Телефоны контрагентов, сотрудников и контактных лиц одной таблицей: отчёт, запрос и выгрузка в Excel

Быстрее всего вывести список телефонов в 1С через универсальный отчёт: Все функции → Отчеты → Универсальный отчет, тип объекта «Справочник», объект «Контрагенты», таблица «Контактная информация», отбор по типу «Телефон». Отчёт строит таблицу «контрагент — вид телефона — номер», которую сразу можно сохранить в Excel. Программист сделает то же запросом к табличной части справочника за пару минут.

Способов четыре, и выбирают их по задаче. Нужен разовый список для обзвона — хватит отчёта. Нужна выгрузка каждую неделю — сохраните вариант отчёта. Нужны телефоны сразу по нескольким справочникам или с хитрыми условиями — пишите запрос. Нужен постоянный обмен с CRM или телефонией — подключайте OData или HTTP-сервис.

Всё ниже относится к конфигурациям на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси», построенным на Библиотеке стандартных подсистем: Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА 2, ERP.

Где 1С хранит телефоны контрагентов и сотрудников

Отдельного справочника «Телефоны» в типовых программах нет. Номер — это строка контактной информации конкретного объекта: контрагента, контактного лица, физлица, организации.

В современных конфигурациях контакты лежат в табличной части КонтактнаяИнформация самого справочника. Основные колонки:

📌 Где искать телефоны в разных программах:

• 🏢 Бухгалтерия 3.0 — справочники Контрагенты и КонтактныеЛица.
• 👥 ЗУП 3.1 — справочник ФизическиеЛица: телефон сотрудника хранится на физлице, а не на «Сотруднике».
• 🛒 УТ 11, КА 2, ERP — справочники Партнеры и КонтактныеЛицаПартнеров; у Контрагенты контакты тоже есть, но менеджеры чаще заполняют партнёра.
• 🏛 Организации — свои телефоны в справочнике Организации, в той же табличной части.

У одного контрагента может быть три номера, а у другого — ни одного. Поэтому любой список строится «один номер — одна строка», а не «один контрагент — одна строка». Это важно, когда потом считаете количество.

Список телефонов в 1С через универсальный отчёт

Универсальный отчёт есть во всех конфигурациях на БСП. Он умеет читать любую табличную часть справочника без программиста.

Сначала включите команду «Все функции», если её нет в меню: значок шестерёнки (или меню-«бургер») в заголовке окна → Параметры → флажок «Отображать команду “Все функции”».

Шаги построения

1. Откройте Все функции → Отчеты → Универсальный отчет.
2. В шапке отчёта выберите: тип объекта — «Справочник», объект — «Контрагенты» (или «Физические лица», «Контактные лица»), таблица — «Контактная информация».
3. Нажмите Настройки… и переключите вид на расширенный.
4. На вкладке «Отборы» добавьте поле Тип с условием «Равно» и значением «Телефон».
5. На вкладке «Поля» оставьте Ссылка, Вид, Представление. Лишнее снимите.
6. Если нужна группировка по контрагенту — на вкладке «Структура» добавьте группировку по Ссылка.
7. Нажмите Закрыть и сформировать.

Получится плоская таблица: наименование, вид телефона, номер. Отбор по Ссылка.ПометкаУдаления = Нет уберёт помеченных на удаление — частый мусор в старых базах.

Телефоны сотрудников в ЗУП 3.1

В ЗУП в шапке отчёта выбирайте объект «Физические лица», а не «Сотрудники». У справочника «Сотрудники» своей контактной информации нет, номер вводится на карточке физлица.

Если нужны только работающие люди, отчёт по физлицам покажет и уволенных. Есть два выхода:

1. Взять список работающих из кадрового отчёта, сохранить в Excel и сопоставить с телефонами функцией ВПР по ФИО.
2. Попросить программиста добавить в запрос соединение с кадровыми данными сотрудников на текущую дату.

Второй путь надёжнее: однофамильцы и опечатки в ФИО не ломают сопоставление.

Как сохранить вариант

Чтобы не настраивать отчёт каждый раз, в командной панели отчёта выберите Еще → Сохранить вариант отчета… и дайте имя, например «Телефоны клиентов». В следующий раз вариант выбирается одним кликом из списка вариантов.

Список контактов из формы справочника: когда это работает

Многие сначала идут в сам справочник: Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты в Бухгалтерии 3.0 или Кадры → Сотрудники в ЗУП 3.1. Там есть команда Еще → Вывести список…, которая превращает видимые колонки в табличный документ.

Подвох в слове «видимые». Команда выводит только то, что уже показано в списке. В типовых формах колонки с телефоном обычно нет, и номер в выгрузку не попадёт.

Поэтому для телефонов этот путь годится как дополнение: отфильтровать нужных контрагентов, а затем построить по ним отчёт.

Как выгрузить список телефонов из 1С в Excel и CSV

Результат отчёта, «Вывести список» и консоли запросов — табличный документ. Его сохраняют одинаково.

1. Щёлкните в любое место таблицы.
2. Нажмите значок дискеты в командной панели или Ctrl+S.
3. Выберите тип файла: «Лист Microsoft Excel 2007-…» (.xlsx) или «Текстовый документ».
4. Укажите папку и имя файла.

Для импорта в телефонию, рассыльщик SMS или контакты Google удобнее CSV. Получить его проще всего так: сохраните .xlsx, откройте в Excel и пересохраните как «CSV UTF-8». Тогда кириллица в наименованиях не превратится в «кракозябры».

🧹 Что почистить перед загрузкой во внешний сервис:

• ☎️ Формат номера. Пользователи вводят номера по-разному: +7 (495) 123-45-67, 8-495-1234567, 4951234567. Сервисам обычно нужен один формат, приведите его формулами Excel или в запросе.
• 🔁 Дубли. Один номер может стоять у контрагента и у его контактного лица. Удалите повторы по колонке номера.
• 🗑 Удалённые и архивные. Отберите помеченных на удаление ещё в отчёте.
• 📵 Пустые строки. Строка с видом «Телефон» без номера бывает, если поле очистили, но строку не удалили.

Запрос для получения списка телефонов

Когда нужны телефоны сразу по нескольким справочникам, только по покупателям с отгрузками за год или с разделением на мобильные и городские, проще написать запрос. Выполняют его во внешней обработке «Консоль запросов» (Файл → Открыть в режиме «1С:Предприятие») или в своём отчёте на СКД.

Базовый запрос по контрагентам Бухгалтерии 3.0:

ВЫБРАТЬ
    КИ.Ссылка КАК Контрагент,
    КИ.Ссылка.ИНН КАК ИНН,
    КИ.Вид КАК ВидТелефона,
    КИ.Представление КАК Телефон
ИЗ
    Справочник.Контрагенты.КонтактнаяИнформация КАК КИ
ГДЕ
    КИ.Тип = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ТипыКонтактнойИнформации.Телефон)
    И НЕ КИ.Ссылка.ПометкаУдаления
    И НЕ КИ.Ссылка.ЭтоГруппа
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    КИ.Ссылка.Наименование

Телефоны контрагентов и их контактных лиц одной таблицей — через ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ:

ВЫБРАТЬ
    "Контрагент" КАК Источник,
    КИ.Ссылка.Наименование КАК Владелец,
    КИ.Представление КАК Телефон
ИЗ
    Справочник.Контрагенты.КонтактнаяИнформация КАК КИ
ГДЕ
    КИ.Тип = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ТипыКонтактнойИнформации.Телефон)
    И НЕ КИ.Ссылка.ПометкаУдаления

ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ

ВЫБРАТЬ
    "Контактное лицо",
    КИ.Ссылка.Наименование,
    КИ.Представление
ИЗ
    Справочник.КонтактныеЛица.КонтактнаяИнформация КАК КИ
ГДЕ
    КИ.Тип = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ТипыКонтактнойИнформации.Телефон)
    И НЕ КИ.Ссылка.ПометкаУдаления

Для ЗУП 3.1 замените источник на Справочник.ФизическиеЛица.КонтактнаяИнформация. Для УТ 11 и ERP — на Справочник.Партнеры.КонтактнаяИнформация и Справочник.КонтактныеЛицаПартнеров.КонтактнаяИнформация.

Приёмы, которые экономят время

• 📱 Только мобильные. Добавьте условие КИ.Вид = &ВидМобильный и передайте в параметр нужный элемент справочника «Виды контактной информации». Набор видов в каждой базе свой, поэтому выбирайте элемент из списка, а не пишите имя по памяти.
• 🔢 Номер без форматирования. В новых версиях БСП у табличной части есть отдельные поля с номером в разобранном виде. Откройте табличную часть в конструкторе запроса и посмотрите, какие поля доступны в вашем релизе. Если их нет — берите Представление.
• 🔗 Только активные клиенты. Соедините результат с регистром оборотов или документами реализации за период, чтобы не обзванивать тех, с кем не работаете пять лет.

Печатная форма со списком телефонов

Типовых печатных форм «Телефонный справочник» в учётных программах нет. Если список нужен на бумаге или в PDF в фирменном виде, есть три пути.

Дополнительные отчёты и печатные формы подключаются без изменения конфигурации: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Включите там флажок использования, нажмите «Добавить из файла» и укажите файл .erf или .epf. Обновления типовой конфигурации такая доработка не ломает.

Перед печатью табличного документа задайте ориентацию и поля: Еще → Параметры страницы. Для списка в три колонки обычно хватает книжной ориентации; если добавили адрес и e-mail — переключайте на альбомную.

Автоматическая выгрузка телефонов в CRM и телефонию

Ручная выгрузка раз в месяц устаревает уже на следующий день. Если номера нужны внешней системе постоянно, настраивают обмен.

🔌 Основные варианты:

• 🌐 Стандартный интерфейс OData. Платформа публикует справочники и их табличные части как REST-ресурсы. Табличная часть контактов контрагентов доступна как Catalog_Контрагенты_КонтактнаяИнформация. Нужна публикация базы на веб-сервере и пользователь с правами только на чтение. Состав опубликованных объектов задаётся в разделе администрирования, в настройках синхронизации данных.
• 🧩 HTTP-сервис в расширении. Программист пишет сервис, который отдаёт готовый JSON «наименование — номер». Гибче OData: можно сразу нормализовать номер и отдать только активных клиентов.
• ⏱ Регламентное задание. Расширение по расписанию формирует файл и кладёт его в сетевую папку или на FTP, откуда его забирает телефония.
• 📨 Отправка SMS из 1С. В конфигурациях на БСП есть подсистема отправки SMS через подключаемого провайдера. Тогда выгружать номера не нужно вовсе: рассылка идёт из самой программы по отобранным контрагентам.

Для OData и HTTP-сервиса понадобится веб-сервер (IIS или Apache) с модулем расширения веб-сервера 1С той же версии, что и платформа.

Частые вопросы