Выставление счёта клиенту в 1С:Управление торговлей 11

Счёт на оплату в 1С:Управление торговлей 11 создаётся в разделе Продажи → Счета на оплату клиентам. Нажимаете «Создать», выбираете клиента и организацию, добавляете товары — цены и ставка НДС подставляются из соглашения автоматически. Печатная форма и отправка на почту доступны прямо из документа.

Счёт в УТ — вспомогательный документ. Он не формирует движений по складу и не делает проводок, его задача — зафиксировать предложение покупателю: что, по какой цене и на каких реквизитах оплачивать. От правильно настроенных справочников зависит, подставятся ли цены сами и будут ли реквизиты в печатной форме. Ниже — весь путь от проверки справочников до контроля поступившей оплаты.

Что проверить в справочниках до создания счёта

Если документа «Счёт на оплату» нет в разделе «Продажи», сначала включите функциональную опцию. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи и поставьте флажок «Счета на оплату». После этого в разделе появится журнал счетов.

Дальше проверьте четыре справочника — именно от них зависит скорость заполнения:

• 🏢 Организация. В карточке организации (НСИ и администрирование → Сведения о предприятии → Организации) должны быть заполнены ИНН, КПП и хотя бы один банковский счёт. Банковский счёт попадёт в печатную форму — без него клиент не поймёт, куда платить.
• 👤 Клиент и контрагент. В УТ 11 это два разных объекта: партнёр (с кем работаете) и контрагент (на кого оформляются документы, с его ИНН/КПП). Заведите обоих через Продажи → Клиенты или мастер «Помощник регистрации нового клиента».
• 📦 Номенклатура. Позиции, которые пойдут в счёт, должны быть в справочнике НСИ и администрирование → Номенклатура с указанной единицей измерения и ставкой НДС.
• 💲 Виды цен и соглашение. Чтобы цена подставлялась сама, нужен вид цены (CRM и маркетинг → Виды цен) и соглашение с клиентом, где этот вид цены указан. Без соглашения цену придётся вбивать вручную в каждой строке.

Создание документа «Счёт на оплату клиенту»

Откройте Продажи → Счета на оплату клиентам и нажмите «Создать». В шапке нового документа заполните поля по порядку:

1. Организация — от чьего имени выставляется счёт. Если организация в базе одна, она подставится сама.
2. Клиент — выбираете из справочника партнёров. Контрагент подтянется автоматически, если у партнёра он один; если несколько — выберите нужного вручную.
3. Соглашение — типовое или индивидуальное. Оно определяет вид цены, валюту, условия оплаты и склад. После выбора соглашения часть полей шапки заполнится сама.
4. Банковский счёт — реквизит, на который ждёте оплату. Подставляется основной счёт организации, при необходимости меняется.
5. Склад — откуда планируется отгрузка. На сам счёт он не влияет напрямую, но пригодится при создании отгрузочных документов на его основании.

В поле «Действует до» укажите срок, в течение которого счёт действителен. После этой даты цены в предложении формально считаются неактуальными — это дисциплинирует клиента с оплатой.

Дату документа система ставит текущей. Номер присваивается автоматически при записи, вручную его менять не нужно.

Если расчёты с клиентом ведутся в валюте, она берётся из соглашения. Валюту документа видно в шапке и в табличной части; при печати суммы пересчитываются по курсу, заданному для этой валюты на дату счёта. Для рублёвых продаж это поле просто остаётся с рублём и внимания не требует.

Как заполнить табличную часть и подобрать товары

Перейдите на закладку «Товары». Добавить позиции можно двумя способами.

Построчно — кнопка «Добавить», затем выбор номенклатуры из справочника. Подходит, когда позиций немного.

Через подбор — кнопка «Подбор товаров» открывает отдельное окно с остатками, ценами и фильтром по иерархии номенклатуры. Отмечаете нужные позиции, задаёте количество и переносите всё в документ разом. Это удобнее для счетов на десятки строк.

По каждой строке заполняются:

Если цена не подставилась и осталась нулевой — значит, по этому виду цены на номенклатуру не задано значение либо не выбрано соглашение. Проверьте шапку документа и регистр цен.

Скидки задаются двумя способами. Автоматические — через механизм скидок и наценок (CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Скидки (наценки)), они применяются по условиям соглашения. Ручную скидку по строке вводят в отдельной колонке процента или суммы, если она выведена в табличную часть; итог по строке пересчитается сразу. Проверьте перед печатью, что скидка попала в нужные позиции, а не во все сразу.

Учитывайте, включают цены НДС или нет. Признак «Цена включает НДС» задаётся в соглашении и виде цены. Если его переключить после заполнения строк, суммы по документу изменятся — поэтому определитесь с ним до подбора товаров, а не после.

Перед записью проверьте итог по документу: сумма внизу должна совпадать с тем, что вы согласовали с клиентом. Нулевая строка или задвоенная позиция в счёте — повод для спора при оплате.

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Счёт сохранится в журнале со статусом «Не оплачен».

Печать счёта и отправка клиенту

Из проведённого документа печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Счёт на оплату». Откроется табличный документ с реквизитами организации, банковским счётом, перечнем товаров и итоговой суммой прописью.

В шапке печатной формы идут наименование и реквизиты организации-поставщика, ниже — данные плательщика из карточки контрагента. Затем таблица товаров с ценой, количеством и суммой, под ней — итог и сумма НДС отдельной строкой (или отметка «Без налога (НДС)», если организация не плательщик). Проверьте перед отправкой, что все колонки заполнены и сумма прописью совпадает с цифрами.

Чтобы в счёте были логотип, факсимиле подписи и печать организации, их надо один раз загрузить в карточке организации — на закладке «Логотип и печать». Картинки подставятся во все печатные формы этой организации автоматически.

Отправить счёт клиенту можно тремя путями:

• 📧 По электронной почте — из окна печатной формы кнопка с конвертом («Отправить»). Система соберёт письмо, вложит счёт в PDF и подставит адрес из карточки контрагента, если он там указан. Для работы нужна настроенная учётная запись почты в НСИ и администрирование → Органайзер.
• 📄 Сохранить в файл — из печатной формы «Сохранить» в формате PDF или Excel, затем отправить любым привычным способом.
• 🖨 На бумаге — кнопка печати, если нужен экземпляр с «живой» подписью и печатью.

Контроль оплаты и работа со статусом счёта

Счёт на оплату живёт в одном из статусов: «Не оплачен», «Оплачен частично», «Оплачен» и «Закрыт». Статус показывает, на какой стадии расчёт, и позволяет быстро отфильтровать журнал — например, вывести все неоплаченные счета.

Статус меняется не сам по себе, а по мере регистрации оплаты. Когда проводите поступление денег (Казначейство → Поступления безналичных ДС) и указываете в нём этот счёт как объект расчётов, система связывает оплату со счётом и обновляет статус. Полная оплата переводит счёт в «Оплачен».

Чтобы увидеть картину по всем клиентам, пользуйтесь отчётами раздела Продажи → Отчёты по продажам:

• Ведомость расчётов с клиентами — сколько кто должен и по каким документам.
• Оплата счетов (если есть в вашей версии) — какие счета закрыты, а какие висят без оплаты.

На основании счёта удобно вводить следующие документы по цепочке: Создать на основании → Заказ клиента или Реализация товаров и услуг. Реквизиты, клиент и товары перенесутся из счёта — не придётся заполнять всё заново.

Сам по себе счёт на оплату товар не резервирует. Если нужно отложить позиции под клиента до оплаты, резерв оформляется заказом клиента с соответствующим действием по строкам («Обеспечивать» / «Резервировать»), а счёт идёт как сопроводительный документ к этому заказу. Поэтому для сделок с дефицитным товаром цепочка обычно такая: заказ клиента с резервом → счёт на основании заказа → оплата → отгрузка.

Как ускорить выставление счетов

Если счета однотипные, настройте работу так, чтобы не заполнять каждый с нуля:

1. Копирование. В журнале выделите похожий счёт и нажмите «Создать копированием» (F9). Система создаст новый документ с теми же товарами и клиентом — останется поменять количество и дату.
2. Ввод на основании заказа. Если сначала оформляете заказ клиента, счёт создаётся из него командой Создать на основании → Счёт на оплату со всеми заполненными данными.
3. Индивидуальные соглашения. Для постоянных клиентов заведите индивидуальное соглашение с их ценами и условиями — тогда шапка и цены будут подставляться автоматически.
4. Шаблоны номенклатуры. Частые наборы товаров вынесите в наборы (комплекты) — их добавляют в табличную часть одной строкой.

Из-за чего счёт выставляется с ошибкой

Большинство проблем со счётом — это не сбой программы, а незаполненный реквизит или пропущенная настройка. Вот частые симптомы и что с ними делать:

Отдельно проверяйте срок «Действует до»: просроченный счёт клиент вправе не оплачивать по старой цене. Если оплата затянулась, выпишите новый документ с актуальной датой, а не правьте старый.

Частые вопросы