Отчёты в 1С 8.3: от выбора периода до выгрузки в Excel

Чтобы вывести отчёт в 1С 8.3, откройте нужный раздел, перейдите в группу Отчёты, выберите отчёт из списка, задайте период и нажмите Сформировать. Дальше результат можно отобрать по контрагенту или организации, перегруппировать, расшифровать до первичного документа и выгрузить в Excel.

Ниже — как формировать отчёты в типовых конфигурациях на платформе 8.3 (интерфейс «Такси»): где они лежат, как настроить вывод данных под свою задачу, как сохранить настройку на будущее и как настроить автоматическую рассылку на почту.

Где лежат отчёты и как их открыть

Отчёты в 1С разложены по разделам. В каждом разделе есть своя группа команд Отчёты — там отчёты, относящиеся к этому участку учёта. Например, бухгалтерские стандартные отчёты в 1С:Бухгалтерии 3.0 открываются через Отчёты → Стандартные отчёты, а зарплатные своды в 1С:ЗУП 3.1 — через раздел Зарплата или Налоги и взносы.

Самые частые бухгалтерские отчёты:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость — общая картина по всем счетам.
• 🧾 Карточка счёта — все движения по одному счёту за период.
• 🔍 Анализ счёта и Анализ субконто — обороты в разрезе корреспонденций и аналитики.
• 📋 Универсальный отчёт (Отчёты → Универсальный отчёт) — собственный отчёт по любому справочнику, документу или регистру.

Если не помните, в каком разделе отчёт, воспользуйтесь полем поиска в начальной странице или полнотекстовым поиском по командам (значок лупы в верхней части окна) — наберите часть названия, например «карточка счёта».

Если готового отчёта нет: универсальный отчёт

Когда среди стандартных отчётов нужного нет, выручает универсальный. Он строит выборку по любому объекту базы без программирования. Откройте Отчёты → Универсальный отчёт и заполните сверху:

1. Тип источника — Справочник, Документ, Регистр накопления, Регистр сведений или Регистр бухгалтерии.
2. Объект — конкретный, например регистр накопления Товары на складах.
3. Таблица — Остатки, Обороты или Остатки и обороты, если у объекта несколько таблиц.

Затем нажмите Настройки, на вкладках задайте строки (например, Номенклатура), колонки, показатели (Количество, Сумма) и отборы. После Сформировать получится таблица, которую можно так же расшифровывать и выгружать, как стандартный отчёт. Удачную конструкцию сохраните вариантом (см. ниже) — повторно собирать не придётся.

Период и другие параметры формирования

После открытия отчёта первым делом задайте период — большинство отчётов без него покажут данные за весь срок или вернут пустой результат.

Поле периода находится в верхней части формы. Нажмите кнопку выбора периода — откроется календарь и список быстрых интервалов: Этот месяц, Этот квартал, Этот год, произвольный диапазон. Для годового отчёта удобнее выбрать Этот год или вручную указать с 1 января по 31 декабря.

Рядом с периодом — поле Организация. Если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам, выберите нужное; иначе отчёт сложит данные всех организаций.

Чтобы добраться до полного набора параметров, нажмите Настройки (или Показать настройки). Форма настроек открывается в двух видах:

1. Простой — быстрые отборы и выбор показателей, подходит в 90% случаев.
2. Расширенный — вкладки Отборы, Поля и сортировки, Группировка, Оформление. Переключается кнопкой Расширенный (или через меню Ещё → Прочее → Изменить форму, если нужной кнопки не видно).

Сформируйте отчёт кнопкой Сформировать. Если поменяли настройку — нажмите её ещё раз, данные не пересчитываются сами.

Отборы и группировки: показать только нужное

Голый отчёт за период часто слишком широкий. Отбор сужает его до одного контрагента, договора, склада или статьи затрат, а группировка меняет уровни вложенности строк.

Отбор. В простом виде настроек есть панель с кнопкой Добавить отбор. Выберите поле (например, Контрагент), условие (Равно, В списке, Содержит) и значение. В карточке счёта 62 с отбором по контрагенту вы увидите расчёты только с ним.

Группировка. На одноимённой вкладке расширенных настроек задаётся, по каким полям строки объединяются в иерархию. Для ОСВ по счёту 60 типичная группировка — Контрагенты → Договоры: сначала итог по контрагенту, внутри — разбивка по договорам.

Сортировка. Вкладка Поля и сортировки позволяет упорядочить строки, например по убыванию суммы долга — должники с наибольшей задолженностью окажутся сверху.

Отборы можно комбинировать. Допустим, нужна задолженность покупателей-москвичей свыше 100 000 ₽ на конец квартала. Добавляете три условия: Контрагент.Регион → Равно → Москва, затем Счёт → Равно → 62, затем отбор по сумме сальдо Больше → 100000. Отчёт покажет ровно эту выборку, а не всех контрагентов подряд. Лишние условия снимаются галочкой слева от строки отбора — удалять их каждый раз не нужно, достаточно отключить.

После того как настройка готова и проверена, её стоит сохранить, чтобы не собирать заново каждый месяц.

Как сохранить настройку отчёта

Повторяющийся отчёт (например, ОСВ по 62 счёту с отбором по одному покупателю) удобно сохранить как отдельный вариант.

Нажмите кнопку Ещё в командной панели отчёта и выберите пункт сохранения варианта отчёта (формулировка — «Сохранить вариант отчёта…» или близкая, в разных релизах название может чуть отличаться). Задайте понятное имя, например «ОСВ 62 — Ромашка».

Сохранённый вариант появляется в списке отчётов рядом со стандартным и открывается уже с нужными отборами и группировками. Это главный приём, экономящий время на регулярной отчётности: настройку делаете один раз.

Варианты можно сделать доступными только себе или всем пользователям — выбор доступности предлагается при сохранении.

Расшифровка: дойти до первичного документа

Главное преимущество отчётов в 1С — любую цифру можно «размотать» до документа, который её создал.

Наведите курсор на число или строку и дважды щёлкните по ней. 1С предложит варианты расшифровки — по каким полям углубиться:

• по документу — откроется список проводок и сам документ;
• по субконто — разбивка суммы по контрагентам, договорам, номенклатуре;
• по счёту — переход в карточку счёта.

Выберите Документ (или Регистратор) — и вы в один-два клика окажетесь в конкретном поступлении, реализации или платёжке, сформировавшей сумму. Это способ найти, откуда взялась «лишняя» цифра или почему не сходится сальдо.

Чтобы вернуться к исходному отчёту, используйте кнопку Назад (стрелка влево) в верхней части окна.

Выгрузка в Excel, PDF и печать

Результат отчёта — это табличный документ, и его легко сохранить во внешний файл или распечатать.

Сохранить в файл. В главном меню программы (кнопка в левом верхнем углу) выберите Файл → Сохранить как…. В окне сохранения укажите формат:

Для экспорта в Excel выбирайте .xlsx: сохранятся и суммы, и структура строк. Формулы в выгрузку не переносятся — в файле будут только значения.

Печать. Команда Печать (значок принтера) или Ctrl+P выводит отчёт на принтер. Перед печатью проверьте в Файл → Предварительный просмотр, как лягут колонки на лист, и при необходимости задайте альбомную ориентацию.

Отправка по почте. Если в базе настроена учётная запись электронной почты, кнопка отправки (конверт) приложит отчёт письмом — обычно в PDF. Без настроенной почты просто сохраните файл и прикрепите вручную.

Если в отчёте не те данные

Прежде чем звать программиста, проверьте частые причины расхождений — обычно дело в настройках, а не в ошибке базы.

После исправления настроек переформируйте отчёт и сверьте итог с оборотно-сальдовой ведомостью — она показывает картину по всем счетам и помогает поймать перекос.

Автоматическая рассылка отчётов на почту

Регулярные отчёты (ежемесячную ОСВ руководителю, свод по продажам) можно рассылать автоматически по расписанию, не формируя их вручную.

В типовых конфигурациях на библиотеке стандартных подсистем есть механизм рассылок. Сначала включите его: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → отметьте пункт про рассылки отчётов (точное название может отличаться по релизу). После этого список рассылок появится в разделе Отчёты.

Создайте новую рассылку и заполните:

1. Какие отчёты — выберите один или несколько сохранённых вариантов.
2. Кому — получатели по email или папка на диске/в базе для публикации.
3. Формат вложения — .xlsx, .pdf или .mxl.
4. Расписание — например, 1-го числа каждого месяца в 9:00.

Рассылка работает как регламентное задание. В файловой базе оно выполняется, только когда запущен сеанс 1С; в клиент-серверной — на сервере по расписанию, даже если никто не работает .

Частые вопросы