Счёт на оплату покупателю в 1С:Бухгалтерии: от создания документа до контроля оплаты

Счёт на оплату покупателю выставляют в разделе Продажи → Счета покупателям: кнопка Создать, выбрать контрагента и договор, добавить товары или услуги в таблицу, указать цену и ставку НДС, провести и распечатать по кнопке Печать → Счёт на оплату. Готовый документ отправляют клиенту из той же формы — по email или сохранённым PDF.

Счёт — это предложение оплатить (по сути оферта по ст. 435 ГК РФ). Проводок он не делает и первичным учётным документом не является: бухгалтерский след появится позже, при отгрузке или поступлении денег. Поэтому «выставить счёт» в 1С — операция быстрая, но у неё есть две тонкости: откуда подтягиваются реквизиты в печатную форму и как потом увидеть, оплачен счёт или нет. Разберём весь путь на примере 1С:Бухгалтерии 3.0, с отдельными пометками по 1С:Управление торговлей.

Что настроить перед выставлением счёта

Пустые поля в карточках всплывут именно в печатной форме — у клиента на столе. Поэтому пять минут подготовки экономят переписку «а пришлите счёт с печатью».

Реквизиты организации. Откройте Главное → Организации, свою карточку. Проверьте раздел с банковским счётом: номер расчётного счёта, БИК и наименование банка должны быть заполнены — без них счёт оплатить невозможно. Если счетов несколько, отметьте основной — он подставится в документ по умолчанию.

Контрагент и договор. В карточке покупателя (Продажи → Контрагенты) нужны ИНН и КПП — по ним счёт выглядит как документ, а не черновик. Договор должен иметь вид С покупателем: только такой договор доступен для выбора в счёте.

Номенклатура. У каждой позиции в карточке задайте ставку НДС и счета учёта. Если организация не на НДС (УСН), ставка будет Без НДС — тогда в печатной форме появится корректная формулировка без выделенного налога.

Как создать счёт покупателю: пошагово

Документ создаётся за минуту, если справочники готовы.

1. Зайдите в Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать.
2. В поле Контрагент выберите покупателя. Договор и банковский счёт подставятся автоматически, если они единственные.
3. Проверьте дату и установите Оплата до — срок действия счёта. Эта дата попадает в печатную форму как «Счёт действителен до».
4. В таблицу добавьте позиции кнопкой Добавить или Подбор. Для каждой строки укажите количество и цену. Сумма и НДС посчитаются сами.
5. Если нужно — впишите текст в поле Комментарий или настройте Реквизиты для печати (например, основание: «по договору № … от …»).
6. Нажмите Провести и закрыть.

После проведения счёт появится в журнале. Пока счёт не проведён, отправлять его клиенту рано: в черновике может не быть номера и даты.

Счёт на аванс или на всю сумму. Если клиент платит предоплату, выставьте счёт на нужную часть суммы — табличную часть можно заполнить как на полный заказ, а в поле суммы указать аванс, либо сделать отдельный счёт только на предоплату. 1С не привязывает счёт к конкретному проценту аванса жёстко — это просто сумма к оплате.

Скидка в счёте. Если нужно дать скидку, добавьте колонку Скидка через настройку таблицы (Ещё → Изменить форму) или просто поставьте уже сниженную цену. В печатной форме строка «скидка» появится, только если она заполнена в документе, — пустых нулевых скидок клиент не увидит.

Выставить на основании. Счёт редко живёт сам по себе. Из карточки контрагента или из заказа жмите Создать на основании → Счёт покупателю — реквизиты, договор и список товаров перенесутся. И наоборот: из готового счёта той же кнопкой создаются Поступление на расчётный счёт и Реализация, когда дело дойдёт до денег и отгрузки.

В 1С:Управление торговлей документ называется «Счёт на оплату клиенту» и живёт в разделе Продажи. Логика та же: контрагент, соглашение, товары, статус. Отличие в том, что в УТ счёт плотнее завязан на заказ клиента и статусы заказа, поэтому его чаще создают на основании уже оформленного заказа. Печать и реквизиты организации настраиваются аналогично — через карточку организации.

Печатная форма: логотип, печать и факсимиле подписи

Счёт с «живой» печатью и подписью клиент принимает охотнее — не нужно печатать, подписывать от руки и сканировать. Всё это 1С подставляет из карточки организации.

Откройте Главное → Организации, свою карточку, перейдите по ссылке Логотип и печать. Здесь можно загрузить:

• 🖼 логотип — картинка в левом верхнем углу счёта;
• 🟣 факсимиле печати — скан печати организации (круглый оттиск на прозрачном фоне смотрится аккуратнее);
• ✍️ подписи руководителя и главного бухгалтера.

Картинки лучше готовить на прозрачном фоне (PNG), иначе под печатью будет белый прямоугольник. После загрузки 1С покажет, как это выглядит на макете счёта.

Чтобы получить печатную форму, в документе нажмите Печать → Счёт на оплату. Откроется форма с факсимиле, если оно загружено. Дальше два пути:

• Печать — на бумагу;
• Сохранить → формат PDF — файл для отправки клиенту.

Если нужен счёт-договор (счёт с текстом договорных условий), в блоке Логотип и печать есть поле Дополнительные условия — впишите туда реквизиты договора, условия поставки, оговорку про акцепт. Тогда оплата счёта будет означать согласие с условиями (ст. 438 ГК РФ).

Что ещё можно поправить в печатной форме:

• 💬 текст основания — строка «Основание: …» берётся из реквизитов документа, её удобно заполнять, если счёт идёт без отдельного договора;
• 🏦 банковский счёт — если у организации их несколько, тот, что подставился в документ, и напечатается в шапке; проверьте, что это именно тот счёт, на который ждёте деньги;
• 📞 контакты — телефон и адрес из карточки организации попадают в подвал формы, их стоит актуализировать один раз.

Счёт в иностранной валюте 1С печатает в валюте договора. Для этого договор с покупателем должен быть заведён в нужной валюте — тогда суммы и к оплате, и в таблице пойдут, например, в евро, а рублёвый эквивалент появится при оплате по курсу на дату платежа.

Почему счёт не делает проводок

Частый вопрос: «выставил счёт, а в оборотке ничего не изменилось — это нормально?» Да, нормально.

Документ «Счёт покупателю» в 1С:Бухгалтерии не формирует бухгалтерских проводок. Он не является первичным учётным документом по смыслу Закона № 402-ФЗ — это предложение оплатить, оферта. Движений по счетам 62, 90, 51 от самого счёта не возникает.

Бухгалтерский учёт появляется на следующих шагах:

Поэтому счёт — это «точка входа» в сделку: из него удобно создать и оплату, и реализацию по кнопке Создать на основании. Реквизиты и список товаров перенесутся, повторно набивать не придётся.

Отдельный момент — авансовый счёт-фактура. Сам счёт на оплату его не формирует. Если вы на общей системе и получили предоплату, НДС с аванса начисляется на основании поступления денег (документ «Счёт-фактура выданный на аванс»), а не на основании счёта. Счёт лишь запускает цепочку: оплата → авансовый НДС → отгрузка → зачёт аванса.

Отправка счёта клиенту по email

Отправить счёт можно прямо из 1С, не выгружая файл вручную.

Сначала нужна настроенная почта. Зайдите в Администрирование → Органайзер и настройте системную учётную запись email (адрес, сервер, пароль приложения). Это разовая операция.

Дальше в форме счёта (или в его печатной форме) нажмите кнопку с конвертом — Отправить. 1С подготовит письмо, вложит PDF-счёт и подставит адрес из карточки контрагента, если он там указан. Останется проверить текст и нажать Отправить.

Чтобы адрес подставлялся сам, занесите email в карточку контрагента в блок контактной информации. Тогда при каждой отправке 1С будет предлагать его автоматически, а не заставлять набирать вручную. Текст письма можно сохранить как шаблон, если счета уходят часто с одинаковой сопроводиловкой.

Несколько счетов разом. В журнале Счета покупателям можно выделить группу документов и распечатать их пачкой через Печать. Для регулярной рассылки одинаковых счетов (аренда, абонентская плата) удобнее создавать счета на основании типовых и отправлять по мере проведения — отдельного «мастера массовой рассылки» в типовой Бухгалтерии нет, поэтому поток счетов обычно строят через копирование документа предыдущего месяца.

💡 Перед первой отправкой пошлите счёт на свою почту — проверите, как подтягиваются логотип и печать и не обрезается ли форма.

Как увидеть, оплачен счёт или нет

У документа «Счёт покупателю» есть поле статуса оплаты. Оно показывает состояние счёта и помогает фильтровать журнал: что ждём, что закрыто, что отменил клиент.

Для сверки по всей базе используйте отчёт Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 62. Дебетовое сальдо по контрагенту — это долг покупателя за отгруженное; кредитовое по 62.02 — полученные авансы, под которые ещё не было реализации.

Чтобы быстро найти неоплаченные счета, в журнале Счета покупателям поставьте отбор по статусу Не оплачен и по периоду. Это рабочий список для звонков и напоминаний.

Для разбора всей дебиторки по срокам пригодится отчёт Отчеты → Расчёты с покупателями (или аналитика по 62 с группировкой по контрагентам и договорам). Там видно, у кого долг просрочен, а где деньги пришли авансом. Если счёт оплачен, а реализации ещё не было, сумма повиснет на 62.02 как аванс — это нормально до момента отгрузки.

Когда счёт закрыт полностью и больше не нужен в работе, переведите его в статус Оплачен или Отменён: журнал останется чистым, а в рабочем отборе по неоплаченным будут только актуальные счета.

Частые вопросы