Выгрузка списка сотрудников из 1С:ЗУП в Excel — от списка до запроса

Самый быстрый способ выгрузить список сотрудников из 1С ЗУП — открыть Кадры → Сотрудники, нажать Ещё → Вывести список…, отметить нужные колонки и сохранить результат как .xlsx. Это две минуты работы, но в файл попадёт только то, что видно в списке: ФИО, табельный номер, подразделение, должность.

Если нужны паспорт, СНИЛС, дата рождения или стаж — берите кадровый отчёт из Кадры → Кадровые отчеты и настраивайте в нём поля. Нестандартную выборку (например, «все, кто принят в этом году на полставки») быстрее собрать универсальным отчётом или запросом.

1. Как выгрузить список сотрудников из справочника ЗУП

Справочник лежит в разных местах в зависимости от программы:

Порядок действий одинаковый:

1. Откройте список сотрудников.
2. Установите отбор, если нужна только одна организация или подразделение. Поле отбора по организации обычно стоит над списком.
3. Нажмите Ещё → Вывести список….
4. В открывшемся окне снимите галочки с лишних колонок. Переключатель «Выводить в» оставьте на «Табличный документ».
5. Нажмите «ОК» — откроется таблица.
6. Сохраните её: значок дискеты или Ctrl+S, тип файла — «Лист Excel 2007-…» (*.xlsx).

💡 Порядок строк в файле повторяет сортировку списка. Отсортируйте список по подразделению до вывода — потом не придётся сортировать в Excel.

У способа есть ограничение. В диалоге «Вывести список » доступны только колонки, которые есть в форме списка. Паспортных данных, СНИЛС и адреса там нет: они хранятся в карточке физического лица, а не сотрудника.

Как добавить колонки в список перед выводом

Часть полей можно вывести в список заранее:

1. В списке сотрудников нажмите Ещё → Изменить форму….
2. Найдите в дереве элементов нужный реквизит и поставьте на нём галочку видимости.
3. Если реквизита нет среди элементов формы, нажмите «Добавить поля» и выберите его из реквизитов объекта.
4. Нажмите «ОК» — колонка появится в списке и в диалоге вывода.

Так удобно добавлять табельный номер, дату приёма, вид занятости. Настройка сохраняется для вашего пользователя и не меняет форму у коллег.

2. Кадровые отчёты: паспорт, СНИЛС, контакты и стаж

Когда в выгрузке нужны личные данные, правильный путь в ЗУП 3.1 — Кадры → Кадровые отчеты. Откроется панель с вариантами отчётов о персонале. Для выгрузки списка чаще всего берут два:

• 📋 «Штатные сотрудники» — кто работает на дату: организация, подразделение, должность, дата приёма, вид занятости.
• 🪪 «Личные данные сотрудников» — дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес, телефон.

Рядом в той же панели есть варианты по стажу, образованию, дням рождения и воинскому учёту. Логика работы с любым из них одна:

1. Выберите вариант и откройте его.
2. Укажите дату или период, организацию, при необходимости подразделение.
3. Нажмите «Сформировать».
4. Сохраните результат в .xlsx через значок дискеты.

Какой вариант брать под конкретную задачу

Для банка состав полей задаёт сам банк в договоре. Сначала попросите у него образец файла, потом настраивайте отчёт под колонки образца — так не придётся переставлять столбцы вручную каждый раз.

В БП 3.0 кадровых отчётов меньше. Если в разделе Зарплата и кадры нужного отчёта нет, используйте способ 4 — универсальный отчёт.

3. Настройка состава полей и колонок отчёта

Стандартный вариант почти никогда не совпадает с тем, что просит руководитель или банк для зарплатного проекта. Перестраивать его можно без программиста.

Добавить или убрать колонки

1. В сформированном отчёте нажмите «Настройки».
2. Переключите вид настроек на «Расширенный» — появятся вкладки с полями, отборами и сортировкой.
3. На вкладке с полями отметьте нужные. Через кнопку добавления можно «провалиться» в реквизиты: Сотрудник → Физическое лицо → Дата рождения.
4. Снимите галочки с лишних полей и перетащите оставшиеся в нужном порядке.

Отбор и группировки

• 🔍 Отбор — оставит только одно подразделение, только основное место работы или только принятых за период.
• 🗂️ Группировки — разбивка по подразделениям с подзаголовками. Для Excel она мешает: строки-группы ломают фильтр и сводную таблицу. Перед выгрузкой в Excel уберите группировки и оставьте детальные записи — получится плоская таблица.
• ↕️ Сортировка — по ФИО или табельному номеру.

Сохранить вариант, чтобы не настраивать заново

Нажмите Ещё → Сохранить вариант отчета…, дайте имя, например «Список для банка». В следующий раз выберите его через Ещё → Выбрать вариант отчета… или из списка вариантов.

💡 Вариант можно сделать доступным другим пользователям — это задаётся в окне сохранения. Удобно, когда одну выгрузку делают и бухгалтер, и кадровик.

Пример: шаблон «Список для банка» за пять минут

1. Откройте «Личные данные сотрудников», нажмите «Настройки», включите расширенный вид.
2. Оставьте поля: ФИО, дата рождения, вид и номер документа, адрес регистрации, телефон.
3. В отборе укажите организацию и вид занятости «Основное место работы» — совместители не задвоятся.
4. Уберите группировку по подразделениям, сортировку поставьте по ФИО.
5. Сохраните вариант под понятным именем и сформируйте отчёт.

Дальше каждый месяц достаточно открыть вариант, проверить дату и нажать «Сформировать».

4. Универсальный отчёт: любые реквизиты справочника

Если кадровые отчёты не дают нужного поля, поможет «Универсальный отчет ». Он строит таблицу по любому справочнику, документу или регистру.

1. Включите команду «Все функции»: меню ☰ → Сервис → Параметры, флажок «Отображать команду “Все функции”».
2. Откройте ☰ → Все функции → Отчеты → Универсальный отчет.
3. Тип объекта — «Справочник», объект — «Сотрудники» или «Физические лица».
4. Нажмите «Настройки» и выберите поля так же, как в способе 3.
5. Сформируйте отчёт и сохраните в .xlsx.

Справочник «Физические лица» удобен, когда нужен список людей без дублей. Справочник «Сотрудники» — когда важно место работы. Разница объяснена в разделе об ошибках ниже.

5. Консоль запросов для больших и сложных выборок

Для выборок с условиями, которые не настраиваются мышкой, используют внешнюю обработку «Консоль запросов». Её берут из комплекта обработок к платформе или с диска ИТС, открывают через ☰ → Файл → Открыть.

Пример запроса: работающие сотрудники с датой рождения, ИНН и СНИЛС.

ВЫБРАТЬ
    Сотрудники.Код КАК ТабельныйНомер,
    Сотрудники.Наименование КАК ФИО,
    Сотрудники.ГоловнаяОрганизация КАК Организация,
    Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения,
    Сотрудники.ФизическоеЛицо.ИНН КАК ИНН,
    Сотрудники.ФизическоеЛицо.СтраховойНомерПФР КАК СНИЛС
ИЗ
    Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
    НЕ Сотрудники.ВАрхиве
    И НЕ Сотрудники.ПометкаУдаления
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    ФИО

Результат выводится в таблицу внизу консоли. Её выгружают в табличный документ и сохраняют как .xlsx.

Подразделение и должность хранятся не в справочнике, а в кадровых регистрах. Чтобы добавить их, откройте конструктор запроса в консоли и выберите регистр текущих кадровых данных сотрудников. Конструктор сам покажет точные имена полей и связи.

Выгрузка в MXL и перенос сотрудников в другую базу

MXL — родной формат табличного документа 1С. Любой список или отчёт из способов 1–5 можно сохранить в нём: при сохранении выберите тип «Табличный документ (*.mxl)». Такой файл открывается в 1С и в бесплатной программе просмотра файлов 1С, но не в Excel.

Когда MXL полезен:

• 📦 Нужно передать таблицу коллеге с 1С без потери оформления.
• 🔁 Список готовят к загрузке в другую базу обработкой загрузки данных из табличного документа.
• 💾 Таблица большая, и сохранение в Excel идёт долго: MXL записывается быстрее, а в .xlsx его можно пересохранить позже.

Если цель — перенести не таблицу, а сами элементы справочника со всеми связями, MXL не подойдёт. Для этого есть типовые механизмы переноса данных между конфигурациями (например, из БП в ЗУП) и обработка выгрузки и загрузки данных в XML. Загрузку в рабочую базу делайте только после резервной копии: ошибка сопоставления плодит дубли физических лиц, и чистить их долго.

Если сотрудников тысячи: как выгрузить без зависаний

На базе в 200–300 человек любой способ отрабатывает за секунды. Проблемы начинаются от нескольких тысяч сотрудников с историей за много лет.

Что помогает:

1. Сужайте отбор. Выгружайте по организации или подразделению, а не всю базу сразу. Пять файлов по 2 000 строк соберутся быстрее одного на 10 000.
2. Убирайте лишние поля. Каждое поле через точку (Физическое лицо → Паспорт) — это дополнительное соединение таблиц в запросе.
3. Отключайте группировки и итоги. Плоская таблица строится заметно быстрее.
4. Сохраняйте в MXL, а не сразу в Excel, если запись .xlsx зависает.
5. Не выводите огромный список через «Вывести список». Динамический список при выводе дочитывает все строки, и на десятках тысяч записей форма надолго замирает. Для таких объёмов берите отчёт или запрос.
6. Запускайте тяжёлые выгрузки вне пиковых часов, когда идёт расчёт зарплаты и в базе работают все расчётчики.

Excel вмещает 1 048 576 строк на листе, так что упереться в его лимит со списком сотрудников практически невозможно. Узкое место всегда на стороне 1С.

Что ломается при выгрузке и как это поправить

Частые вопросы