Отчёты по остаткам в 1С: от склада до анализа запасов

Кладовщик звонит и спрашивает, сколько осталось упаковочной плёнки на складе №2, а менеджер в это же время обещает клиенту отгрузку из того же остатка. Чтобы оба получили честную цифру, остатки в 1С нужно не просто «посмотреть», а вывести правильным отчётом: в штуках или в деньгах, на конкретную дату, по складу и с учётом резерва.

Быстрый ответ: в 1С:Бухгалтерии остатки смотрят через Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (счета 41, 10, 43), а в 1С:Управлении торговлей — через складские отчёты раздела Склад и доставка. Ниже — как получить количество на дату, отделить зарезервированное от свободного, закрыть лишние глаза настройкой прав и понять, почему цифры разъезжаются.

Какой отчёт показывает остаток товара

Главная развилка — что именно вам нужно: сумма для баланса или штуки для склада.

🔹 Остатки в деньгах и количестве одновременно. Это оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите счёт учёта (41 — товары, 10 — материалы, 43 — готовая продукция, 004 — товары на ответственном хранении) и период. По кнопке Показать настройки добавьте группировку по субконто Номенклатура и Склады — получите остаток по каждой позиции с начальным сальдо, оборотами и конечным остатком.

🔹 Остаток в штуках на нужную дату. Если деньги не важны, а важно «сколько лежит», удобнее отчёт по складу. В 1С:Бухгалтерии это универсальный отчёт по регистру (о нём ниже), в 1С:Управлении торговлей — отдельные складские отчёты с колонкой количества.

🔹 Остаток по одной позиции. Откройте карточку номенклатуры и воспользуйтесь командой перехода к остаткам/движениям, либо постройте Отчёты → Анализ субконто по субконто Номенклатура — он соберёт все счета, где эта позиция числится, включая забалансовые.

🔹 Чужой и забалансовый товар. Не весь товар на складе ваш. Материалы заказчика в переработке лежат на счёте 003, принятые на комиссию товары — на 004, принятое на ответственное хранение — на 002. Эти остатки в обычную оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 не попадут: стройте ОСВ отдельно по нужному забалансовому счёту, иначе «недостача» окажется просто чужим товаром, который вы не учли.

Любой отчёт по остаткам выгружается в Excel кнопкой сохранения в панели (формат .xlsx) и печатается — отдельный «отчёт для кладовщика» для этого городить не нужно.

Пути меню различаются по конфигурации, поэтому держите под рукой ориентир:

Остатки через регистры и универсальный отчёт

Любые складские цифры в 1С живут не «в документах», а в регистрах накопления. Товарный остаток хранит регистр Товары на складах: каждый приход кладёт в него строку со знаком «плюс», каждый расход — «минус», а остаток — это их сумма на дату. Понимание этого снимает половину вопросов «почему в отчёте не то число».

Чтобы вывести остаток напрямую из регистра:

1. Откройте Отчёты → Универсальный отчёт (в 1С:Бухгалтерии — в группе стандартных отчётов).
2. В шапке выберите тип источника Регистр накопления, затем сам регистр Товары на складах и таблицу Остатки.
3. Укажите дату (для остатков берётся момент, а не период).
4. По кнопке настроек задайте группировки Номенклатура, Склад, при необходимости Характеристика и Серия.
5. Сформируйте отчёт.

Такой отчёт показывает ровно то, что записано в регистре, без бухгалтерских округлений и переоценок. Это удобно, когда нужно сверить склад с кладовщиком «по головам», а не по рублям.

Если нужен остаток на произвольный момент. В стандартных отчётах всегда есть поле даты. Поставьте конец вчерашнего дня или начало текущего — и получите остаток «на утро». Для остатка «прямо сейчас» ставьте текущую дату и время окончания дня.

Резерв и свободный остаток: что реально доступно к отгрузке

Здесь кроется типичная ошибка: менеджер видит в отчёте 100 штук и обещает клиенту все 100, хотя 80 уже зарезервированы под другие заказы.

Резервы ведут торговые конфигурации — 1С:Управление торговлей и 1С:ERP. В них отчёт «Остатки и доступность товаров» показывает сразу несколько колонок:

• В наличии — физический остаток на складе.
• В резерве — сколько отложено под заказы покупателей и внутренние потребности.
• Доступно — разница, то есть сколько можно продать без ущерба для уже принятых обязательств.

Именно колонку «Доступно» должен смотреть менеджер перед тем, как подтвердить отгрузку. Резерв создаётся документом Заказ клиента (при включённом обеспечении «Резервировать по складу») и снимается при отгрузке или отмене заказа.

В 1С:Бухгалтерии механизма резервов в типовой конфигурации нет — там весь остаток считается свободным, а распределением занимаются вручную или в торговой программе.

🔹 Как понять, подо что ушёл резерв. В 1С:Управлении торговлей постройте отчёт по обеспечению заказов или расшифруйте колонку «В резерве» двойным щелчком — отчёт раскроет, какие именно заказы держат товар.

Кто какие остатки видит: права и ограничения по складам

Полный доступ ко всем складам нужен не каждому. Кладовщику обычно показывают только его склад, а менеджеру — склады его подразделения. Настраивается это через права доступа .

Базовый уровень — раздел Администрирование → Настройки пользователей и прав. Здесь два механизма:

1. Профили групп доступа — какие роли (а значит, какие отчёты и объекты) вообще доступны пользователю. Например, профиль «Кладовщик» даёт складские документы и отчёты, но закрывает ценообразование и финансы.
2. Группы доступа с ограничением по записям — какие именно склады, организации или подразделения видит пользователь внутри разрешённых объектов.

Чтобы ограничить человека одним складом:

1. Включите флаг Ограничивать доступ на уровне записей в настройках пользователей и прав.
2. Создайте или откройте группу доступа, в профиле которой есть складские роли.
3. В её настройках укажите разрешённый склад (или список складов) в качестве значения доступа.
4. Включите пользователя в эту группу.

После этого в любом отчёте по остаткам человек увидит строки только по своим складам — ограничение работает на уровне данных, а не прячет кнопки.

Оборачиваемость и неликвиды: читаем движение запасов

Остаток сам по себе ничего не говорит о здоровье склада. 500 тысяч рублей в товаре — это много или мало? Ответ даёт оборачиваемость: насколько быстро запас превращается в продажи.

Два показателя, которые считают чаще всего:

• Коэффициент оборачиваемости = расход за период ÷ средний остаток. Показывает, сколько раз запас «обернулся».
• Оборачиваемость в днях = средний остаток × число дней периода ÷ расход за период. Показывает, на сколько дней торговли хватает текущего запаса.

Пример. Средний остаток по группе — 500 000 ₽, расход (себестоимость продаж) за квартал (90 дней) — 1 500 000 ₽.

• Коэффициент: 1 500 000 ÷ 500 000 = 3 раза за квартал.
• В днях: 500 000 × 90 ÷ 1 500 000 = 30 дней. То есть запас продаётся примерно за месяц.

В 1С:Управлении торговлей для этого есть отчёт по оборачиваемости товаров, а для деления ассортимента на ходовой и залежавшийся — ABC/XYZ-анализ. ABC ранжирует позиции по вкладу в выручку или прибыль (группа A — самое важное), XYZ — по стабильности спроса (группа X — ровный спрос, Z — непредсказуемый).

🔹 Как найти неликвиды. Постройте отчёт по оборачиваемости с отбором по большому периоду без движения — например, «нет расхода 180 дней». Позиции с остатком, но без продаж и есть кандидаты на уценку или распродажу.

В 1С:Бухгалтерии отдельного отчёта по оборачиваемости обычно нет, но коэффициент легко посчитать вручную: возьмите оборот по кредиту счёта 41 (расход) из оборотно-сальдовой ведомости и средний остаток за период по тому же счёту.

Почему остатки не сходятся и как это исправить

Расхождения — главная головная боль. Разберём типовые симптомы и причины, не повторяя шаги инструкций выше.

Если расхождение не находится обычными отчётами. Постройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту с максимальной детализацией (по номенклатуре, складу, регистратору) и разворачивайте проблемную позицию до конкретного документа-регистратора. Двойной щелчок по сумме в стандартном отчёте всегда ведёт к списку движений — это самый короткий путь к «виновнику».

Частые вопросы