Доверенность на получение товара в 1С: от документа до бланка М-2 на руках у водителя

Чтобы вывести доверенность в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, откройте Покупки → Доверенности, создайте документ, укажите сотрудника, поставщика и перечень ценностей, затем нажмите Печать и выберите форму М-2 или М-2а. Бланк сразу готов к подписи руководителя и главного бухгалтера.

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP доверенности лежат в разделе закупок, а печатные формы те же. Пошагово ниже: что заполнить, чтобы на бланке не остались пустые строки паспорта и подписей, и чем бумажная доверенность отличается от машиночитаемой для ЭДО.

Какие доверенности печатает 1С и когда нужна каждая

Документ «Доверенность» в типовых конфигурациях нужен для одного сценария: сотрудник едет к поставщику и получает товар или материалы от имени организации. Для этого программа выводит две формы.

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года унифицированные бланки не обязательны: организация может утвердить свою форму в учётной политике. На практике почти все продолжают печатать М-2 — её понимают склады любых поставщиков.

Кроме этих двух, в работе встречаются:

• 🖊 доверенность в свободной форме — на представление интересов в банке, налоговой, суде. Документом «Доверенность» её не оформляют, текст готовят отдельно;
• 💻 машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронная, для подписания документов в ЭДО подписью сотрудника. Это отдельный механизм, о нём ниже.

Как вывести доверенность М-2 в 1С:Бухгалтерия 3.0 по шагам

Шаг 1. Подготовьте справочники

Бланк заполняется из трёх мест. Если одно из них пустое, в доверенности будет пробел:

1. Карточка физического лица сотрудника: ФИО и данные документа, удостоверяющего личность (серия, номер, кем и когда выдан). Открывается из Справочники → Физические лица или из карточки сотрудника.
2. Карточка организации : ИНН, КПП, адрес, банковский счёт — они попадают в шапку бланка.
3. Ответственные лица организации: руководитель и главный бухгалтер. Их ищите в карточке организации, по ссылке со списком подписей.

Шаг 2. Создайте документ

1. Откройте Покупки → Доверенности.
2. Нажмите Создать.
3. Номер и дата проставятся сами. Нумерация сквозная в пределах организации.

Шаг 3. Заполните шапку

• Организация — если в базе их несколько, проверьте, от чьего имени выдаётся доверенность.
• Действительна до — дата окончания. По сложившейся практике для М-2 ставят короткий срок, обычно до 15 дней.
• Физическое лицо — кому выдана. Выбирается из справочника физлиц, а не из списка контрагентов.
• Контрагент — поставщик, у которого получают ценности.
• Договор и банковский счёт поставщика — по необходимости.
• По документу — номер и дата счёта или наряда, по которому идут за товаром. На бланке это строка «На получение от … материальных ценностей по …».

Шаг 4. Заполните табличную часть

Во вкладке с товарами перечислите ценности: номенклатура или текстовое описание, единица измерения, количество прописью программа выведет сама.

Два рабочих приёма:

• 🧾 Если ценностей много и они разнородные, вместо перечня строкой пишут «Товарно-материальные ценности по счёту № … от …». Поставщики это принимают.
• 📦 Если перечень уже есть в счёте поставщика, проще создать доверенность через кнопку Создать на основании прямо из этого документа — товары перенесутся. Проверьте, какие документы в вашем релизе предлагают создание доверенности в этом меню.

Шаг 5. Выведите на печать

1. Нажмите Записать.
2. В командной панели документа откройте Печать.
3. Выберите Доверенность (М-2) или Доверенность (М-2а).
4. В окне печатной формы проверьте бланк и нажмите кнопку печати.

Шаг 6. Если в выданной доверенности ошибка

Исправлять напечатанный и подписанный бланк от руки нельзя: склад поставщика вправе его не принять. Порядок такой:

1. Заберите у сотрудника ошибочный бланк, если он уже выдан.
2. В 1С откройте документ, исправьте реквизит и распечатайте бланк заново. Номер и дата остаются прежними, если доверенность ещё никто не видел.
3. Если старый бланк уже ушёл поставщику, создайте новую доверенность с новым номером. В комментарии старой отметьте, что она аннулирована.

Пример. Доверенность № 47 выдали на получение 120 кг краски, а в счёте поставщика 210 кг. Если бланк ещё у вас — правите количество в документе № 47 и печатаете снова. Если водитель уже уехал со старым бланком — оформляете № 48 на 210 кг, а № 47 помечаете аннулированной.

Где доверенности в 1С:Управление торговлей 11 и ERP

В УТ 11 и ERP документ живёт в подсистеме закупок, печатные формы М-2 и М-2а те же. Отличия — в источниках заполнения.

Особенности УТ 11 и ERP:

• 🔗 Доверенность удобно создавать из заказа поставщику через Создать на основании: подтянутся поставщик, договор и товары.
• 🏷 Товары в табличной части привязаны к номенклатуре и характеристикам. Если поставщик называет позиции иначе, на бланке будет ваше наименование — сверьте его со счётом заранее.
• 👤 Получателя выбирают из физических лиц. В УТ 11 нет кадрового учёта, поэтому паспортные данные вносят прямо в карточку физлица.

Своя форма доверенности вместо М-2

Если учётная политика утверждает собственный бланк, есть три пути — от простого к трудоёмкому.

Правку макета делают так: откройте печатную форму, затем через меню формы перейдите в режим изменения макета. Изменённый макет хранится в базе отдельно от конфигурации, поэтому обновление его не затрёт. Вернуться к типовому варианту можно из того же списка макетов.

Почему бланк печатается с пустыми полями и как это исправить

Электронная доверенность: Диадок, СБИС и 1С-ЭДО

Здесь часто путают две разные вещи.

Бумажная М-2 в электронном виде. Если поставщик просит прислать доверенность заранее, её отправляют сканом или файлом. Через 1С-ЭДО можно отправить произвольный документ с вложением — это сообщение, юридически оно не заменяет бланк с подписью руководителя, если стороны так не договорились.

Машиночитаемая доверенность (МЧД). Она нужна, когда сотрудник подписывает документы в ЭДО своей подписью физлица, а не подписью руководителя. Формат МЧД задаёт ФНС, а не оператор. Поэтому доверенность, оформленная в одном сервисе, читается и в другом.

Как МЧД работает в 1С:

1. Доверенность выпускают и регистрируют в распределённом реестре ФНС — в 1С-ЭДО, в веб-интерфейсе Диадока или СБИС.
2. В 1С её загружают в список машиночитаемых доверенностей. Он открывается из настроек обмена электронными документами в разделе Администрирование.
3. При подписании документа 1С прикладывает МЧД автоматически, если подпись сотрудника и доверенность сопоставлены.

Документ «Доверенность» на получение ценностей и МЧД в 1С между собой не связаны. Первая — для склада поставщика, вторая — для подписи в ЭДО.

QR-код на доверенности: что требуется на самом деле

Законодательного требования печатать QR-код на бумажной М-2 нет. Ни ГК, ни закон о бухучёте такого реквизита не вводят. Типовая печатная форма QR-код на бланк не выводит, и это не ошибка.

QR-код и ссылку на проверку чаще встречают у МЧД. Электронную доверенность проверяют по её номеру в реестре ФНС, а сервисы ЭДО показывают её визуализацию. Если контрагент настаивает на QR-коде на бумажной доверенности — это его внутреннее правило. Решается оно своей печатной формой из раздела выше.

Другие способы получить бланк доверенности

Иногда документ в 1С не нужен или его неудобно создавать.

• 📝 Пустой бланк на подпись. Создайте доверенность без табличной части, укажите только сотрудника и срок, распечатайте. Перечень ценностей вписывают от руки на складе поставщика. Учёт по журналу сохраняется.
• 📑 Несколько доверенностей разом. В списке доверенностей выделите нужные строки и вызовите печать — 1С выведет комплект в одной печатной форме.
• 💾 Файл вместо принтера. В окне печатной формы бланк сохраняют в PDF или Excel и отправляют по почте.
• 🗂 Журнал выданных доверенностей. Список документов в разделе — это и есть журнал. Через Ещё → Вывести список его выгружают в таблицу для архива.

Документ в 1С выгоднее шаблона в Word тем, что номер, срок и получатель остаются в базе. Через полгода, при сверке с поставщиком, найдёте, кто и по какой доверенности забирал товар.

Частые вопросы