Инвойс в 1С: валюта, реквизиты и проводки по экспорту

Инвойс иностранному покупателю выставляют на основе документа реализации в валюте договора. Сначала включают валютный учёт (Главное → Функциональность → Расчёты → Расчёты в валюте и у.е.), заводят договор с валютой расчётов, затем проводят реализацию с нулевой ставкой НДС и печатают коммерческий инвойс.

Инвойс (commercial invoice) — это коммерческий счёт на иностранном языке, который продавец выставляет зарубежному покупателю. Он нужен для таможни и валютного контроля банка, поэтому в нём жёстко регламентированы реквизиты: условия поставки по Инкотермс, валюта, вес, код ТН ВЭД. Ниже — как собрать его в 1С:Бухгалтерии 3.0, какие настройки сделать заранее и какие проводки сформируются.

С чего начать: валюта договора и настройки учёта

Типовая 1С:Бухгалтерия из коробки работает в рублях. Чтобы провести экспортную отгрузку, валютный учёт нужно включить вручную.

Откройте Главное → Функциональность, перейдите на вкладку Расчёты и установите флажок Расчёты в валюте и у.е.. После этого в договорах и документах появится поле выбора валюты.

Теперь загрузите курсы. В разделе Справочники откройте Валюты, добавьте нужную (USD, EUR, CNY) и нажмите загрузку курсов с сайта. Без актуального курса на дату отгрузки сумма в рублях посчитается неверно, а значит, и проводки, и декларация по НДС.

Контрагент-нерезидент заводится как обычный покупатель, но с учётом нюансов:

• 🌍 страна регистрации — иностранная, поля ИНН/КПП для нерезидента не заполняются;
• 📄 банковские реквизиты вносятся в формате SWIFT/IBAN;
• 💱 в договоре вид — С покупателем, а в поле валюты расчётов выбирается иностранная валюта.

Именно валюта договора определяет, в чём будет выписан инвойс и как 1С пересчитает сумму в рубли для учёта.

Создаём реализацию на экспорт и выбираем тип операции

Инвойс не существует сам по себе — он строится на данных реализации. Создайте документ в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).

1. Выберите тип операции Товары (накладная, УПД).
2. Укажите контрагента-нерезидента и валютный договор — валюта и курс подтянутся автоматически.
3. Добавьте товары, цены внесите в валюте договора.
4. В колонке % НДС поставьте ставку 0% — экспорт товаров облагается НДС по нулевой ставке (ст. 164 НК РФ).

После подбора номенклатуры 1С покажет суммы в двух колонках: в валюте (для инвойса) и в рублях по курсу на дату документа (для проводок). Проверьте дату — именно по ней берётся курс.

Для экспорта в страны ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) порядок подтверждения отличается: вместо таможенной декларации — заявление о ввозе с отметкой налоговой страны покупателя.

Отдельно стоит вопрос с входным НДС по приобретённым товарам, которые вы отправляете на экспорт. Здесь важно, сырьевой товар или нет:

• 🟢 несырьевые товары — входной НДС принимается к вычету в общем порядке, не дожидаясь подтверждения нулевой ставки;
• 🔴 сырьевые товары (минеральные продукты, металлы, древесина и прочие по перечню Правительства) — вычет возможен только в том квартале, когда подтверждён экспорт, и требует раздельного учёта входного НДС.

Поэтому, если торгуете сырьём, настройте в учётной политике раздельный учёт НДС — иначе вычет по экспортной партии зависнет вместе с неподтверждённой ставкой.

Печатная форма инвойса: где её взять и как подключить

Здесь кроется главная сложность. В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 документ реализации печатает товарную накладную , счёт-фактуру и УПД — готовой формы «Инвойс» на английском в базовой поставке обычно нет. Есть три рабочих пути.

Внешняя печатная форма. Самый частый вариант. Файл формы (его делает программист или берут готовый под вашу конфигурацию) подключается так: включите в Главное → Функциональность → вкладка Печатные формы, отчёты и обработки использование дополнительных обработок, затем в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки добавьте файл. После этого инвойс появится в меню Печать документа реализации.

Конфигурации для торговли. Если компания ведёт ВЭД-операции в 1С:Управление торговлей или ERP, там инвойс и упаковочный лист встречаются в составе печатных форм чаще, чем в бухгалтерской программе. Путь к печати смотрите в самом документе реализации — командная панель Печать.

Ручной шаблон. Когда поставки разовые, инвойс заполняют в заранее сделанном шаблоне Word или Excel, перенося данные из проведённой реализации. Долго, но без доработок конфигурации.

Что обязательно указать в инвойсе

Инвойс примут на таможне и в банке, только если в нём есть полный набор реквизитов. Описание товара в инвойсе должно совпадать с декларацией и контрактом — расхождение в формулировках задерживает груз.

Отдельно про условия поставки по Инкотермс — они определяют, в какой момент риски и расходы переходят к покупателю, и влияют на цену. Самые ходовые:

Выбранный термин пишут в инвойсе с указанием географического пункта, например FCA Москва или CIF Shanghai. Он должен совпадать с условием из контракта.

Нумерация инвойсов ведётся отдельной сквозной серией в пределах года — так проще сверяться с банком и таможней. Привязывать номер инвойса к номеру реализации в 1С не обязательно, но номер должен быть уникальным и неповторяющимся.

Инвойс почти никогда не едет в одиночку. К нему обычно прикладывают:

• 📦 упаковочный лист (packing list) — что, в какой таре и сколько мест отгружено;
• 📋 спецификацию к контракту, если ассортимент большой;
• 🚚 транспортные документы (CMR, коносамент, авианакладную) в зависимости от вида перевозки.

Данные в этих документах не должны противоречить инвойсу: вес, количество мест и описание товара сверяют построчно. Расхождение хотя бы в одной позиции — повод для задержки на таможне.

Валютный контроль: нужно ли ставить контракт на учёт

Выставить инвойс мало — экспортный контракт может потребовать постановки на учёт в банке. Это пришло на смену паспорту сделки.

Порог для экспортных контрактов — сумма обязательств от 6 млн рублей в эквиваленте (для импортных и кредитных — от 3 млн). Если ваш контракт дешевле порога, на учёт его ставить не нужно, но банк всё равно запросит документы по сделке.

При постановке на учёт банк присваивает контракту уникальный номер (УНК). Дальше по каждой отгрузке и оплате подаются документы валютного контроля:

• 📑 справка о подтверждающих документах (СПД) — после отгрузки, вместе с копией инвойса и таможенной декларации;
• ⏱ срок подачи СПД — не позднее 15 рабочих дней после месяца, в котором оформлены документы.

Кроме СПД, по контракту на учёте банк ведёт ведомость банковского контроля — сводную таблицу всех отгрузок и платежей. Инвойс в ней выступает основанием отгрузки, а поступление валюты — закрытием обязательства. Если суммы по инвойсам и по платежам расходятся, банк запросит пояснения.

Ещё одно требование валютного законодательства — срок получения оплаты. Внешнеторговый контракт должен содержать срок, в который иностранный покупатель расплатится (ст. 19 Федерального закона № 173-ФЗ). Банк контролирует поступление выручки в этот срок, поэтому условие оплаты в инвойсе и в контракте должны совпадать.

1С:Бухгалтерия сами формы валютного контроля не заполняет — их готовят в банк-клиенте. Но данные для них (сумма, дата, валюта по инвойсу) берутся ровно из той реализации, по которой вы выставили инвойс, поэтому ошибка в документе всплывёт и в валютном контроле.

Проводки по экспортной реализации и курсовые разницы

После проведения реализации на экспорт 1С сформирует движения по бухучёту. Выручка отражается в рублях по курсу на дату отгрузки, НДС по ставке 0% к начислению не идёт.

Поскольку оплата от иностранного покупателя обычно приходит не день в день, валютная дебиторская задолженность по счёту 62 переоценивается. По ПБУ 3/2006 пересчёт делается на дату оплаты и на последнее число каждого месяца, пока долг не погашен.

Переоценку в 1С выполняет регламентная операция Переоценка валютных средств в составе закрытия месяца (Операции → Закрытие месяца). Вручную курсовые разницы считать не нужно — программа сделает это по загруженным курсам.

Подтверждение нулевой ставки отражается отдельно — через регламентную операцию Подтверждение нулевой ставки НДС после сбора пакета документов. До подтверждения экспортная реализация «висит» в учёте как неподтверждённая.

Частые ошибки при выставлении инвойса

Разберём то, что чаще всего приводит к переделке документа и задержке груза, — это не повтор шагов выше, а именно сбои на практике.

Частые вопросы