Отчёт по сотрудникам с мобилизационными предписаниями в 1С

Из военкомата пришёл запрос: сколько у вас сотрудников с мобилизационными предписаниями и кто именно. Отвечать надо быстро, а в 1С нет кнопки с таким названием. Список строится из двух вещей: данных воинского учёта в карточках и отчёта «Список сотрудников» с отбором по нужному полю.

Порядок такой. Сначала проверяете, что сведения о воинском учёте вообще заполнены. Потом открываете кадровый отчёт, выводите нужные колонки, ставите отбор и выгружаете результат в Excel. Весь путь занимает минут десять, если данные в базе в порядке.

Откуда берутся данные для списка

Отчёт показывает только то, что кто-то внёс в карточку. Если кадровик не заполнял воинский учёт, список будет пустым или неполным, и сам отчёт тут ни при чём.

Что должно быть в карточке сотрудника:

• 🪖 категория запаса и воинское звание;
• 🪖 состав (профиль) и военно-учётная специальность;
• 🪖 категория годности к военной службе;
• 🪖 название военного комиссариата, где состоит на учёте;
• 🪖 отметка о наличии мобилизационного предписания, если в вашем релизе есть такое поле.

Законы, на которые опираются эти данные, указаны в источниках выше. Организация обязана вести воинский учёт работающих граждан, поэтому сведения должны быть в базе независимо от запросов.

Способ 1. Кадровый отчёт «Список сотрудников» в ЗУП 3.1

Самый быстрый путь, если у вас «Зарплата и управление персоналом» 3.1.

1. Откройте раздел Кадры и найдите группу кадровых отчётов. В разных релизах она называется чуть по-разному, поэтому, если не нашли, введите в строку поиска по меню слово Список сотрудников.
2. Запустите отчёт и нажмите Показать настройки.
3. На вкладке Поля и сортировки добавьте нужные колонки. Кнопка Добавить поле открывает дерево полей. Раскройте блок с данными физического лица и найдите сведения о воинском учёте.
4. Если нужного названия не видно, воспользуйтесь строкой поиска в окне выбора полей и введите воин или моб.
5. На вкладке Отбор добавьте условие по полю с отметкой о предписании: равно Да или Заполнено.
6. Нажмите Сформировать.

💡 Колонки лучше брать минимальные: ФИО, подразделение, должность, категория запаса, военкомат. Чем длиннее отчёт, тем сложнее его проверять глазами.

Как проверить, что отбор сработал

Возьмите двух-трёх человек, про которых точно знаете, что предписание у них есть. Найдите их в получившемся списке. Если кого-то нет, откройте его карточку: чаще всего поле просто не заполнено.

Способ 2. Через справочник «Сотрудники» и фильтр в списке

Подходит, когда нужно быстро показать список на экране, без отчёта.

1. Откройте Кадры → Сотрудники (в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Сотрудники).
2. Нажмите Ещё → Настроить список (или значок настройки в правом верхнем углу формы).
3. Добавьте колонку с данными воинского учёта, если форма списка это позволяет.
4. Поставьте отбор по этой колонке.

Не во всех релизах в список можно вывести поля из карточки физлица. Если колонки нет, переходите к универсальному отчёту.

Способ 3. Универсальный отчёт, если стандартного не хватило

Универсальный отчёт открывает любые данные справочников и регистров. Для списка по мобпредписаниям нужен регистр сведений с воинским учётом.

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Универсальный отчёт. Если пункта нет, включите в настройках профиль «Полные права» или обратитесь к администратору.
2. В поле Объект выберите регистр сведений с воинским учётом (поищите по слову воинский).
3. Нажмите Настройки и выберите поля тем же способом, что в способе 1.
4. Поставьте отбор и сформируйте отчёт.

Как заполнить воинский учёт, чтобы список вышел полным

Перед запросом из военкомата полезно прогнать базу на пробелы. Для этого сформируйте тот же отчёт без отбора и посмотрите на пустые ячейки в колонках воинского учёта.

1. Откройте карточку сотрудника с пустыми сведениями.
2. Перейдите по ссылке на воинский учёт (она рядом с данными физического лица).
3. Внесите категорию запаса, звание, состав, годность и военкомат из военного билета.
4. Если в вашем релизе есть отметка о мобилизационном предписании, поставьте её по документам, а не по памяти.
5. Запишите карточку и вернитесь к отчёту.

💡 Заполняйте по оригиналу военного билета или по копии, которая хранится в личном деле. Данные «с чужих слов» потом приходится исправлять после сверки с военкоматом.

Пример на цифрах

В организации 120 сотрудников, из них 34 мужчины призывного и запасного возраста, а воинский учёт заполнен у 28. Мобпредписания у 9 человек, но в базе отмечены только у 7. Отчёт честно покажет 7.

Разница в 2 человека означает, что 6 карточек вообще пустые (34 − 28 = 6), а ещё у двух отметка не проставлена. Поэтому первым делом ищите незаполненные карточки, а уже потом доверяйте итоговой цифре.

Группировка, итоги и подсчёт количества

Одного списка часто мало: руководителю нужны числа по подразделениям.

• 📊 На вкладке Группировка добавьте поле Подразделение. Отчёт разобьётся на блоки.
• 📊 В настройках итогов включите подсчёт количества по колонке с ФИО. Внизу каждой группы появится число людей.
• 📊 Для общего итога оставьте включённым Общие итоги.
• 📊 Если нужен только перечень без детализации, переключите вид отчёта на Список.

Сохранённый вариант с группировкой удобно показывать начальнику отдела кадров: он видит и людей, и общую цифру.

Права доступа: почему у коллеги отчёт не открывается

Бывает, что у вас список строится, а у кадровика или инспектора по воинскому учёту нет. Причина обычно в правах.

• 🔐 Отчёт по кадровым данным доступен только ролям с правом чтения сведений о физлицах.
• 🔐 Данные воинского учёта часто закрыты отдельно от остальных кадровых данных.
• 🔐 Если в базе включены ограничения на уровне записей, пользователь видит только свои организации и подразделения.

Проверьте это так: зайдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, откройте нужного человека и посмотрите его группы доступа. Права меняет администратор базы, самовольно профиль лучше не расширять.

Печать и оформление списка для передачи

Список, который уходит за пределы организации, должен выглядеть аккуратно.

1. Уберите из отчёта служебные колонки: коды, идентификаторы, внутренние номера.
2. Отсортируйте строки по подразделению и ФИО, чтобы список было легко сверять.
3. В заголовке отчёта укажите организацию и дату формирования: на форме отчёта включите вывод заголовка в настройках.
4. Проверьте ширину колонок перед печатью через Предварительный просмотр.
5. Подпишите у ответственного за воинский учёт, если военкомат требует заверенный список.

Какой способ выбрать

Как сохранить список в Excel

Сформированный отчёт выгружается тремя действиями:

1. Нажмите значок дискеты Сохранить (в части релизов — Ещё → Сохранить).
2. Выберите тип файла Лист Microsoft Excel 2007-...(.xlsx).
3. Укажите папку и имя файла.

Если файл потом нужно отправлять, замените в Excel формат ячеек с датой на текстовый вид ДД.ММ.ГГГГ. Иначе в некоторых версиях Excel даты превратятся в числа.

Сохранение настроек отчёта

Чтобы не собирать отчёт заново каждый раз, откройте Ещё → Сохранить вариант отчёта и дайте имя, например Сотрудники с мобпредписаниями. В следующий раз вариант откроется из выпадающего списка вариантов.

Типичные ошибки при выводе списка

Почти все сбои сводятся к тому, что данные есть в голове у кадровика, а в базе их нет.

Что учесть при сдаче списка в военкомат

Список из 1С помогает подготовить ответ, но не заменяет сверку с кадровой документацией.

• ✅ Сверьте результат с личными карточками и военными билетами у тех, кто попал в список.
• ✅ Проверьте, что воинский учёт заполнен и у совместителей.
• ✅ Уточните форму, в которой военкомат принимает данные. Часто достаточно таблицы с ФИО и реквизитами документа, но это зависит от региона.

Как не собирать список вручную каждый раз

Если запросы приходят регулярно, один раз настройте отчёт и держите воинский учёт в порядке.

• 📋 Сохраните вариант отчёта и добавьте его в избранные.
• 📋 При приёме нового сотрудника заполняйте воинский учёт сразу. Это дешевле, чем потом искать документы.
• 📋 При получении сведений о воинском учёте обновляйте карточку в тот же день.
• 📋 Раз в квартал запускайте отчёт и сверяйте количество с данными кадровой службы.

Частые вопросы