Архивация чеков ККМ в Рознице 2: от закрытия смены до сжатия базы

Чтобы заархивировать чеки в 1С:Розница 2, закройте кассовую смену: программа сформирует документ «Отчет о розничных продажах », а чеки смены получат статус «Архивный». Их движения по регистрам заменяются итоговыми движениями отчёта, поэтому база перестаёт разбухать от тысяч мелких записей.

Сами документы «Чек ККМ» при этом не удаляются. Если цель — уменьшить файл базы, архивация чеков — только первый шаг. Дальше нужны выгрузка копии, очистка старых данных и сжатие таблиц. Весь путь разобран ниже по порядку.

Как устроена архивация чеков ККМ в Рознице

Каждый пробитый чек делает движения сразу по нескольким регистрам: товары, денежные средства в кассе, продажи, оплаты картами. Магазин на 300 чеков в день по 5 позиций даёт около 1 500 строк товаров ежедневно, а за год это сотни тысяч записей только по одной кассе.

Архивация решает именно эту проблему:

• 🧾 Пока смена открыта, чеки живут как самостоятельные документы со своими движениями.
• 🔒 При закрытии смены формируется «Отчет о розничных продажах». Он собирает продажи смены в свёрнутом виде.
• 📦 Чеки получают статус «Архивный», их собственные движения убираются. Учёт ведётся по отчёту.
• 🔎 Документы чеков остаются в списке: их можно открыть, распечатать копию, посмотреть состав.

Отсюда главный вывод. Если смены месяцами не закрываются, чеки не архивируются, и база растёт быстрее всего. Первое, что стоит проверить при «тяжёлой» базе, — список кассовых смен.

Подготовка базы перед архивацией чеков

Архивация чеков сама по себе безопасна: это штатное закрытие смены . Риски появляются на следующих этапах — при удалении и сжатии. Поэтому готовиться нужно сразу ко всей цепочке.

Что проверить заранее:

1. Незакрытые смены. Откройте раздел Продажи и найдите список кассовых смен. Отберите смены со статусом «Открыта». Каждая такая смена — пачка неархивированных чеков.
2. Отложенные и непробитые чеки. В списке чеков ККМ поставьте отбор по статусу. Чеки, которые не дошли до фискального регистратора, разберите до закрытия смены: пробейте или отмените.
3. Возвраты. Возврат в течение той же смены оформляется по чеку продажи. После закрытия смены возврат делается отдельным документом. Предупредите кассиров, чтобы не было путаницы.
4. Синхронизация с ОФД. Убедитесь, что фискальный накопитель передал все документы оператору. Неотправленные чеки — повод остановиться и разобраться с ККТ.
5. Резервная копия. Выгрузите базу в .dt до любых массовых операций. Как это сделать — в разделе про ручную выгрузку.

Регламентные задания для автоматической архивации и копий

Ручное закрытие смен и ручные копии рано или поздно забывают. В Рознице за фоновые операции отвечают регламентные задания.

Где их найти: Администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания. В списке видно имя задания, флаг включения, расписание и время последнего запуска.

Что настроить

1. Отфильтруйте список по словам «чек», «смена», «архив». Набор заданий зависит от релиза Розницы, поэтому ориентируйтесь на имя и описание, а не на позицию в списке.
2. Откройте нужное задание, включите флаг использования.
3. Задайте расписание. Для архивационных и обслуживающих операций разумно ночное время, например ежедневно в 03:00, когда кассы не работают.
4. Сохраните и через сутки проверьте колонку последнего выполнения. Ошибки видно в журнале регистрации.

Автоматическая выгрузка копии

Для файловой базы в том же разделе Администрирование → Обслуживание есть резервное копирование с расписанием. Укажите каталог, отличный от каталога базы, и число хранимых копий. Хватит 7–14 ежедневных копий, если есть ещё ежемесячная копия на внешнем носителе.

Для клиент-серверной базы на MS SQL или PostgreSQL копии удобнее делать средствами СУБД: план обслуживания в SQL Server или pg_dump по расписанию. Это быстрее выгрузки .dt и не требует монопольного доступа.

Ручная выгрузка чеков и всей базы

Выгрузка нужна в двух случаях: страховка перед очисткой и сохранение архива чеков вне рабочей базы.

Выгрузка базы в файл .dt

1. Предупредите кассиров и бухгалтера: на время выгрузки лучше не работать в базе.
2. Запустите 1С в режиме Конфигуратора.
3. Выберите Администрирование → Выгрузить информационную базу.
4. Укажите имя файла, например roznica_2025-12-31.dt, и место на другом диске.
5. Дождитесь сообщения об успешной выгрузке.

Файл .dt содержит всё: документы, справочники, настройки, пользователей. Из него можно развернуть полную копию в любой момент.

Выгрузка только чеков

Если нужен не слепок базы, а именно данные по чекам за период, есть два пути:

• 📊 Через отчёт. Сформируйте отчёт по розничным продажам за нужные даты с детализацией по документам и сохраните его в Excel кнопкой сохранения на форме отчёта. Подходит для аудитора и сверки с ОФД.
• 🗂 Через обработку «Выгрузка и загрузка данных XML». Это универсальная внешняя обработка с диска ИТС, открывается через Файл → Открыть. В ней отмечаете документ «Чек ККМ», задаёте период и получаете XML-файл. Загрузить его можно той же обработкой в базу той же конфигурации.

Сжатие таблиц информационной базы

Это та часть, ради которой обычно и ищут архивацию чеков. Удалённые записи в файловой базе не освобождают место сами: файл 1Cv8.1CD остаётся прежнего размера, внутри появляются пустые страницы.

Есть два рабочих способа их убрать.

Способ 1. Тестирование и исправление

1. Сделайте выгрузку в .dt.
2. Завершите все сеансы: операции нужен монопольный доступ. Пользователи будут отключены, проводите сжатие после закрытия магазина.
3. В Конфигураторе откройте Администрирование → Тестирование и исправление.
4. Отметьте флажок «Сжатие таблиц информационной базы». Остальные флажки снимите, если не ищете ошибки.
5. Нажмите «Выполнить» и дождитесь окончания.

Способ 2. Пересоздание базы из .dt

1. Выгрузите базу в .dt.
2. Создайте новую пустую информационную базу в другом каталоге.
3. В её Конфигураторе выберите Администрирование → Загрузить информационную базу и укажите файл.
4. Сравните размер нового 1Cv8.1CD со старым и проверьте работу на одной кассе.
5. Переключите рабочие места на новую базу, старую оставьте на пару недель.

Удаление старых документов — отдельный шаг между выгрузкой и сжатием. Помеченные на удаление объекты удаляются через Администрирование → Обслуживание → Корректность данных → Удаление помеченных объектов. Если программа показывает, что на чек ссылаются другие документы, не удаляйте связанные объекты «в нагрузку». Это признак, что данные периода ещё нужны учёту.

Хранение архива и восстановление старых чеков

Удобная схема для магазина: рабочая база с данными за текущий и прошлый год плюс отдельная архивная база с историей.

Как это организовать:

1. В конце года выгрузите рабочую базу в .dt.
2. Разверните из файла отдельную базу, назовите её понятно: «Розница архив до 2025».
3. Добавьте её в список баз только тем, кому нужен доступ к истории: бухгалтеру, руководителю.
4. Работайте в архивной базе только на чтение. Новые документы туда не вводите.

Чтобы найти старый чек, откройте архивную базу и список чеков ККМ, поставьте отбор по кассе и дате. Номер фискального документа в чеке совпадает с номером в ФН и в личном кабинете ОФД. По нему удобно сверяться.

Хранение файлов .dt:

• 💾 минимум две копии: на сервере и на внешнем носителе или в облаке;
• 🏷 в имени файла — дата и конфигурация, например roznica_2_3_2024-12-31.dt;
• 🔐 доступ к копиям ограничен: в них персональные данные сотрудников и клиентов;
• 🧪 раз в полгода разворачивайте одну копию на пробу, чтобы убедиться, что файл не битый.

Сроки хранения чеков и что говорит закон

Архивация в 1С — внутренняя операция программы. Обязанность хранить кассовые данные лежит не на ней, а на организации и ОФД.

Требования к ОФД и хранению фискальных накопителей установлены законом № 54-ФЗ о применении ККТ. Срок хранения первичных документов — законом № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте.

Что из этого следует для работы в 1С:

• 📅 Удалять из учёта чеки текущего и прошлого года не стоит: по ним может прийти запрос налоговой или претензия покупателя.
• 🗄 Данные за более ранние годы допустимо убрать из рабочей базы, если есть архивная копия и данные ОФД.
• 🧾 Старый ФН после замены не выбрасывайте. Он хранится отдельно, а не в 1С.

Частые вопросы