Архивирование чеков ККМ в 1С: от закрытия смены до регламентного задания

Чеки в 1С архивируются при закрытии кассовой смены: программа создаёт документ «Отчет о розничных продажах », переносит в него движения всех чеков смены, а сами чеки получают статус «Архивный». Если при закрытии архивирование не прошло, его доделывает регламентное задание «Архивирование чеков ККМ» или повторное закрытие смены после исправления ошибок.

Механизм есть в конфигурациях, где работает документ «Чек ККМ»: 1С:Розница, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2 и ERP. Ниже по шагам: как подготовить смену, запустить архивацию, проверить результат, найти старый чек и настроить автоматический прогон.

Что происходит с чеком при архивировании

Пока смена открыта, каждый пробитый чек делает свои движения: списывает товар со склада, отражает продажу и поступление денег в кассу. За день в магазине это сотни записей в регистрах.

При архивировании картина меняется:

• 🧾 чеки смены собираются в один «Отчет о розничных продажах»;
• 🔁 движения по регистрам переходят от чеков к отчёту;
• 🗂 чек остаётся в базе, но со статусом «Архивный» и без собственных движений;
• 📉 в регистрах вместо сотен записей по чекам остаётся сводка по отчёту.

Архивный чек не удаляется. Его можно открыть, распечатать копию, посмотреть состав покупки и способ оплаты. Меняется только то, кто отвечает за учёт: теперь это отчёт о продажах.

Зачем это нужно

Главный выигрыш — скорость. Остатки, отчёты по продажам и проведение документов работают с регистрами. Чем меньше в них мелких записей, тем быстрее строится отчёт по складу за квартал и тем реже пользователи ловят блокировки при одновременной работе.

Место на диске архивация освобождает умеренно: сами чеки и их табличные части остаются в базе. Если цель именно размер базы, нужны другие инструменты — о них в разделе про альтернативы.

Подготовка смены к архивации

Архивация срывается чаще всего не из-за самой 1С, а из-за хвостов в смене. Перед закрытием проверьте четыре вещи.

1. Все чеки пробиты. Отложенные и незавершённые чеки в отчёт не попадут. Откройте список чеков, отфильтруйте по кассе и дате, отсортируйте по статусу.
2. Возвраты оформлены документами. Возврат «на словах» или выданный из кассы вручную расходится с отчётом. Каждый возврат — отдельный чек на возврат.
3. Нет конфликтов по остаткам. Если включён контроль остатков, а товар продали «в минус», отчёт может не провестись. Оприходуйте недостачу или проверьте, все ли поступления введены.
4. Касса закрыта на ККТ. Отчёт о закрытии смены на фискальном регистраторе должен быть снят. Иначе программа будет считать смену открытой.

Резервная копия перед массовой архивацией

Обычное ежедневное закрытие смены копии не требует. Другое дело — если вы архивируете накопившиеся за месяцы смены разом. Тогда сначала сделайте выгрузку: в Конфигураторе Администрирование → Выгрузить информационную базу, файл .dt сохраните на другой диск.

Массовую архивацию запускайте только после копии и в нерабочее время. Перепроведение сотен смен нагружает сервер, а пользователи в это время получат блокировки.

Как устроена настройка архивации

Отдельной кнопки «Заархивировать всё» в типовых конфигурациях нет. Архивация встроена в два механизма.

Закрытие кассовой смены. Это основной путь. Кассир в РМК нажимает закрытие смены, программа снимает отчёт на ККТ, создаёт «Отчет о розничных продажах» и архивирует чеки. В Рознице и УТ 11 у каждой смены есть документ «Кассовая смена» — по нему видно, закрыта ли она и какой отчёт к ней создан.

Регламентное задание «Архивирование чеков ККМ». Подбирает смены, которые закрыты, но чеки по ним не заархивированы. Например, если при закрытии отчёт не провёлся из-за остатков, а потом остатки поправили.

Где смотреть параметры

Параметры розничных продаж находятся в административной части программы:

• в УТ 11, КА и ERP — НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи, группа розничных продаж;
• в Рознице — раздел Администрирование, настройки продаж.

Набор флажков в этой группе зависит от релиза. Ищите всё, что касается контроля остатков при рознице и закрытия смены: именно эти настройки чаще всего мешают архивации.

Запуск архивации: пошагово

Способ 1. Закрытие смены в РМК

1. В конце дня снимите на кассе все отложенные чеки: оплатите или удалите.
2. В рабочем месте кассира выберите закрытие смены.
3. Программа отправит команду на ККТ и снимет фискальный отчёт.
4. Дождитесь сообщения о создании отчёта о розничных продажах.
5. Откройте документ «Кассовая смена» и убедитесь, что статус — закрыта.

Если на шаге 4 появилось сообщение об ошибке проведения, смена на ККТ уже закрыта, а чеки — нет. Не открывайте новую смену, пока не разберётесь: иначе ошибка перейдёт в завтрашний день.

Способ 2. Закрытие смены из офиса

Бывает, что кассир ушёл, не закрыв смену в 1С, а ККТ закрылась автоматически по истечении 24 часов. Тогда смену закрывают из бэк-офиса.

1. Откройте список кассовых смен — в разделе продаж, группа розничных продаж.
2. Найдите незакрытую смену по кассе и дате.
3. Откройте её и выполните закрытие из формы документа.
4. Проверьте созданный отчёт о розничных продажах.

Способ 3. Довести архивацию после ошибки

1. Откройте отчёт о розничных продажах, который не провёлся, и прочитайте сообщение. Обычно там указан товар и склад.
2. Устраните причину: введите поступление, оприходуйте излишек, поправьте цену.
3. Проведите отчёт повторно.
4. Если чеки остались со статусом «Пробит», запустите регламентное задание «Архивирование чеков ККМ» вручную (как — в разделе про автоматизацию).

Мониторинг результата

После закрытия проверьте две вещи:

• 🔎 в списке чеков за дату нет записей со статусом «Пробит» — все стали архивными;
• 📊 отчёт по продажам за день даёт ту же сумму, что и Z-отчёт ККТ.

Если смен много, проще смотреть журнал регистрации: НСИ и администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации (в Рознице — раздел Администрирование). Отфильтруйте по событию выполнения фонового задания и найдите ошибки архивации.

Где найти архивный чек и как его поправить

Архивный чек открывается так же, как обычный. Найдите список чеков ККМ в разделе продаж и поставьте отбор по кассе, дате и статусу «Архивный». Второй путь — открыть отчёт о розничных продажах или кассовую смену и перейти к связанным документам.

Что можно делать с архивным чеком:

• 👁 смотреть состав, цены, скидки и оплату;
• 🖨 печатать товарный чек или копию для покупателя;
• ↩️ оформлять на его основании возврат.

Чего делать не стоит — править архивный чек задним числом. Движения уже переданы отчёту, и изменение одного чека не пересчитает отчёт само по себе.

Как исправить ошибку в уже закрытой смене

Порядок зависит от того, что именно не так.

Автоматизация через регламентные задания

Ручное закрытие смен работает, пока точек одна-две. В сети магазинов незакрытые смены копятся, и без автоматизации чеки годами висят с движениями.

Как включить задание

1. Откройте НСИ и администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания. В Рознице путь начинается с раздела Администрирование.
2. Найдите в списке «Архивирование чеков ККМ».
3. Откройте задание и поставьте флажок «Включено».
4. Задайте расписание. Удобный вариант — ежедневно ночью, когда магазины закрыты, например в 03:00.
5. Сохраните. Чтобы проверить сразу, нажмите в списке кнопку выполнения выбранного задания.

Клиент-серверный вариант

На сервере 1С задания работают сами, но при одном условии: для базы не стоит блокировка регламентных заданий. Её ставят в консоли кластера, в свойствах информационной базы — флажок «Блокировка регламентных заданий включена». Администраторы иногда включают его на время обновления и забывают снять.

Если задание включено, а смены не архивируются, первым делом проверьте этот флажок. Вторым — журнал регистрации: там видно, стартовало ли задание и чем закончилось.

Сроки хранения и когда можно чистить базу

Архивация в 1С — не про удаление. Но рано или поздно встаёт вопрос: а можно ли убрать старые чеки совсем? Здесь работают законы, а не настройки программы.

Отчёт о розничных продажах — основание для учёта выручки и списания товара. Пока не прошёл срок, удалять его и связанные чеки нельзя. Электронные копии чеков формально хранит ОФД, но при налоговой проверке быстрее показать данные из своей базы.

Если нужно уменьшить размер базы

Удалять чеки «объектами» по одному — плохая идея: сломаются ссылки, остатки и отчёты. Безопасные варианты:

• 📦 Свёртка базы. Остатки на дату переносятся в новую базу, старые документы остаются в архивной копии. Для УТ 11, КА и ERP свёртку выполняют типовыми средствами конфигурации или отдельной обработкой — в зависимости от релиза. Выполняют его специалисты после полной копии.
• 🗄 Архивная копия. Выгрузите базу в .dt на дату закрытия года и храните отдельно. Рабочая база продолжает расти, но доступ к старым годам у вас есть.
• 🧹 Чистка служебных данных. Часто базу раздувают не чеки, а журнал регистрации, история версий объектов и файлы во вложениях. Их можно сократить без риска для учёта.

Частые вопросы