Счёт покупателю в 1С Бухгалтерии: от создания документа до отправки клиенту

Счёт на оплату в 1С Бухгалтерии 3.0 выставляют через раздел Продажи → Счета покупателям, кнопка Создать. В документе выбирают контрагента и договор, добавляют товары или услуги с ценами, при необходимости указывают срок оплаты — и дальше либо печатают счёт, либо отправляют покупателю по электронной почте прямо из программы.

Счёт — не обязательный первичный документ и проводок он не формирует. Это предложение оплатить: по сути оферта, которую клиент акцептует оплатой (ст. 435, 437 ГК РФ). Поэтому главное в нём — корректные банковские реквизиты, суммы и НДС, а также аккуратная печатная форма с логотипом и печатью. Разберём весь путь: от того, где создать документ , до настройки шаблона и отправки.

Где в 1С создать счёт на оплату покупателю

В типовой Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси») документ живёт в разделе Продажи. Открываете Продажи → Счета покупателям — это журнал всех выставленных счетов. Кнопка Создать открывает пустую форму нового документа.

Если пунктов меню на панели не видно, проверьте настройку раздела: шестерёнка Настройка навигации в правом верхнем углу раздела Продажи — там включается видимость ссылки Счета покупателям.

Создать счёт можно и из других мест — так удобнее, когда уже есть основание:

• 🧾 из карточки контрагента — вкладка с документами, кнопка создания счёта подставит реквизиты клиента;
• 📄 на основании другого документа — например, из заказа покупателя кнопкой Создать на основании → Счёт покупателю;
• 📋 копированием похожего счёта — в журнале выделите строку и нажмите Создать копированием (F9), чтобы не заполнять всё заново.

Как заполнить реквизиты счёта и выбрать контрагента

Форма счёта заполняется сверху вниз. Поля, без которых счёт не проведётся и не напечатается корректно:

1. Организация — ваша компания. Если в базе она одна, поле подставится само. Из её карточки в счёт попадут банковский счёт, логотип и печать.
2. Контрагент — покупатель. Выбираете из справочника или создаёте нового прямо из поля. Для нового контрагента удобно ввести ИНН и нажать подбор по базе — часть реквизитов подтянется автоматически, если подключена интернет-поддержка.
3. Договор — программа предложит договор с видом «С покупателем». Если договора нет, 1С создаст его автоматически при записи.
4. Банковский счёт — реквизиты, на которые клиент переведёт деньги. Подставляется основной счёт организации; при нескольких счетах выберите нужный.

Табличная часть — это то, за что выставлен счёт. Нажимаете Добавить (или Подбор для выбора нескольких позиций сразу) и вносите номенклатуру, количество и цену. Колонка со ставкой НДС заполнится из карточки номенклатуры или настроек учётной политики.

Обратите внимание на переключатель вида цены над таблицей: НДС в сумме или НДС сверху. От него зависит, прибавляется налог к цене или уже в неё включён. Проверьте этот переключатель до того, как внесёте цены — иначе итоговая сумма в счёте разойдётся с договорённостью.

Пара моментов, о которых вспоминают не сразу:

• 💱 счёт в валюте — если договор валютный, суммы в счёте пойдут в валюте договора, а рублёвый эквивалент посчитается по курсу. Вид валюты наследуется из договора, отдельно в счёте его не меняют;
• 🏷 скидка — скидку задают прямо в колонке цены или через отдельную колонку, если она включена в настройках; на печать выводится уже итоговая цена со скидкой;
• 📦 товары и услуги вперемешку — в одном счёте спокойно соседствуют и номенклатура-товар, и услуга: достаточно, чтобы каждая позиция была заведена в справочнике с нужным видом.

Внизу формы есть поле срока оплаты (Оплата до) и ссылка на дополнительные условия. Там же задаётся текст, который попадёт в печатную форму: например, «Счёт действителен в течение 5 банковских дней» или условия самовывоза.

После заполнения нажмите Записать — документ сохранится и получит номер. Проводить счёт не нужно: он не влияет на учёт и существует только для печати и контроля оплаты.

Нумерация и дата счёта: как 1С присваивает номер

Номер счёт получает автоматически при первой записи — по сквозной нумерации документов этого типа. Порядок стандартный:

• 🔢 нумерация ведётся в пределах календарного года и с нового года начинается заново;
• 🏢 если в базе несколько организаций, к номеру добавляется префикс организации, чтобы счета не пересекались;
• 📅 дата по умолчанию — текущая рабочая дата программы, но её можно поставить любую.

Номер в поле редактируется вручную, но делать это без нужды не стоит. При ручном вводе 1С предупредит, что номер нестандартный, и может нарушиться автоматическая последовательность — следующий счёт снова встанет в общий ряд, и в журнале появится «дырка».

Дату ставьте реальную: именно от неё отсчитывается срок действия счёта и по ней документ попадает в нужный период журнала.

Печать счёта и настройка печатной формы

Готовый счёт печатают кнопкой Печать в верхней командной панели документа. В выпадающем списке выбираете Счёт на оплату — откроется предварительный просмотр. Оттуда счёт можно распечатать (Печать) или сохранить в файл (Сохранить → PDF, Excel, Word).

В актуальных релизах в том же списке есть вариант с QR-кодом для оплаты. На таком счёте печатается квадратный код: клиент наводит камеру банковского приложения, реквизиты и сумма подставляются автоматически, платёж проходит без ручного ввода. Для частных покупателей это заметно снижает число ошибок в платёжках, поэтому для розничных клиентов удобнее печатать именно его.

Чтобы счёт выглядел солидно, а не как голая таблица, в него добавляют логотип, печать и факсимильные подписи. Это ключевой приём, который экономит время: один раз настроили — и дальше каждый счёт печатается уже с реквизитами.

Настройка хранится в карточке организации: Главное → Организации → [ваша организация] → Логотип и печать. Здесь загружаются:

• 🖼 логотип — картинка в левом верхнем углу счёта;
• ✍️ факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера — отсканированные подписи на прозрачном фоне;
• 🔵 печать организации — скан круглой печати;
• 📝 дополнительные условия — типовой текст, который печатается под таблицей счёта.

Там же есть ссылка Инструкция «Как создать факсимильную подпись и печать» — она подскажет требования к размеру и фону картинок. После настройки в просмотре счёта появится галочка Подпись и печать, которой включается или выключается вывод факсимиле на конкретном документе.

Если нужен нестандартный вид счёта (своя шапка, дополнительные колонки), типовую печатную форму меняют не напрямую, а через расширение конфигурации — так доработка сохранится при обновлении программы. Для разовых правок проще выгрузить счёт в Excel и отредактировать там.

Как отправить счёт покупателю по email из 1С

Отправлять счёт отдельным файлом через почтовый клиент необязательно — 1С умеет слать письмо сама. В форме счёта (или в окне предварительного просмотра печати) есть кнопка с конвертом — Отправить. По нажатии программа формирует письмо, прикладывает счёт в PDF и подставляет адрес из карточки контрагента.

Чтобы отправка заработала, один раз настройте почту: Администрирование → Органайзер → Почта. Здесь создаётся учётная запись — системная (общая для всех пользователей, от лица компании) или личная. Понадобятся адрес ящика, пароль и параметры сервера исходящей почты (SMTP); для популярных почтовых сервисов 1С подставляет их автоматически по адресу.

Порядок отправки:

1. Открываете счёт и жмёте Отправить (конверт).
2. В окне письма проверяете адрес получателя — он берётся из контактной информации контрагента; если пусто, вписываете вручную.
3. При необходимости меняете тему и текст письма, проверяете вложение (счёт в PDF).
4. Нажимаете Отправить.

Если письма не уходят, в 99% случаев дело в учётной записи почты: неверный пароль, не тот порт SMTP или почтовый сервис требует отдельный пароль приложения. Проверьте настройку кнопкой Проверить настройки в карточке учётной записи.

Контроль оплаты и что делать со счётом дальше

Счёт выставлен — дальше его судьбу удобно отслеживать прямо в журнале Счета покупателям. В списке виден статус оплаты, если включена соответствующая колонка: оплачен счёт, оплачен частично или оплаты ещё не было. Статус обновляется, когда в базу попадает документ Поступление на расчётный счёт с привязкой к этому счёту.

Когда клиент оплатил и пора отгружать, не создавайте реализацию с нуля. Откройте счёт и нажмите Создать на основании:

• 📦 Реализация (акт, накладная, УПД) — для отгрузки товаров или оказания услуг;
• 💰 Поступление на расчётный счёт — чтобы быстро отразить приход денег по этому счёту;
• 🧾 Счёт-фактура — если работаете с НДС и счёт-фактуру формируете отдельно.

Все данные — контрагент, договор, номенклатура, суммы — перенесутся в новый документ автоматически. Это и есть смысл счёта в учёте: он служит удобным основанием для цепочки «счёт → оплата → отгрузка».

Чтобы не терять неоплаченные счета из виду, пользуйтесь отбором в журнале. В списке Счета покупателям отфильтруйте документы по контрагенту или периоду, а колонкой статуса оплаты быстро отделите оплаченные от висящих. По давним неоплаченным счетам удобно разом сформировать напоминание клиенту тем же письмом с конвертом — повторная отправка ничего не ломает, оплата привяжется к счёту, когда деньги придут.

Типичные ошибки при выставлении счёта

Ошибки в счёте почти всегда приводят к одному — клиент не может или не хочет платить. Вот что встречается чаще всего и как это поправить.

Отдельно про удаление. Если счёт выставлен ошибочно, не удаляйте его сразу кнопкой из списка — сначала пометьте на удаление (Ещё → Пометить на удаление), а физически удалите позже через Операции → Удаление помеченных объектов, когда убедитесь, что к счёту не привязаны оплата или реализация.

Частые вопросы