Складской учёт в 1С: что осваивать и в каком порядке
Содержание
Выучить 1С Склад с нуля реально за 4–6 недель, если идти по цепочке движения товара: справочники → поступление → хранение и перемещения → отгрузка → отчёты. Отдельной типовой программы «1С:Склад» на платформе 8.3 нет. Склад ведут в 1С:Управление торговлей 11 (УТ), Комплексной автоматизации (КА), ERP и, в упрощённом виде, в 1С:Бухгалтерии 3.0 (БП).
Для обучения начинающим пользователям лучше всего подходит УТ 11: в ней есть ордерная схема, адресное хранение, работа со штрихкодами и терминалами. Бухгалтеру хватит БП 3.0. Кладовщику крупного распределительного центра понадобится отдельная WMS-система, но базу всё равно дают УТ или ERP.
Какую конфигурацию выбрать для изучения склада
Учиться «складу вообще» неудобно: названия документов и разделов в разных программах отличаются. Выберите одну конфигурацию под свою цель и держитесь её первые недели.
| Цель | Конфигурация | Что там есть по складу |
|---|---|---|
| Работать кладовщиком, оператором склада, менеджером по закупкам | 1С:Управление торговлей 11 | Ордерная схема, ячейки, отбор и размещение, пересчёты, ТСД |
| Вести учёт товаров как бухгалтер | 1С:Бухгалтерия 3.0 | Счёт 41, 10, 43; поступление, перемещение, инвентаризация, списание |
| Работать на производственном предприятии | КА 2 или ERP 2 | Всё, что в УТ, плюс материалы в производство и выпуск продукции |
| Управлять большим адресным складом | 1С:WMS Логистика. Управление складом (решение компании AXELOT) | Задания, маршруты отбора, волны, мобильные терминалы |
💡 КА и ERP построены на том же складском блоке, что и УТ 11. Документы «Приходный ордер на товары», «Перемещение товаров», «Пересчёт товаров» там те же. Освоили склад в УТ — перейдёте в ERP без переучивания.
Где взять базу для тренировки
- 🎓 Учебная версия 1С:Предприятие 8.3 — стоит недорого и запускается без лицензии, но ограничивает объём данных. Для тренировки этого хватает.
- 🧪 Демонстрационная база — ставится вместе с конфигурацией из шаблона. В ней уже есть номенклатура, склады и документы, можно смотреть живые примеры.
- 🏢 Копия рабочей базы — если вы уже работаете в компании. Только копия: эксперименты в рабочей базе портят остатки и себестоимость.
Шаг 1. Нормативно-справочная информация: номенклатура и склады
Справочники — фундамент. Если номенклатура заведена криво, ни одна инструкция по документам не поможет: остатки будут двоиться, а отчёты врать.
Что изучить в первую очередь в УТ 11 (раздел НСИ и администрирование):
- Виды номенклатуры. Задают, есть ли у товара характеристики (цвет, размер), серии (сроки годности, партии), упаковки. Вид выбирают при создании карточки, и менять его потом неудобно.
- Номенклатура. Карточка товара : наименование, артикул, единица хранения, ставка НДС, штрихкоды.
- Единицы измерения и упаковки. Хранить в штуках, а закупать коробками по 12 шт. — типичная ситуация, разберитесь с ней на практике.
- Склады и магазины. Тип склада (оптовый, розничный), ордерная схема, адресное хранение, ответственный.
- Партнёры и контрагенты. Нужны для поступления и отгрузки, хотя к складу относятся косвенно.
В БП 3.0 то же самое лежит проще: Справочники → Товары и услуги → Номенклатура и Справочники → Товары и услуги → Склады. Характеристик и упаковок там нет, учёт идёт по счетам 41, 10, 43.
Самая частая ошибка новичка — завести один товар дважды: «Бумага А4» и «Бумага офисная А4». Перед созданием карточки ищите по артикулу и по части названия.
Функциональные опции
Многие складские возможности в УТ 11 по умолчанию выключены. Включают их в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Пройдитесь по этому разделу и прочитайте подсказки к каждой галочке: так вы за полчаса увидите, что вообще умеет программа.
Шаг 2. Поступление товаров на склад
Приход товара — первая операция, которую дают новичку. В УТ 11 его оформляют документом «Приобретение товаров и услуг» (Закупки → Документы закупки (все)). В БП 3.0 — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
Чему научиться на этом шаге:
- 📥 Создать поступление вручную и на основании заказа поставщику.
- 📄 Загрузить входящий УПД из ЭДО или из файла, сопоставить номенклатуру поставщика со своей.
- 🔢 Поставить товар в нужной единице и упаковке.
- 🧾 Проверить цены, НДС и сумму по документу поставщика.
- 🏷️ Зарегистрировать штрихкоды новых товаров прямо при приёмке.
Ордерная схема при приёмке
Это главная тема, которая отличает пользователя склада от оператора, умеющего «провести накладную ». При ордерной схеме приход разделён на два документа:
| Документ | Кто оформляет | Что отражает |
|---|---|---|
| Приобретение товаров и услуг | Менеджер или бухгалтер | Долг перед поставщиком, стоимость, НДС |
| Приходный ордер на товары | Кладовщик | Фактическое количество, принятое на склад |
Порядок документов может быть любым: товар пришёл раньше накладной или наоборот. Расхождения видны в отчётах по ордерам. Попробуйте в учебной базе оба варианта и посмотрите, как меняются остатки.
💡 Для тренировки создайте два склада: один без ордерной схемы, второй с ней. Проведите одинаковое поступление на оба и сравните, что видит кладовщик в разделе Склад и доставка.
Шаг 3. Запасы, перемещения и инвентаризация
Когда товар лежит на складе, с ним происходит много операций. Освойте их по списку ниже, на каждую — 2–3 документа в учебной базе.
| Операция | Документ в УТ 11 | Аналог в БП 3.0 |
|---|---|---|
| Перевезти товар между складами | Перемещение товаров | Перемещение товаров (Склад → Перемещения товаров) |
| Посчитать фактический остаток | Пересчёт товаров | Инвентаризация товаров (Склад → Инвентаризация товаров) |
| Оформить излишек | Оприходование излишков товаров | Оприходование товаров |
| Оформить недостачу | Списание недостач товаров | Списание товаров |
| Пересорт (один товар вместо другого) | Пересортица товаров | Списание и оприходование с пояснением в комментарии |
| Списать на нужды компании | Внутреннее потребление товаров | Требование-накладная (для материалов) |
| Собрать комплект из частей | Сборка (разборка) товаров | Комплектация номенклатуры |
Инвентаризация как отдельный навык
Пересчёт — обязательная операция для кладовщика. Потренируйтесь на сценарии: распечатали бланк пересчёта, внесли факт, увидели расхождения, оформили излишки и недостачи. Так вы поймёте, почему пересорт нельзя закрывать парой «списание + оприходование» без разбора.
Адресное хранение
На складах с ячейками товар принимают в зону приёмки, а потом размещают по ячейкам. Списание тоже идёт из конкретных ячеек. В УТ 11 для этого есть документ «Отбор (размещение) товаров». Ячейки создают в отдельном справочнике, привязанном к складу.
Включайте адресное хранение в учебной базе только после того, как уверенно работаете с ордерной схемой. Без неё оно не работает , а разбираться с двумя механизмами сразу тяжело.
Шаг 4. Отгрузка покупателю и терминалы сбора данных
Отгрузка — зеркало поступления. В УТ 11 её оформляют документом «Реализация товаров и услуг» (Продажи → Документы продажи (все)), при ордерной схеме кладовщик дополнительно делает «Расходный ордер на товары». В БП 3.0 — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
Последовательность для отработки:
- Заказ клиента с резервированием товара.
- Задание кладовщику на отбор (при ордерной схеме — распоряжение на отгрузку).
- Расходный ордер: кладовщик собирает товар и фиксирует факт.
- Реализация: документ для покупателя и бухгалтерии.
- Печать УПД или ТОРГ-12 и отправка по ЭДО.
Как устроена работа с ТСД
Терминал сбора данных (ТСД) — сканер штрихкодов со своей памятью и экраном. В 1С с ним работают двумя способами:
- 🔌 Офлайн (пакетный режим). Справочник товаров выгружают в терминал, кладовщик сканирует, затем данные загружают в документ. Подключают через
НСИ и администрирование → РМК и оборудование → Подключаемое оборудование, нужен драйвер производителя. - 📶 Онлайн. Терминал по Wi-Fi работает с базой напрямую через мобильное приложение. Обычно это отдельное решение партнёров 1С, например «Склад 15» компании «Клеверенс».
Для обучения ТСД не обязателен. Начните с обычного USB-сканера штрихкодов: он работает как клавиатура, и в большинстве документов можно сканировать товар прямо в табличную часть. Логика поиска товара по коду та же, что у ТСД, так что навык потом переносится.
При маркированных товарах (обувь, одежда, молочка) сканируют не EAN-13, а коды маркировки. Логика отгрузки там другая, и это отдельная большая тема — беритесь за неё, когда уверенно работаете с обычными товарами.
Шаг 5. Складские отчёты и анализ данных
Без отчётов вы не поймёте, правильно ли провели документы. Каждый раз после операции открывайте отчёт и смотрите, что изменилось.
| Отчёт (УТ 11) | Для чего |
|---|---|
| Ведомость по товарам на складах | Приход, расход и остаток за период по складам и товарам |
| Остатки и доступность товаров | Сколько лежит, сколько в резерве, сколько можно продать |
| Отчёты по ордерам и распоряжениям | Что ожидается к приёмке и отгрузке, где расхождения |
В БП 3.0 главные инструменты — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (или 10) с разворотом по номенклатуре и складам. Для быстрой проверки удобен и анализ субконто по номенклатуре.
💡 Научитесь настраивать отчёт: добавить группировку
по складу, отбор по группе номенклатуры, сохранить вариант. Большинство отчётов в 1С построены на СКД, и кнопка Настройки открывает одинаковое окно почти везде. Навык окупается во всех конфигурациях.
Что смотреть, если остатки «не бьются»
- 🔁 Документ записан, но не проведён — в списке он без зелёной галочки.
- 📅 Документ проведён задним числом, а отчёт сформирован на другую дату.
- 🏬 Товар ушёл не на тот склад — проверьте реквизит склада в шапке.
- 🧩 В УТ 11 приходный ордер есть, а приобретения нет (или наоборот) — смотрите отчёт по ордерам.
План самостоятельного обучения по неделям
Расписание рассчитано на 1–1,5 часа в день. Если вы бухгалтер и учите только БП 3.0, хватит первых трёх недель.
| Неделя | Тема | Результат |
|---|---|---|
| 1 | Интерфейс, справочники, функциональные опции | Завели 20 товаров разных видов, 3 склада |
| 2 | Поступление, ордерная схема при приёмке | Провели 10 поступлений, загрузили УПД из файла |
| 3 | Перемещения, пересчёт, излишки, недостачи, списание | Провели полную инвентаризацию одного склада |
| 4 | Заказы клиентов, резервы, отгрузка, расходные ордера | Отгрузили 10 заказов по полной цепочке |
| 5 | Отчёты, настройка вариантов, сканер штрихкодов | Собрали свой отчёт по остаткам с группировкой |
| 6 | Адресное хранение или маркировка — по задачам работы | Разместили и отобрали товар по ячейкам |
Чего избегать при самостоятельном обучении
- 🚫 Учить по роликам о старых версиях. В УТ 10.3 и БП 2.0 другие документы и меню, вы потратите время на то, что уже не работает.
- 🚫 Проводить документы не глядя в отчёт. Каждая операция должна заканчиваться проверкой остатка, иначе ошибки накапливаются незаметно.
- 🚫 Включать все опции сразу. Характеристики, серии, ячейки и ордера одновременно запутают даже опытного пользователя. Добавляйте по одной.
- 🚫 Пропускать исправление ошибок. Отмените проведение, исправьте документ задним числом и посмотрите, что стало с остатками. На работе это пригодится в первую же неделю.
Ресурсы для изучения
- 📘 Встроенная справка 1С. Клавиша
F1в любом документе открывает описание этой формы. Недооценённый источник: там объяснены почти все поля. - 🎓 Курсы в учебных центрах-партнёрах 1С. Есть курсы по УТ 11 для пользователей, в том числе отдельно по складскому блоку. Обычно это 3–5 дней, ориентировочно 15–30 тыс. руб.
- 📝 Сертификация «1С:Профессионал» по Управлению торговлей. Тест показывает пробелы. Есть бесплатный тренировочный режим, прохождение в учебном центре платное.
- 💼 Видео и курсы на открытых платформах. Выбирайте материалы по актуальной редакции УТ 11 с интерфейсом «Такси», старые ролики по УТ 10.3 путают.