.

Ставка НДС в строках зависит от системы налогообложения организации. Если организация на УСН и не платит НДС, в счёте будет стоять Без НДС — это нормально, менять вручную на 20% не нужно.

Цена в строках подставляется из типа цен, заданного в договоре с контрагентом, или из цен, установленных для номенклатуры. Если по клиенту действует своя скидка или особый прайс, её тоже удобнее закрепить в договоре — тогда она попадёт в счёт сама. Разовую цену можно поправить прямо в строке.

Номер счёта программа присваивает автоматически по порядку. Задавать его руками обычно не требуется; перенумерация нужна только в начале года, и настраивается она отдельно. Дата по умолчанию — текущая, но её можно сменить, если счёт оформляется задним числом по договорённости с клиентом.

Логотип, печать и подпись в печатной форме

Голый счёт без реквизитов клиенту отправлять неудобно — обычно нужны логотип компании, факсимильная печать и подпись. Всё это настраивается один раз в карточке организации.

• Откройте Главное → Организации, выберите свою организацию.
• Перейдите в раздел настроек логотипа и печати.
• Загрузите картинку логотипа, факсимиле печати и подписи руководителя и главного бухгалтера (сканы в формате PNG или JPG).

После этого при печати счёта выбирайте вариант печатной формы с печатью и подписями — программа подставит загруженные изображения автоматически.

Факсимильная печать на счёте не заменяет настоящую: это изображение для удобства клиента, юридической силы оригинала оно не придаёт. Для документов, где важен оригинал (договоры, акты), печать и подпись ставят вживую.

Чтобы напечатать счёт, откройте документ и нажмите Печать. В выпадающем списке будут варианты: обычный счёт, счёт с печатью и подписями, иногда «счёт-договор». Выберите нужный — откроется форма, которую можно распечатать или сохранить.

Вариант «счёт-договор» удобен для разовых продаж: он объединяет счёт и короткий текст договора, и клиенту достаточно оплатить его, чтобы сделка считалась заключённой. Отдельный договор при этом оформлять не нужно.

В актуальных релизах печатная форма счёта может содержать QR-код для оплаты через мобильное приложение банка — клиент наводит камеру и платит без ручного ввода реквизитов. Если в вашей форме кода нет, это зависит от релиза и настроек, а на корректность обычного счёта никак не влияет.

Как отправить счёт клиенту из программы

Печатать и сканировать счёт не обязательно — 1С умеет отправлять его по электронной почте напрямую.

1. Один раз настройте учётную запись почты: Администрирование → Органайзер → настройки почты. Укажите адрес и пароль приложения вашего почтового ящика.
2. В открытом счёте нажмите кнопку отправки по почте (значок конверта в командной панели).
3. Программа сформирует письмо, вложит счёт в виде PDF и подставит адрес клиента, если он заполнен в карточке контрагента.
4. Допишите текст письма и отправьте.

Если почта не настроена, счёт можно сохранить в файл: в окне печати нажмите Сохранить и выберите PDF или Excel. Такой файл отправляют клиенту любым мессенджером или почтой вручную.

PDF предпочтительнее Excel: он выглядит у клиента одинаково на любом устройстве, и в нём не сбиваются суммы и колонки. Excel имеет смысл отдавать, только если клиент просит счёт в редактируемом виде. При отправке письмом полезно поставить копию на свой адрес — так в почте останется подтверждение, что счёт действительно ушёл, и когда именно.

Контроль оплаты: оплачен счёт или нет

После отправки важно видеть, пришли ли деньги. В списке счетов для этого есть отдельная колонка состояния оплаты — Оплачен, Оплачен частично или Не оплачен.

Чтобы статус обновлялся сам, оплату нужно привязывать к счёту. Когда деньги поступят, оформите Поступление на расчётный счёт на основании счёта — тогда программа свяжет платёж с документом и пересчитает остаток к оплате.

• Откройте счёт и нажмите Создать на основании → поступление на расчётный счёт (или введите выписку банка и подберите счёт в платеже).
• После проведения платежа колонка состояния в списке счетов сменится на Оплачен.

Для общей картины по всем клиентам пользуйтесь отчётами по расчётам с покупателями из раздела продаж или из отчётов: там видно, кто и сколько должен. Счета без оплаты удобно отбирать фильтром по колонке состояния прямо в списке.

Если клиент потерял счёт или просит дубликат, не создавайте новый документ — откройте уже существующий и отправьте его повторно. Новый счёт с новым номером запутает и вас, и бухгалтерию клиента: платёж по нему будет сложнее сопоставить с первоначальным. По одной сделке должен идти один счёт.

Ошибки при выставлении счёта и как их исправить

Счёт — простой документ, но пара мест регулярно сбивает с толку.

• 🧾 В счёте неверная ставка НДС. Ставка берётся из системы налогообложения организации, а не задаётся в документе. Если вы на УСН, но в счёте стоит 20% (или наоборот), проверьте настройки налогов организации, а не строки счёта.
• 🏦 В печатной форме не те банковские реквизиты. В карточке организации может быть несколько банковских счетов. В печать попадает тот, что отмечен основным, либо выбранный в самом документе. Поменяйте банковский счёт в поле счёта или назначьте нужный основным.
• 🖊️ Счёт печатается без печати и подписи. Значит, изображения не загружены в карточку организации (раздел логотипа и печати) или вы выбрали обычный вариант печати вместо варианта с печатью.
• 💰 Не подставилась цена. Цена тянется из типа цен договора или из установленных цен номенклатуры. Если строка пустая, задайте цену вручную или проверьте, какой тип цен указан в договоре.
• 🔢 Сбился номер счёта. Нумерация сквозная и автоматическая. Руками номер лучше не править — иначе следующий документ может задвоить номер. Перенумерацию с нового года настраивают отдельно.

Частые вопросы