Где в 1С посмотреть остатки на складе и выгрузить их в Excel

Остатки по складу в 1С выводятся отчётом. В «Бухгалтерии 3.0» это Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для счёта 41, 10 или 43. В «Управлении торговлей 11» и ERP — отчёты раздела Склад и доставка. Отдельного экрана «склад со всеми цифрами» в 1С нет: вы всегда формируете отчёт за период или на дату и настраиваете, какие колонки и разрезы в нём видны.

Дальше — какие отчёты брать под разные задачи, как настроить отбор по складу и номенклатуре, как учесть серии и сроки годности, как выгрузить результат в Excel и настроить автоматическую рассылку. И отдельно — почему цифры в отчёте иногда не сходятся и что с этим делать.

Какой отчёт показывает остатки товаров на складе

Выбор отчёта зависит от того, что вам нужно увидеть.

Бухгалтерия предприятия 3.0. Склад здесь — это товарные счета, поэтому остатки берут стандартными бухгалтерскими отчётами:

• 📦 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — остатки и обороты по счёту 41 (товары), 10 (материалы), 43 (готовая продукция). Самый частый выбор для склада.
• 📊 Остатки и обороты — универсальный отчёт, если нужно свести несколько счетов.
• 📑 Карточка счёта — когда надо разобрать движения по конкретной позиции до документа.

Все три лежат в Отчёты → Стандартные отчёты.

Когда задача — просто увидеть, сколько товара осталось, берут ОСВ по счёту. Когда нужно понять, из чего сложился остаток и какой документ его изменил, — карточку счёта по конкретной номенклатуре. «Остатки и обороты» удобны, когда остаток и движение за период надо показать рядом в одной таблице.

Управление торговлей 11 и ERP 2.5. Складской учёт здесь отдельный, с резервами и доступностью. Остатки смотрят в разделе Склад и доставка — там собраны отчёты по складу. Для текущих остатков подходит отчёт «Остатки и доступность товаров»: он показывает не только наличие, но и зарезервированное количество, доступный остаток и то, что ожидается к поступлению. Для остатков с оборотами за период есть ведомость по товарам на складах.

Колонки этого отчёта стоит понимать правильно: в наличии — сколько физически лежит, в резерве — сколько обещано под заказы, доступно — наличие за вычетом резерва, то есть то, что реально можно продать прямо сейчас, ожидается — что подтверждено к поступлению. Решения по отгрузке принимают по доступному остатку, а не по наличию.

Как настроить отбор по складу, организации и номенклатуре

Любой отчёт по умолчанию показывает всё и часто выглядит перегруженным. Настройка решается через кнопку Настройки (или Показать настройки) в командной панели отчёта.

Порядок одинаковый для «Такси»-интерфейса всех конфигураций:

1. Откройте отчёт и задайте период или дату остатка вверху формы.
2. Нажмите Настройки и переключитесь на вид «Расширенный» — появятся вкладки отборов, полей и структуры.
3. На вкладке «Отборы» добавьте условия: конкретный склад, организация, группа номенклатуры. Для одного склада ставьте отбор Склад = ….
4. На вкладке структуры (группировок) задайте разрезы: сначала Склад, внутри — Номенклатура. Так остатки лягут по складам, а внутри каждого — по товарам.
5. Нажмите Сформировать.

Чтобы убрать нулевые строки, в настройках ОСВ есть флажок показа остатков и оборотов — снимите вывод позиций без движения и без сальдо. В отчётах УТ аналогично прячут строки с нулевым наличием через отбор по количеству больше нуля.

На той же вкладке настроек задают сортировку — например, по убыванию количества, чтобы самые ходовые позиции были сверху. Там же настраивается, какие колонки показывать: уберите лишние поля, если отчёт нужен коротким, или добавьте сумму рядом с количеством, когда важна и стоимостная оценка остатка.

Настроенный вариант удобно сохранить: Ещё → Сохранить вариант отчёта. Он появится в списке вариантов, и в следующий раз отчёт откроется уже с нужными отборами и группировками. Для регулярной работы это экономит больше всего времени: один раз настроили разрезы по складам и номенклатуре — дальше отчёт открывается готовым.

Остатки с учётом серий и сроков годности

Если по товару ведётся учёт серий или сроков годности, остатки нужно видеть в разрезе серий — иначе «100 штук» могут оказаться наполовину просроченными.

Серийный учёт включается в настройках: в УТ 11 и ERP это группа настроек склада в НСИ и администрирование, где разрешают использование серий и указывают, что по серии ведётся срок годности. Включение задаётся на уровне вида номенклатуры, поэтому серии появятся только у тех товаров, где это нужно.

Чтобы вывести остатки по сериям:

• В отчёте по складу добавьте в структуру (группировку) поле Серия под номенклатурой.
• Если настроен срок годности, в серию он подставляется из назначения серии — тогда в колонках появится дата, до которой товар годен.
• Для контроля «что скоро испортится» задайте сортировку по сроку годности и отбор по дате: срок годности раньше контрольной даты.

Пример: по молочной продукции включён учёт серий со сроком годности. В отчёте остатков с группировкой «Номенклатура → Серия» вы сразу видите, что из 200 упаковок товара 60 годны до конца месяца, а 40 — до завтра. Без разреза по серии отчёт показал бы одну строку «200 штук», и партия на выброс затерялась бы в общем остатке.

Партионный учёт (себестоимость по партиям, ФИФО) — это другая задача. Количество на складе от метода списания себестоимости не зависит, поэтому для «сколько штук лежит» хватает обычного отчёта остатков. Разбор по партиям с суммами смотрят отдельным отчётом по себестоимости товаров.

Как выгрузить складской отчёт в Excel

Готовый отчёт выгружается в таблицу в два клика. Файл на выходе — обычный .xlsx, который открывается в Excel или в бесплатных табличных редакторах.

1. Сформируйте отчёт с нужными отборами.
2. Нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты) в командной панели отчёта. Если её не видно, она есть в меню Ещё → Сохранить.
3. В окне сохранения выберите тип файла «Лист Excel 2007-…(.xlsx)» и укажите папку.

Табличный документ сохранится с видимой структурой: группировки станут сворачиваемыми строками, итоги — отдельными строками. Если нужен «плоский» список без группировок для последующей обработки (сводные таблицы, загрузка в другую систему), уберите группировки в настройках отчёта перед выгрузкой — тогда каждая строка будет самодостаточной.

Для разовой выгрузки небольшого фрагмента проще выделить ячейки прямо в отчёте и скопировать их (Ctrl+C), а затем вставить в Excel.

Печать и выгрузка — разные вещи. Кнопка Печать готовит отчёт к бумаге и может обрезать широкие таблицы по ширине листа. Если цель — дальнейшая работа с цифрами, всегда сохраняйте в .xlsx, а не печатайте в файл: при печати теряются формулы итогов и часть колонок.

Автоматическая рассылка остатков по расписанию

Когда один и тот же отчёт по складу нужен каждое утро или каждый понедельник, его не обязательно формировать руками. В типовых конфигурациях есть механизм рассылки отчётов — он формирует отчёт по расписанию и отправляет его на почту или складывает в папку.

Путь: раздел Администрирование (в УТ 11 и ERP — НСИ и администрирование) → группа Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов. Название группы в вашем релизе может отличаться, но сама рассылка лежит рядом с настройками отчётов.

Что задаётся в рассылке:

• 🗂 какой отчёт (можно сразу сохранённый вариант с отборами);
• 📅 расписание — через регламентное задание (например, каждый будний день в 8:00);
• 📧 получатели и формат вложения (.xlsx, .pdf, .mxl);
• 💾 вместо почты — выгрузка в сетевую папку или на диск.

Регламентное задание, которое запускает рассылку, выполняется на сервере. В файловой базе рассылка по расписанию сработает только при запущенном сеансе — на одном рабочем месте это ненадёжно. Для стабильной автоматической отправки нужна клиент-серверная база , где регламентные задания крутит сервер 1С.

Почему остатки в отчёте неверные

Чаще всего «неправильные» остатки — это не ошибка программы, а настройка отчёта или непроведённые документы. Разберите симптом:

Отдельная причина несоответствий — последовательность проведения. Если документы вводили задним числом, перепроведите их по порядку, прежде чем доверять остаткам. В клиент-серверных базах за это отвечает восстановление последовательности; в бухгалтерии помогает групповое перепроведение документов за период.

Ещё один источник расхождений — разные даты актуальности у отчётов. Оперативный отчёт УТ показывает ситуацию на текущий момент, а бухгалтерская ОСВ — на конец выбранного периода. Сравнивать их имеет смысл только на одну и ту же дату и при полностью проведённых документах.

Где смотреть остатки в разных конфигурациях

Логика одна, пути и названия отчётов различаются.

Ключевая разница не в кнопках, а в модели учёта:

• В БП 3.0 склад — это бухгалтерские счета. Отчёт показывает количество и сумму, но не знает про резервы и доступность.
• В УТ 11 и ERP 2.5 склад оперативный: наличие, резерв, доступный остаток, ожидаемое поступление — это разные показатели. Для принятия решений «можно ли продать» берут доступный остаток, а не наличие.

Поэтому один и тот же товар в бухгалтерской ОСВ и в оперативном отчёте УТ может показывать разные «свободные» цифры — и обе будут верны для своей задачи.

Частые вопросы