Пять способов сохранить документ 1С в файл Excel

Чтобы вывести документ из 1С в Excel, откройте его печатную форму через кнопку Печать, нажмите в окне предпросмотра кнопку сохранения (значок дискеты) и отметьте формат «Лист Microsoft Excel 2007» — получится файл .xlsx. Если нужна не печатная форма, а таблица товаров или список документов, используйте команду Ещё → Вывести список…: она переносит строки в табличный документ, который сохраняется в Excel тем же способом.

Всё ниже относится к платформе 1С:Предприятие 8.3 с интерфейсом «Такси» и одинаково работает в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигурациях: механизм выгрузки встроен в платформу, а не в конкретное решение.

Какой способ выгрузки выбрать под вашу задачу

От цели зависит, что именно вы получите в Excel. Печатная форма — это «картинка» документа с объединёнными ячейками. Список — ровная таблица, с которой удобно считать.

💡 Если файл будут дальше обрабатывать формулами или сводной таблицей, берите список или отчёт. Печатную форму в Excel пересчитывать неудобно: объединённые ячейки мешают сортировке и фильтрам.

Способ 1. Выгрузка списка и табличной части через меню «Ещё»

Команда «Вывести список » есть почти в любой таблице управляемой формы: в журнале документов, в справочнике, в табличной части самого документа.

Выгрузка товаров или услуг из документа

1. Откройте документ, например «Реализация (акт, накладная, УПД)».
2. Перейдите на вкладку с таблицей — «Товары» или «Услуги».
3. В командной панели над таблицей нажмите Ещё → Вывести список….
4. В открывшемся окне снимите галочки с лишних колонок. Порядок колонок меняется стрелками.
5. В поле «Выводить в» оставьте «Табличный документ» и нажмите ОК.
6. В новом окне с таблицей сохраните результат: Ctrl+S или главное меню (значок с тремя полосками слева вверху) Файл → Сохранить как….
7. В поле «Тип файла» выберите «Лист Excel 2007-… (*.xlsx)» и укажите папку.

Выгрузка журнала документов

Порядок тот же, только начинается с журнала. Сначала настройте отбор: период, организацию, контрагента. «Вывести список» берёт строки с учётом отбора.

• 📌 Если нужны только некоторые документы, выделите их с Ctrl и в окне вывода отметьте флажок «Только выделенные».
• 📌 Колонки, которых нет в списке, добавьте заранее через Ещё → Изменить форму… — иначе их не будет и в выгрузке.
• 📌 Сортировку задайте до вывода: щелчок по заголовку колонки в списке.

Второй вариант в поле «Выводить в» — «Текстовый документ». Он даёт строки, разделённые табуляцией, без оформления. Такой файл подходит для загрузки в стороннюю программу, но для работы в Excel табличный документ удобнее: сохраняются ширина колонок, жирные заголовки и числовые форматы.

Быстрый вариант для небольшого фрагмента — копирование. Выделите нужные ячейки в табличном документе 1С, нажмите Ctrl+C и вставьте в Excel через Ctrl+V. Для пары десятков строк это быстрее, чем сохранять файл.

Способ 2. Как сохранить печатную форму документа в Excel

Печатная форма нужна, когда документ уходит за пределы бухгалтерии: клиенту, в банк, аудитору.

1. Откройте документ или выделите его в журнале.
2. Нажмите Печать и выберите нужную форму: ТОРГ-12, УПД, счёт на оплату.
3. В окне предпросмотра нажмите кнопку «Сохранить» (значок дискеты).
4. В окне сохранения отметьте формат. Можно выбрать сразу несколько: Excel, PDF, Word.
5. Выберите «Сохранить на диск» или «Прикрепить к документу», если файл нужен прямо в карточке.

Флажок «Упаковать в архив» собирает файлы в один ZIP. Удобно, когда печатаете пачку документов: за один раз получите архив, а не двадцать отдельных файлов.

Несколько документов за раз

Выделите в журнале несколько документов и нажмите Печать. Все формы откроются в одном окне предпросмотра, друг под другом. При сохранении в Excel они попадут в один файл. Если каждому контрагенту нужен свой файл, печатайте документы по одному или разделите готовую книгу в Excel.

Что проверить перед отправкой файла контрагенту

• 🔎 Печать и подпись. Факсимиле подставляются в форму, только если они загружены в карточку организации. Без них в Excel будут пустые места под подписи.
• 🔎 Защита от правок. Excel-файл легко изменить. Для юридически значимой отправки надёжнее PDF или документ через ЭДО.
• 🔎 Масштаб печати. Параметры страницы из 1С переносятся в Excel не всегда точно. Откройте предпросмотр в Excel и при необходимости задайте «Вписать лист в одну страницу».
• 🔎 Имя файла. 1С подставляет название формы и номер документа. Если отправляете пачку, переименуйте файлы так, чтобы получатель их не перепутал.

Если вид формы в Excel не устраивает

Печатная форма строится по макету. Изменить его можно без программиста: в Бухгалтерии 3.0 это Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Отредактированный макет сохраняется в базе, исходный можно в любой момент вернуть.

Не правьте макеты регламентированных форм (УПД, счёт-фактура) без проверки: состав реквизитов задан нормативно.

Способ 3. Выгрузка отчёта на СКД в таблицу Excel

Когда нужен свод по документам — продажи по клиентам, поступления за квартал, — удобнее отчёт, а не ручная выгрузка списков. Большинство отчётов типовых конфигураций построено на системе компоновки данных (СКД). У них общий механизм: сформировали, сохранили.

1. Откройте отчёт и задайте период и отборы.
2. Нажмите Сформировать.
3. Щёлкните по таблице результата, чтобы она стала активной.
4. Сохраните через Ctrl+S или главное меню Файл → Сохранить как…, тип файла — xlsx.

Как получить «плоскую» таблицу без группировок

Группировки СКД переходят в Excel как свёрнутые уровни и пустые строки с итогами. Для сводной таблицы это лишнее.

• ✅ Откройте настройки отчёта кнопкой Настройки и переключите вид на расширенный.
• ✅ На вкладке структуры оставьте одну группировку — детальные записи — или уберите вложенные уровни.
• ✅ Отключите вывод общих итогов, если будете считать их в Excel сами.
• ✅ Сохраните настройку как вариант отчёта: в следующий раз выгрузка займёт два клика.

Универсальный отчёт для выгрузки документов

В конфигурациях на БСП (Бухгалтерия 3.0, УТ 11, ЗУП 3.1) есть «Универсальный отчет ». В нём выбирают тип данных «Документ», конкретный вид документа и таблицу — шапку или табличную часть. На выходе — таблица по всем документам за период с нужными полями. Это лучший способ, когда нужно выгрузить, например, все строки товаров из всех реализаций за месяц одним файлом.

Форматы файла и кодировка: xlsx, xls, csv

При сохранении табличного документа 1С предлагает несколько форматов. Для Excel важны три.

Формат .mxl — собственный формат табличного документа 1С. Excel его не откроет, но он полезен, если файл будут снова открывать в 1С.

Проблемы с кодировкой в текстовых файлах

В xlsx кодировка не нужна: текст хранится в Юникоде, кириллица отображается правильно. Проблема возникает с текстовыми выгрузками. Excel при двойном щелчке открывает CSV в кодировке системы, и кириллица из файла UTF-8 превращается в «кракозябры».

Решение на стороне Excel:

1. Откройте пустую книгу.
2. Вкладка Данные → Из текстового/CSV-файла.
3. В поле «Источник файла» выберите 65001: Юникод (UTF-8).
4. Проверьте разделитель — табуляция или точка с запятой — и нажмите «Загрузить».

Числа, которые Excel считает текстом

Иногда суммы в Excel выравниваются по левому краю, а СУММ даёт ноль. Причина — неразрывный пробел между разрядами: «12 500,00» попадает в ячейку как строка. Чаще это бывает при копировании через буфер, а не при сохранении в xlsx.

Как исправить: выделите столбец, Ctrl+H, в поле «Найти» введите неразрывный пробел (Alt+0160 на цифровой клавиатуре), поле «Заменить» оставьте пустым. После замены числа станут числами.

Внешние обработки и программная выгрузка

Стандартных средств хватает для разовых задач. Когда выгрузка повторяется каждый день или нужен файл строго заданной структуры, подключают обработку.

Подключение готовой обработки

В Бухгалтерии 3.0 и других конфигурациях на БСП:

1. Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки».
2. Перейдите по ссылке «Дополнительные отчеты и обработки» и нажмите Добавить из файла….
3. Платформа покажет предупреждение о безопасности — подтвердите, только если источник обработки вам известен.
4. Укажите, в каких разделах обработка будет доступна, и запишите.

Сохранение табличного документа кодом

Если вы пишете свою обработку или расширение, табличный документ сохраняется в xlsx одним методом:

// ТабДок — уже заполненный ТабличныйДокумент
ИмяФайла = КаталогВременныхФайлов() + "Реализация.xlsx";
ТабДок.Записать(ИмяФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);

На сервере файл сохраняется на диске сервера. Чтобы отдать его пользователю, файл помещают во временное хранилище и передают на клиент. Для регламентной выгрузки по расписанию код ставят в регламентное задание — тогда выгрузка не зависит от того, открыта ли программа у бухгалтера.

Консоль запросов

Если нужна выборка, которую не даёт ни один отчёт, специалист пишет запрос в консоли запросов. Результат выводится в табличный документ и сохраняется в Excel так же, как любой отчёт. Это быстрый путь для разовой нестандартной выгрузки без доработки конфигурации.

Почему не сохраняется файл и другие проблемы при выгрузке

Отдельно о датах. Если в Excel даты показываются как числа вроде «46000», задайте ячейкам формат «Дата». Если даты легли текстом с точками и не сортируются, используйте Данные → Текст по столбцам с форматом столбца «Дата» (ДМГ).

Частые вопросы