Счёт на оплату в 1С УТ 11: создание, печать и отправка клиенту

Счёт на оплату в 1С:Управление торговлей 11 создаётся в разделе Продажи документом «Счёт на оплату клиенту». Выставить его можно двумя путями: на основании заказа клиента (все позиции и суммы подтянутся автоматически) или вручную новым документом, если заказа в базе нет. Напечатать и отправить счёт покупателю получится сразу из формы документа.

Ниже — порядок действий для обоих случаев, как подключить документ в настройках, если списка счетов у вас пока не видно, как настроить печатную форму с логотипом и подписью и как потом отслеживать оплату.

Какой способ выбрать — зависит от того, ведёте ли вы заказы:

Где включить счета на оплату в настройках

Если в разделе Продажи нет пункта «Счета на оплату клиентам», значит документ отключён функциональной опцией. Включается он в настройках, доступ к которым есть у администратора.

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.
2. В группе настроек оптовых продаж найдите флажок, отвечающий за счета на оплату, и установите его.
3. Нажмите Сохранить и закрыть. Пункт «Счета на оплату клиентам» появится в разделе Продажи.

Ещё один момент, который влияет на счёт, — система налогообложения организации. От неё зависит, появятся ли в документе колонки с НДС. Режим задаётся в учётной политике организации в той же карточке.

Как выставить счёт на основании заказа клиента

Это основной сценарий в УТ 11: сначала менеджер оформляет заказ клиента , а счёт выписывает из него. Так данные не придётся вводить дважды, а оплата будет привязана к конкретному заказу.

1. Откройте Продажи → Заказы клиентов и найдите нужный заказ в списке.
2. В заказе нажмите Создать на основании → Счёт на оплату клиенту.
3. 1С перенесёт в счёт клиента, соглашение, организацию, список товаров, количество и цены из заказа.
4. Проверьте дату счёта и срок оплаты. Срок берётся из соглашения с клиентом, но его можно поправить вручную.
5. Нажмите Провести и закрыть.

Такой счёт автоматически связан с заказом. В заказе на вкладке с основаниями или по команде Отчёты → связанные документы вы увидите выписанный счёт, а оплата по нему зачтётся в счёт этого же заказа.

Если в заказе заданы скидки или наценки, они перейдут в счёт вместе с ценами — отдельно их пересчитывать не нужно. А вот если после выставления счёта клиент изменил заказ (добавил позицию, поменял количество), счёт автоматически не обновится. Его нужно либо пересоздать на основании изменённого заказа, либо поправить вручную, чтобы суммы сошлись.

Как создать счёт вручную без заказа

Когда заказа в базе нет (например, разовая продажа или клиент просит счёт «под оплату»), документ оформляется с нуля.

1. Откройте Продажи → Счета на оплату клиентам и нажмите Создать.
2. Выберите организацию, от имени которой выставляется счёт.
3. Укажите клиента и контрагента. Если это новый покупатель, его карточку можно завести прямо из поля выбора.
4. Выберите соглашение с клиентом — из него подтянутся валюта, тип цен и условия НДС.
5. На вкладке с товарами добавьте номенклатуру, укажите количество. Цена заполнится по типу цен из соглашения; при необходимости поправьте вручную.
6. Проверьте итоговую сумму и срок оплаты, затем нажмите Провести и закрыть.

Номер счёта присваивается автоматически по порядку — вручную его менять не нужно и не стоит, иначе в нумерации появятся пропуски. Дата по умолчанию ставится текущая; если счёт выставляется задним числом, поправьте её до проведения.

Счёт на оплату не формирует движений по складу и взаиморасчётам до момента оплаты или отгрузки — это документ-основание для платежа, а не реализация. Поэтому выставить его можно даже на товар, которого пока нет на складе. Товар при этом не резервируется: резерв создаётся заказом клиента, а не счётом. Если позицию нужно закрепить за покупателем, оформляйте именно заказ.

Один счёт — одна оплата. Не выписывайте на одну сделку несколько счетов с разными суммами: покупателю будет неясно, что оплачивать, а в базе появятся лишние незакрытые документы.

Как настроить печатную форму счёта

Печать вызывается из формы документа кнопкой Печать → «Счёт на оплату». По умолчанию форма содержит реквизиты организации, банк, список товаров, суммы и НДС. Но её внешний вид можно улучшить.

Логотип, подпись и печать. Чтобы они появились на бумажном счёте, загрузите картинки в карточку организации: НСИ и администрирование → Организации → ваша организация → раздел с логотипом и факсимиле. Поддерживаются отдельные изображения для логотипа, факсимиле подписи руководителя и бухгалтера, оттиска печати. После загрузки они автоматически встанут в печатную форму.

Подписанты. Фамилии руководителя и главного бухгалтера берутся из ответственных лиц организации. Если в счёте стоят не те фамилии, поправьте их в списке ответственных лиц на нужную дату.

Глубокая переделка макета. Если нужно изменить саму структуру формы — добавить поле, убрать колонку, вставить текст договора — штатными настройками это не делается. Правильный путь — расширение конфигурации с изменённым макетом печатной формы. Так доработка переживёт обновление типовой конфигурации. Менять макет в самой конфигурации на поддержке не стоит: обновление его затрёт.

Сумма прописью и назначение платежа. В стандартной форме итог дублируется прописью — это нужно банку клиента при оплате. Проверьте, что сумма прописью совпала с цифрами: расхождение возникает, если счёт правили после формирования печати, не перепроведя документ. В этом случае просто вызовите печать заново.

НДС в счёте на оплату

Будет ли в счёте НДС, зависит от двух настроек: системы налогообложения организации и условий в соглашении с клиентом.

• Организация на общей системе — в счёте появятся колонки «Ставка НДС» и «Сумма НДС», итог выводится с выделенным налогом.
• Организация на УСН — НДС в счёте нет, внизу печатной формы выводится отметка, что продавец НДС не начисляет.

Ставка по каждой строке берётся из карточки номенклатуры (поле ставки НДС). Если товар продаётся по льготной ставке или без налога, ставка должна быть правильно указана именно в карточке — тогда она попадёт и в счёт, и дальше в реализацию и счёт-фактуру.

Цена может храниться двумя способами: «включает НДС» или «без НДС». Это свойство типа цен. От него зависит, накручивается налог сверху или выделяется из цены. Проверить и переключить можно в карточке типа цен в разделе Продажи.

Разница на простом примере. Цена товара — 12 000 ₽, ставка 20 %:

• если цена включает НДС, то налог выделяется из неё: 12 000 × 20 / 120 = 2 000 ₽, цена без налога — 10 000 ₽, итог к оплате остаётся 12 000 ₽;
• если цена без НДС, налог накручивается сверху: 12 000 × 20 % = 2 400 ₽, итог к оплате — 14 400 ₽.

Поэтому перед выставлением счёта важно понимать, с каким типом цен вы работаете: от этого зависит итоговая сумма, которую увидит покупатель.

Как отправить счёт клиенту и проследить оплату

Готовый счёт отправляют покупателю одним из способов:

• PDF по почте. В окне печати сохраните счёт в файл PDF и приложите к письму. Если в базе настроена учётная запись электронной почты, письмо можно отправить прямо из формы документа.
• Печать на бумаге с живой подписью и печатью — для клиентов, которым нужен оригинал.

Дальше важно не потерять счёт из виду. Отслеживать оплату удобно так:

1. По статусу счёта. Когда поступает оплата (банковская выписка или приход в кассу), документ оплаты связывается со счётом, и его состояние меняется на оплаченный или частично оплаченный. В списке счетов это видно по колонке состояния.
2. По отчёту. Раздел Продажи → Отчёты по продажам содержит ведомость расчётов с клиентами. По ней видно, какие счета оплачены, а по каким долг висит.
3. По сроку оплаты. Если в счёте задан срок, просроченные неоплаченные счета легко отобрать отбором в списке по дате.

Чтобы оплата правильно «легла» на счёт, при разноске банковской выписки указывайте в поступлении основание — тот самый заказ или счёт. Иначе деньги зачтутся на общий аванс клиента, и счёт останется в списке как неоплаченный.

Отдельная ситуация — частичная оплата. Если клиент перечислил не всю сумму, состояние счёта станет «оплачен частично». В ведомости расчётов будет виден остаток долга. Дожимать такой счёт до полной оплаты или переоформлять его не нужно: достаточно дождаться второй части платежа, и состояние само сменится на «оплачен». Срок оплаты при этом остаётся прежним — его стоит держать в поле зрения, если по договору предусмотрены пени за просрочку.

Частые ошибки при выставлении счёта

Короткий разбор ситуаций, которые встречаются чаще всего и которые не очевидны из самой инструкции.

Частые вопросы