Табель учёта рабочего времени в 1С: от заполнения до печати Т-13

Документ «Табель» в 1С:ЗУП 3.1 лежит в разделе Зарплата — там же, где начисления и ведомости. Отсюда табель и заполняют, и выводят на печать по форме Т-13. Печатную форму можно получить двумя путями: прямо из документа кнопкой печати или отдельным отчётом Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13).

Вести табель обязана каждая организация: учёт фактически отработанного времени — требование статьи 91 ТК РФ. В 1С под это есть готовый документ, буквенные коды и унифицированная печатная форма. Разберём, где всё это находится, как заполнить табель за месяц, какие обозначения ставить в ячейки и как сохранить готовую форму в Excel или PDF.

Где в 1С найти документ и отчёт по табелю

В 1С:ЗУП 3.1 за табель отвечают два объекта, и их легко перепутать:

• 🗂 Документ «Табель» — хранит отметки по сотрудникам за месяц. Список открывается через Зарплата → Табели.
• 📄 Отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» — печатная форма. Открывается через Зарплата → Отчёты по зарплате.

Документ нужен не всегда (об этом ниже), а вот отчёт Т-13 можно построить в любой момент: он собирает данные из всех документов по времени — графиков, отпусков, больничных, командировок. То есть распечатать табель можно и без создания документа «Табель», если учёт ведётся по отклонениям.

Два способа учёта рабочего времени

От способа учёта зависит, нужно ли вообще заполнять документ «Табель» руками. В 1С:ЗУП их два.

По отклонениям (вариант по умолчанию). Программа считает, что сотрудник отработал всё время по своему графику, а вы регистрируете только отклонения: отпуск, больничный, командировку, прогул, работу в выходной. Каждое отклонение — отдельный документ. Табель как документ при этом не обязателен, печатную форму строит отчёт.

По фактически отработанному времени. Плановый график — только ориентир, а реальные часы вводятся документом «Табель» за каждый месяц. Этот способ выбирают там, где время каждый день разное: сменные графики, почасовая оплата, суммированный учёт.

Способ учёта переключается в настройках расчёта зарплаты (раздел Настройка). Точное название флажка зависит от релиза, но смысл один: либо «считаем по графику и ловим отклонения», либо «вводим факт табелем».

Как заполнить документ «Табель» за месяц

Если учёт ведётся по факту, порядок такой:

1. Откройте Зарплата → Табели и нажмите Создать.
2. Укажите организацию и месяц. Если в базе несколько организаций или подразделений, один табель оформляют на один список сотрудников — можно сделать несколько документов за месяц.
3. Добавьте сотрудников в таблицу (кнопкой подбора) или нажмите Заполнить — строки подтянутся по выбранному подразделению.
4. Нажмите Заполнить ещё раз, чтобы часы и коды проставились автоматически по графикам работы. Ячейки заполнятся кодами Я и количеством часов.
5. Скорректируйте дни, которые отличаются от графика: впишите нужный буквенный код и число часов. Например, замените Я 8 на РВ 4 для работы в выходной.
6. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Ячейка табеля хранит пару «код + часы». В одном дне может быть несколько строк — скажем, Я 8 днём и Н 2 ночью. Часы указывают только для кодов, где они нужны (явка, сверхурочные, ночные); для отпуска или больничного достаточно самого кода.

Если табель уже проведён, а потом выяснилось, что день отмечен неверно, не удаляйте документ — откройте его, поправьте нужную ячейку и проведите заново. Движения по времени пересчитаются, а связанные начисления подхватят изменение при следующем расчёте зарплаты. Удаление проведённого документа оставит «дыру» в учёте времени за месяц.

При суммированном учёте рабочего времени табель ведут так же, но сверяют не с дневной нормой, а с нормой за учётный период — месяц, квартал или год. Переработку сверх нормы периода считают сверхурочной, и в табеле она отражается кодом С. Для таких графиков особенно важно, чтобы был настроен корректный график работы с суммированным учётом — иначе 1С не рассчитает норму правильно.

Буквенные коды и обозначения в табеле

Коды в табеле — это условные обозначения из Постановления Госкомстата № 1. 1С использует их же. Вот те, что встречаются чаще всего:

В 1С большинство этих кодов проставляется автоматически, когда вы вводите соответствующий документ: оформили отпуск — в табеле появится О, провели больничный лист — встанет Б. Вручную коды нужны в основном при учёте по факту и для нестандартных ситуаций: работа в выходной, ночные, сверхурочные.

Неполное рабочее время (например, 0,5 ставки) отражается через количество часов при коде Я: ставится не 8, а фактическая продолжительность смены. Сокращённое рабочее время для отдельных категорий (несовершеннолетние, вредные условия) задаётся графиком, и в табеле автоматически появляются уменьшенные часы. Отдельного кода для неполного дня нет — он виден по числу часов в ячейке.

Печать по форме Т-13 и когда нужна Т-12

Стандартная печатная форма в 1С — Т-13. Получить её можно двумя способами:

• из документа «Табель» — кнопкой печати в командной панели;
• отчётом Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13) — он соберёт данные за период даже без документа.

В отчёте задайте организацию, период и при необходимости подразделение, затем нажмите Сформировать. На экране появится табличная форма Т-13, готовая к печати.

Форма Т-12 отличается тем, что помимо учёта времени содержит раздел расчёта оплаты труда. Её ведут, когда время и зарплату сводят в один документ, чаще — вручную. В типовой 1С:ЗУП расчёт идёт отдельными документами начисления, поэтому программа печатает именно Т-13.

С 2013 года унифицированные формы необязательны (ФЗ-402-ФЗ): коммерческая организация вправе утвердить свой бланк табеля в учётной политике. Но Т-12 и Т-13 остаются привычным стандартом, и менять их без причины смысла нет. Бюджетные учреждения применяют свою форму — табель по ОКУД 0504421.

На практике табель закрывают дважды в месяц: в середине месяца — для расчёта аванса, в конце — для окончательного расчёта. Подписывают готовую форму ответственный за учёт времени (табельщик или кадровик), руководитель подразделения и работник кадровой службы. Распечатанный и подписанный табель — это первичный документ, на основании которого начисляется оплата по окладу и часам, поэтому его хранят наравне с прочей кадровой первичкой.

Выгрузка табеля в электронном виде

Единого электронного формата табеля для сдачи куда-либо нет — это внутренний документ. Поэтому «выгрузить табель» на практике означает сохранить печатную форму в файл.

Сформируйте Т-13, затем в табличном документе откройте Главное меню → Файл → Сохранить как и выберите формат:

• .xlsx — чтобы дальше править в Excel;
• .pdf — для отправки и архива в неизменяемом виде;
• .mxl — родной формат 1С, открывается в другой базе.

Если нужно вывести табель по конкретному подразделению или отдельному сотруднику, задайте отбор в настройках отчёта перед формированием — тогда в печатную форму попадут только нужные строки. Это удобно, когда руководители подразделений подписывают свои табели отдельно.

Если зарплата считается в ЗУП, а бухучёт ведётся в 1С:Бухгалтерии, отдельно выгружать табель не нужно: данные по отработанному времени и начислениям переносятся в БП через синхронизацию. Табель при этом остаётся в ЗУП как первичный документ.

Автоматизация: графики работы и автозаполнение

Чтобы не проставлять часы вручную, настройте графики. Тогда табель заполняется кнопкой за секунды.

• Графики работы. Создаются в Настройка → Графики работы сотрудников. График опирается на производственный календарь , поэтому праздники и переносы учитываются автоматически.
• Назначение графика. Указывается при приёме на работу или кадровым переводом. У сотрудника всегда должен быть действующий график, иначе часы не рассчитаются.
• Автозаполнение. Кнопка Заполнить в документе и в отчёте берёт плановые часы из графика и подставляет коды. Остаётся поправить только отклонения.

При учёте по отклонениям автоматизация ещё выше: время считается по графику само, а табель собирается из уже введённых отпусков, больничных и командировок. Фактически ваша работа сводится к своевременному вводу этих документов.

Особенности в ЗУП, Бухгалтерии и ERP

Табель — часть подсистемы расчёта зарплаты. Поэтому он есть в конфигурациях, где эта подсистема присутствует. В «чистой» 1С:Управление торговлей без модуля зарплаты табеля нет — там не ведут кадровый и зарплатный учёт.

В 1С:Бухгалтерии зарплатный блок рассчитан на небольшой штат, поэтому тонких настроек учёта времени там меньше, чем в ЗУП. Если сотрудников много или нужен суммированный учёт, время ведут в ЗУП, а в бухгалтерию переносят результат.

Частые вопросы