Счёт на оплату покупателю в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от создания до отправки

Счёт на оплату в 1С:Бухгалтерии 8.3 выставляют документом Счёт покупателю: Продажи → Счета покупателям → Создать. Выбираете контрагента и договор, добавляете товары или услуги с ценами, указываете дату «Оплатить до» — и печатаете или отправляете клиенту по почте прямо из программы. Проводок этот документ не делает: счёт — это предложение оплатить, бухгалтерский след появится позже, при реализации или поступлении оплаты.

Способов выставить счёт два. Первый — создать документ с нуля в журнале счетов, так удобно, когда продажа разовая. Второй — ввести счёт на основании другого документа (договора, реализации, заказа): тогда 1С сама подтянет контрагента, номенклатуру и суммы, останется поправить детали. Ниже — оба пути, настройка печатной формы, отправка и валютные счета.

Что подготовить до создания счёта

Счёт собирается из уже заведённых справочников. Если их нет, программа предложит создать элемент прямо из документа, но быстрее подготовить данные заранее.

• 🏢 Своя организация заполнена полностью: ИНН, КПП, адрес и, главное, банковский счёт. Именно реквизиты расчётного счёта попадут в печатную форму — без них клиенту некуда платить. Проверьте в Главное → Организации → Банковские счета.
• 👤 Контрагент с корректными ИНН и КПП. Их стоит проверять через автозаполнение по ИНН (кнопка в карточке контрагента, работает при подключённой интернет-поддержке).
• 📄 Договор с видом «С покупателем». От него зависят валюта счёта и порядок расчётов.
• 📦 Номенклатура — товары и услуги с заполненной ставкой НДС. Для услуг удобно завести отдельную группу, чтобы не искать их в общем списке.

Как создать счёт на оплату: пошаговая инструкция

Базовый путь — вручную в журнале документов. Он даёт полный контроль над каждым полем.

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать.
2. В поле Контрагент выберите покупателя. Договор подставится автоматически, если он один; иначе выберите нужный.
3. В поле Оплатить до поставьте крайнюю дату оплаты. Эта дата печатается в счёте и влияет на контроль просрочки.
4. На закладке Товары и услуги добавьте позиции кнопкой Подбор (с остатками и ценами) или Добавить (строкой). Укажите количество и цену; сумма и НДС посчитаются сами.
5. Проверьте итог и ставку НДС. Если организация на УСН, в шапке должна стоять пометка Без НДС — она берётся из учётной политики.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Счёт готов и попал в журнал. Пока клиент не оплатил, счёт ничего не меняет в учёте — он не формирует ни проводок, ни движений по регистрам. Поэтому ошибиться в сумме на этапе счёта не страшно: пока нет оплаты и отгрузки, документ можно свободно править.

Номер и дата присваиваются автоматически по порядку. Менять номер вручную не стоит: нумерация в 1С сквозная за год, и ручная правка собьёт автоподстановку следующего номера. Дату документа оставляйте текущей — именно на неё берётся курс валюты и действующие цены. Если нужно напечатать сразу несколько счетов, выделите их в журнале с зажатым Ctrl и нажмите Печать — программа соберёт их в одну форму для вывода на принтер пачкой.

Ввод счёта на основании

Если продажа идёт из уже оформленного документа, не создавайте счёт заново. Откройте нужный документ — реализацию, договор или заказ — и нажмите Создать на основании → Счёт покупателю. Программа перенесёт контрагента, договор, номенклатуру и суммы. Этот способ экономит время и исключает расхождение между счётом и отгрузкой.

Счёт на аванс и на несколько позиций

В один счёт можно собрать сколько угодно строк — и товары, и услуги вперемешку. Для предоплаты отдельного документа не нужно: выставляете обычный счёт на всю сумму, а аванс отражается уже при поступлении денег на расчётный счёт. Если по договору предусмотрена частичная предоплата, просто укажите в счёте полную сумму и напишите условие оплаты в поле комментария — оно выводится в печатную форму.

Настройка печатной формы: логотип, печать и подпись

Типовой счёт печатается чёрно-белым бланком. Чтобы он выглядел фирменно, в 1С встроен механизм логотипа и факсимиле — его часто не замечают.

Откройте Главное → Организации, выберите свою организацию и перейдите по ссылке Логотип и печать. Здесь можно:

• загрузить логотип (файл изображения) — он встанет в шапку счёта;
• добавить факсимильную подпись руководителя и главного бухгалтера;
• загрузить печать организации как картинку;
• вписать дополнительные условия — текст, который автоматически печатается под таблицей в каждом счёте (например, срок резервирования товара).

Внизу формы есть Предварительный просмотр печати счёта — нажмите, чтобы увидеть результат до отправки клиенту.

Чтобы распечатать готовый счёт, в самом документе нажмите Печать → Счёт на оплату. Откроется печатная форма с кнопками сохранения в файл, печати на принтер и отправки.

Своя форма счёта

Если нужен бланк, которого нет в типовой конфигурации, штатными настройками его не собрать — здесь помогает расширение конфигурации со своим макетом печатной формы. Это задача для специалиста: макет рисуется в Конфигураторе или в режиме разработки макетов, а подключается без изменения типовой конфигурации, чтобы не слетало при обновлении.

Небольшие правки реквизитов делаются проще. Текст под таблицей счёта (условия, срок резервирования, контакты менеджера) задаётся в том же разделе Логотип и печать и не требует программиста. Для разных организаций в одной базе логотип и печать настраиваются отдельно в карточке каждой из них, так что счета от разных юрлиц будут выглядеть по-своему.

Отправка счёта клиенту по email из программы

Печатать и прикладывать файл вручную необязательно — 1С отправляет счёт письмом сама. Один раз настройте учётную запись почты: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи (или Почта). Введите адрес, сервер исходящей почты и пароль приложения — программа проверит соединение.

После настройки в печатной форме счёта появляется кнопка с конвертом (Отправить). По ней 1С:

1. формирует счёт в виде вложения (по умолчанию PDF);
2. подставляет адрес из карточки контрагента;
3. открывает окно письма с темой и текстом, которые можно поправить;
4. отправляет и сохраняет письмо в истории по контрагенту.

Формат вложения переключается в окне перед отправкой: PDF клиент не изменит, а таблицу Excel удобно отправлять, когда покупатель сам сводит счета в своей системе.

Если письмо нужно отправить с общего ящика бухгалтерии, а не с личного, заведите эту почту отдельной учётной записью и выберите её в окне письма в поле От. Отправленные счета складываются в историю взаимодействий по контрагенту, поэтому всегда видно, какой счёт и когда ушёл клиенту — это выручает, когда покупатель говорит, что ничего не получал.

Счёт в валюте и условия оплаты

Валюта счёта берётся из договора. Чтобы выставить счёт в долларах или евро, создайте договор с валютой расчётов, отличной от рубля: Расчёты в карточке договора → поле Цена в. После этого в счёте суммы будут в валюте договора, а рублёвый эквивалент пересчитается по курсу на дату.

Варианты расчётов по валютным договорам:

Для варианта «в у.е., оплата в рублях» в договоре указывают валюту расчётов иностранную, а оплату — в рублях. Курс должен быть загружен на дату счёта, иначе суммы пересчитаются неверно. Курсы подгружаются автоматически при подключённой интернет-поддержке через Справочники → Валюты → Загрузить курсы валют.

Срок оплаты задаётся полем Оплатить до. Если по договору действует отсрочка или график платежей, пропишите это текстом в поле дополнительных условий — отдельного механизма рассрочки в самом счёте нет, график контролируется договором и взаиморасчётами.

Для валютного счёта проверьте и назначение платежа: в печатной форме сумма прописью должна быть в той же валюте, что и цифры. Если прописью выводятся рубли при валютных суммах, значит договор заведён как рублёвый — поправьте валюту расчётов в карточке договора и перезаполните счёт.

Автоматизация выставления счетов

Когда счетов много, ручной ввод каждого — потеря времени. Что реально ускоряет работу:

• 📋 Копирование. Любой счёт в журнале копируется клавишей F9 или Создать копированием. Для повторяющихся клиентов это быстрее, чем заполнять заново.
• 🔁 Ввод на основании реализаций и заказов — счёт собирается из документа в один клик (см. выше).
• 🏷 Типы цен и прайс. Если задать покупателю тип цен, при подборе номенклатуры цены подставятся автоматически — не придётся вводить их вручную.
• 🌐 Обмен с интернет-магазином и CRM. Через синхронизацию с сайтом на 1С-Битрикс или с CRM заказы с сайта попадают в базу и превращаются в счета без ручного переноса. Настройка обмена — отдельный проект, но на потоке заказов он окупается.

Для розницы и сервиса, где счёт выставляется прямо при обращении клиента, чаще используют 1С:Управление нашей фирмой (УНФ): там счёт создаётся из заказа покупателя, а оплату можно принять по ссылке или QR-коду СБП. В 1С:Бухгалтерии такого приёма онлайн-оплаты из счёта нет — она ведёт учёт, а не продажи.

Контроль оплаты тоже стоит поставить на поток. В журнале счетов колонка состояния показывает, какие счета ещё не закрыты деньгами. Отсортируйте список по этой колонке в конце недели — и сразу видно, кому напомнить. Повторно отправить счёт должнику можно той же кнопкой с конвертом, ничего не пересоздавая.

Частые ошибки при выставлении счёта

Частые вопросы