Сотрудница вышла на часть ставки, не прерывая декрет: как это провести в ЗУП 3.1

Чтобы вывести сотрудника из отпуска по уходу за ребенком в 1С 8.3 на неполный день, в ЗУП 3.1 нужны три действия: документ возврата из отпуска по уходу (создаётся на основании исходного отпуска), кадровый перевод на график неполного рабочего времени и обычный расчёт зарплаты по табелю. Пособие до полутора лет при этом сохраняется, его продолжает платить СФР.

Есть два сценария. Первый — сотрудница выходит на часть ставки или на сокращённые часы и продолжает получать пособие. Второй — она прерывает отпуск полностью и пособие ей больше не положено. В программе они различаются одним флажком в документе возврата и тем, нужно ли отправлять сведения в СФР. Порядок действий одинаковый, отличия второго сценария отмечены в шагах.

Что говорит закон о работе во время отпуска по уходу

Сначала коротко о правилах, от которых зависят настройки в 1С.

• 📜 Право работать. По ч. 3 ст. 256 ТК РФ сотрудник в отпуске по уходу может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому, сохраняя право на пособие.
• 📜 Обязанность работодателя. По ст. 93 ТК РФ родителю ребёнка до 14 лет неполное время устанавливают по его просьбе. Отказать нельзя.
• 📜 Пособие при работе. С 2024 года пособие по уходу до 1,5 лет сохраняется даже при выходе на полный день. Раньше требовалось именно неполное время.
• 💰 Кто платит. Пособие выплачивает СФР (бывший ФСС, с 2023 года — Социальный фонд России) напрямую. Работодатель начисляет только зарплату за отработанное время.

Отсюда главный вывод для учёта. Отпуск по уходу формально продолжается, а в 1С сотрудница должна «вернуться» в рабочее состояние: иначе программа не начислит ей зарплату за период, который числится отсутствием.

Какие бумаги нужны до работы в программе

1. Заявление сотрудницы о выходе на работу на условиях неполного рабочего времени с указанием даты и режима.
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору: часы в день или дни в неделю, оплата пропорционально отработанному.
3. Приказ о выходе на неполное рабочее время с сохранением отпуска по уходу.

Режим может быть любым: 4 часа в день, три дня в неделю, 0,5 ставки. Закон не задаёт ни минимума, ни максимума.

Подготовка: график неполного рабочего времени в 1С

Здесь чаще всего ошибаются. Если просто создать график «20 часов в неделю» и назначить его, ЗУП начислит полный оклад: норма и факт совпадут, и программа решит, что сотрудница отработала месяц целиком.

Правильный путь — график с признаком неполного рабочего времени.

1. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников.
2. Создайте новый график, например «Пятидневка 4 часа (неполное)».
3. Задайте часы по дням недели: 4 часа с понедельника по пятницу.
4. Установите флажок «Неполное рабочее время» и в появившемся поле выберите график полного рабочего времени, по которому считается норма, — обычно основная пятидневка на 40 часов.
5. Заполните график на текущий и следующий год кнопкой заполнения в форме и запишите.

Теперь норму программа возьмёт из полного графика, а факт — из неполного. При окладе 60 000 ₽ и 4 часах в день сотрудница получит примерно половину оклада.

Как вывести сотрудника из отпуска по уходу за ребенком в 1С 8.3: документ возврата

Сам выход отражается не новым кадровым приёмом и не «закрытием» исходного документа, а отдельным документом возврата.

Шаг 1. Найдите документ отпуска по уходу

1. Откройте Кадры → Все кадровые документы.
2. Отберите сотрудницу и найдите проведённый документ «Отпуск по уходу за ребенком».
3. Откройте его и проверьте даты: окончание отпуска до 1,5 или до 3 лет.

Шаг 2. Создайте возврат на основании

1. В форме отпуска нажмите Создать на основании и выберите документ возврата из отпуска по уходу.
2. Укажите дату возврата — первый день работы на неполное время. Например, если сотрудница выходит с 15 марта, ставьте 15.03, а не 14.03.
3. Отметьте флажок о том, что сотрудница продолжает получать пособие. Название флажка в разных релизах ЗУП звучит немного по-разному, но он один и стоит прямо в шапке документа.
4. Проведите документ.

С этой даты программа перестаёт считать дни отсутствием и начинает начислять плановые начисления.

Шаг 3. Переведите на неполное время

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте Кадровый перевод.
2. Дата перевода совпадает с датой возврата.
3. Установите флажок «Изменить график работы» и выберите созданный график неполного времени. Или флажок изменения количества ставок, если выбрали второй способ.
4. Если меняется оклад или надбавки — отметьте изменение начислений и поправьте суммы на вкладке оплаты труда.
5. Проведите и распечатайте приказ и допсоглашение из меню печати.

Дата возврата и дата перевода должны совпадать. Если перевод проведён позже, за разрыв в несколько дней ЗУП начислит зарплату по полному графику.

Пособие по уходу: что остаётся в 1С после выхода на работу

При прямых выплатах ЗУП не начисляет и не выплачивает само пособие. В программе остаётся две задачи.

• 📌 Не прекратить пособие. Когда флажок сохранения стоит, СФР ничего не нужно отправлять: сотрудница формально в отпуске по уходу, пособие идёт.
• 📌 Уведомить, если пособие прекращается. Это случаи полного выхода без сохранения, увольнения, передачи отпуска другому родственнику. Сведения формируются в разделе обмена с СФР.

Отдельно о компенсации 50 рублей до 3 лет. Её отменили для тех, кто ушёл в отпуск по уходу с 2020 года, так что в новых отпусках её нет. Если в старой базе она ещё числится по давнему отпуску, при полном прерывании отпуска её выплата прекращается.

Расчёт зарплаты и табель при неполном дне

Дальше всё идёт обычным порядком.

Табель

Если учёт времени ведётся по отклонениям, отдельно ничего вводить не надо: табель возьмётся из графика. Если табель ведётся вручную (Зарплата → Табели), проверьте, что у сотрудницы стоят 4 часа «Я» в рабочие дни, а не 8.

Начисление

1. Откройте Зарплата → Начисления зарплаты и взносов и создайте документ за месяц.
2. Заполните и проверьте строку сотрудницы: колонка «Норма» — по полному графику, «Отработано» — по неполному.
3. Посмотрите расчётный листок.

Пример. Оклад 60 000 ₽. В марте 21 рабочий день, полный график — 168 часов. Сотрудница вышла 15 марта и до конца месяца отработала 11 рабочих дней по 4 часа = 44 часа (число дней условное, зависит от календаря года).

• Начислено: 60 000 × 44 / 168 = 15 714,29 ₽.
• НДФЛ 13 %: 15 714,29 × 13 % ≈ 2 043 ₽ (без вычетов).
• На руки ≈ 13 671 ₽.

Если бы график не был помечен как неполный, норма считалась бы по нему самому: 21 день × 4 часа = 84 часа. Тогда 60 000 × 44 / 84 = 31 428,57 ₽ — вдвое больше положенного. Поэтому расчётный листок за первый месяц проверьте вручную.

Налоги, взносы и отчётность

Изменение режима рабочего времени не считается переводом на другую работу. Если должность и подразделение не менялись, кадрового мероприятия для сведений о трудовой деятельности в ЕФС-1 нет. После проведения перевода загляните в список мероприятий для отчёта и убедитесь, что лишняя строка не появилась.

Средний заработок в будущем

Период отпуска по уходу исключается из расчёта среднего для отпускных и командировок. Дни, отработанные на неполное время, входят в расчёт как обычные.

Для больничных и декретных сотрудница может заменить годы расчётного периода, если на них пришёлся отпуск по уходу. Это делается по её заявлению при расчёте пособия.

Ошибки при выходе из отпуска по уходу и как их исправить

Если документ возврата провели не той датой, а зарплата уже рассчитана, не удаляйте документ. Исправьте дату и перепроведите начисление за месяц: ЗУП сам сделает перерасчёт в следующем периоде, если текущий уже закрыт.

Частые вопросы