Вывод списка в 1С 8.3: отбор, сортировка, колонки и выгрузка в Excel

Чтобы вывести список в 1С 8.3, откройте нужный журнал или справочник и нажмите Ещё → Вывести список.... Отметьте колонки, выберите «Табличный документ» и нажмите «ОК» — программа построит таблицу, которую можно распечатать или сохранить в Excel.

Частое заблуждение — что для любой выборки данных нужен отдельный отчёт или программист. На деле почти всё делается прямо в форме списка: отбор, сортировка, группировка, лишние колонки. Сначала настраиваете список под задачу, потом выводите его. Порядок именно такой, потому что «Вывести список» берёт текущее состояние формы.

Как устроен список в 1С и откуда берутся данные

Любая форма списка в управляемом интерфейсе — это динамический список. Он не хранит данные сам, а показывает записи из базы по заданным условиям. Отсюда три следствия, которые полезно держать в голове:

• 📄 Что видите, то и выведется. Отбор, сортировка и набор колонок формы переходят в выгрузку.
• 🔄 Список подгружается частями. При прокрутке программа дочитывает строки. Поэтому выделение мышью «до конца» не всегда захватывает все записи.
• 👤 Настройки личные. Ваши отборы и колонки сохраняются за вашим пользователем и не меняют вид списка у коллег.

Где искать команды

Почти все нужные команды собраны в меню Ещё над таблицей списка:

Перед выводом проверьте

1. Открыт правильный список: например, журнал «Документы реализации», а не общий журнал всех документов.
2. Установлен нужный период, если он есть в шапке формы.
3. Не осталось старого отбора — его видно по строке условий над таблицей или по подсвеченному полю поиска.

Отбор строк: как вывести в список только нужные записи

Отбор — первое, что стоит настроить. Без него вы выведете тысячи строк, а потом будете чистить их в Excel.

Быстрый поиск

Поле Поиск в правом верхнем углу ищет по тексту во всех видимых колонках. Удобно для разовой задачи: ввели «Ромашка» — остались строки, где встречается это слово.

Для точного условия нажмите Ctrl+F. Откроется расширенный поиск: выберите колонку, укажите значение и способ сравнения. Результат сразу ограничит список.

Отбор через настройку списка

Для сложных условий используйте Ещё → Настроить список..., вкладка «Отбор»:

1. Нажмите «Добавить новый элемент» или перетащите поле из левой части окна.
2. Выберите вид сравнения: «Равно», «Не равно», «В списке», «Содержит», «Заполнено», «Больше» и другие.
3. Укажите значение.
4. Для нескольких условий добавьте группу «ИЛИ», если подходит любое из них. По умолчанию условия объединяются через «И».
5. Нажмите «Завершить редактирование».

Примеры условий, которые часто нужны бухгалтеру:

• 🏢 Контрагент «В списке» — три конкретных покупателя.
• 💰 Сумма документа «Больше» 100 000.
• ✅ Проведён «Равно» Да — исключить черновики.
• 📝 Комментарий «Содержит» «возврат».

Сортировка и группировка строк в выводимом списке

Сортировка

Самый быстрый способ — щелчок по заголовку колонки. Первый щелчок сортирует по возрастанию, второй — по убыванию.

Для сортировки по нескольким полям откройте вкладку «Сортировка» в Настроить список.... Добавьте поля в нужном порядке. Например:

1. Контрагент — по возрастанию.
2. Дата — по убыванию.

Так в выведенном списке документы будут сгруппированы по алфавиту покупателей, а внутри — от новых к старым.

Группировка

Вкладка «Группировка» превращает плоский список в дерево. Добавьте поле — например, «Организация» или «Контрагент» — и строки соберутся под заголовками групп, которые можно сворачивать.

Где пригодится:

• 📊 посмотреть, сколько документов приходится на каждого поставщика;
• 🏬 разделить реализации по складам;
• 👥 разложить сотрудников по подразделениям.

Условное оформление

Ещё одна вкладка той же настройки. Она красит строки по условию: например, документы с суммой больше 500 000 — жирным, непроведённые — серым. Цвет сохраняется и при выводе в табличный документ, так что выгрузку проще читать глазами.

Дополнительные колонки и реквизиты в списке

По умолчанию форма показывает 4–7 колонок. Если нужного реквизита нет — например, ИНН контрагента в списке документов, — его можно добавить без программиста.

Добавление колонки

1. Ещё → Изменить форму...
2. В дереве элементов найдите таблицу списка и раскройте её.
3. Снимите или установите флажки у существующих колонок.
4. Если нужного поля нет, нажмите кнопку добавления полей и выберите реквизит. У ссылочных реквизитов можно раскрыть «плюс» и взять вложенное поле: «Контрагент → ИНН», «Номенклатура → Артикул».
5. Стрелками задайте порядок колонок и нажмите «ОК».

Колонка появится в форме и, соответственно, в окне «Вывести список».

Что можно добавить, а что нет

Если нужны строки табличной части (каждый товар документа отдельной строкой) или остатки — это уже задача отчёта, а не списка.

Сохранение настроек списка и вариантов отчёта

Настройки формы списка

Отборы, сортировка и колонки запоминаются автоматически. При следующем открытии список будет таким же.

Если под разные задачи нужны разные наборы настроек, в окне Настроить список... откройте меню Ещё. Там есть команды для сохранения настроек под отдельным именем и их последующей загрузки. Например:

• «Реализации — крупные клиенты»;
• «Поступления — без счёта-фактуры»;
• «Все документы за квартал по складу Север».

Вернуть исходный вид можно командой «Стандартные настройки» в том же меню.

Когда список не справляется — отчёт

Список выводит записи объекта. Если нужны суммы, остатки, обороты по нескольким объектам или строки табличных частей, переходите к отчёту.

Отчёты на системе компоновки данных настраиваются похоже: кнопка «Настройки», затем отбор, поля, сортировка, группировки. Готовую настройку сохраняют как вариант отчёта — команда сохранения варианта есть в меню Ещё формы отчёта. Варианты видят и другие пользователи, если при сохранении не ограничить доступ.

Вывод списка в Excel и на печать

Команда «Вывести список»

1. В настроенном списке нажмите Ещё → Вывести список....
2. В окне снимите флажки с колонок, которые не нужны в выгрузке.
3. Выберите формат вывода:
   • Табличный документ — для печати и Excel;
   • Текстовый документ — для простого текста без оформления.
4. Если нужны только некоторые строки, заранее выделите их в списке с Ctrl или Shift и включите флажок «Только выделенные».
5. Нажмите «ОК».

Откроется новая вкладка с таблицей. Это уже не динамический список, а обычный документ: правки в нём не попадут в базу.

Сохранение в Excel

В открытом табличном документе нажмите Ctrl+S или выберите сохранение через главное меню (кнопка с тремя полосками в заголовке окна → Файл → Сохранить как). В поле типа файла выберите «Лист Excel» с расширением .xlsx.

Другие доступные форматы:

Пример: реестр реализаций за квартал для руководителя

Задача: выгрузить в Excel продажи за III квартал по клиентам с суммой документа от 100 000, с ИНН покупателя.

1. Откройте журнал документов реализации и задайте период с 1 июля по 30 сентября.
2. В Настроить список... на вкладке «Отбор» добавьте два условия: «Сумма документа» больше 100 000 и «Проведён» равно Да.
3. На вкладке «Сортировка» поставьте «Контрагент» по возрастанию, затем «Дата» по возрастанию.
4. Через Изменить форму... добавьте колонку «Контрагент → ИНН».
5. Ещё → Вывести список..., снимите лишние колонки (ответственный, комментарий), вывод — в табличный документ.
6. Сохраните результат как .xlsx.

На всё уходит 3–4 минуты. Если реестр нужен каждый квартал, сохраните настройку списка под именем «Реестр крупных реализаций» — в следующий раз останется поменять только период.

Печать

Из табличного документа печать запускается сочетанием Ctrl+P или кнопкой с принтером. Перед печатью откройте предпросмотр и параметры страницы:

• 📐 для широких списков переключите ориентацию на альбомную;
• 🔍 задайте масштаб «По ширине страницы», чтобы колонки не уехали на второй лист;
• 🧾 повторение шапки на каждой странице задаётся в параметрах страницы.

Быстрое копирование

Для пары десятков строк хватит буфера обмена. Выделите строки в списке, нажмите Ctrl+C и вставьте в Excel через Ctrl+V. Колонки разложатся по ячейкам.

Типичные ошибки при выводе списка

Частые вопросы