Ввод накладной от поставщика в 1С: оформляем поступление товаров по шагам

Накладную от поставщика в 1С Бухгалтерии 8.3 заводят документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» в разделе Покупки. Открываете список, жмёте Поступление → Товары (накладная), выбираете контрагента, склад и построчно переносите позиции из бумажной или электронной накладной. После проведения товар встаёт на счёт 41.01, а входной НДС — на 19.03.

Ниже — как забить накладную в 1С Предприятие от начала до конца: что проверить в справочниках заранее, какой документ выбрать под товары, материалы или услуги, как не ошибиться со счётом учёта и НДС, какие проводки сформируются и что печатать поставщику. Пути указаны для «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» (интерфейс «Такси»); для «1С:Управление торговлей 11» отличия отмечены отдельно.

Что проверить до ввода накладной

Поступление ссылается сразу на несколько справочников. Если они не заполнены, документ придётся прерывать и возвращаться — удобнее подготовить данные заранее.

• 🧾 Контрагент и договор. Поставщик должен быть в справочнике Покупки → Контрагенты. У договора должен стоять вид «С поставщиком» и валюта расчётов (обычно рубли).
• 🏬 Склад. Если ведёте учёт по нескольким складам, нужный склад заводят в Справочники → Склады. При одном складе поле подставляется автоматически.
• 📦 Номенклатура. У каждой позиции в Справочники → Номенклатура важен вид номенклатуры — он определяет счёт учёта (товар → 41, материал → 10, услуга → без склада). Неверный вид — неверная проводка.
• 💰 Счета учёта. Проверьте регистр Счета учёта номенклатуры: именно он подставляет 41.01, 10.01 и т. д. в строки документа.

Какой документ выбрать: товары, материалы или услуги

Кнопка Поступление в списке Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) раскрывает несколько видов операции. Выбирайте по тому, что привёз поставщик:

• Товары (накладная) — товары для перепродажи, счёт 41. Самый частый случай для торговли.
• Товары, услуги, комиссия — универсальная форма: на одной вкладке товары, на другой услуги. Берите, когда в накладной смешано.
• Услуги (акт) — только услуги (аренда, доставка, подписка), товарных строк нет.
• Материалы (на переработку / в производство) — поступление на счёт 10.
• Оборудование — внеоборотные активы через счёт 08.

Вид операции после проведения лучше не менять — от него зависят доступные вкладки и счета. Если ошиблись, проще создать документ заново.

В «1С:Управление торговлей 11» аналог — документ «Приобретение товаров и услуг» в разделе Закупки → Документы закупки (все). Логика та же: шапка с поставщиком и складом, табличная часть с номенклатурой. Проводки бухучёта в УТ не формируются (конфигурация управленческая), поэтому про счета 41/19 речь ниже — именно для Бухгалтерии.

Заполняем шапку документа

После выбора вида операции открывается карточка. Поля шапки:

1. Номер и дата — номер 1С присвоит сама при записи; дату ставьте по накладной поставщика (дата отгрузки), а не сегодняшнюю.
2. Накладная № — поле Накладная/Акт № и её дата. Это реквизиты первичного документа поставщика; они попадут в книгу покупок и печатные формы.
3. Контрагент — поставщик из справочника.
4. Договор — подставится автоматически, если у контрагента он один.
5. Склад — куда приходуете товар.
6. Организация — если в базе несколько юрлиц, выберите своё.

Табличная часть: переносим позиции из накладной

Основная работа — построчный ввод товаров на вкладке Товары. По каждой строке:

• Номенклатура — выбираете из справочника. Если позиции нет, создаёте прямо из строки.
• Количество — сколько единиц пришло.
• Цена — цена за единицу без НДС или с НДС в зависимости от переключателя (о нём ниже).
• % НДС — ставка: 20%, 10%, 0% или Без НДС.
• Сумма, Сумма НДС, Всего — 1С считает автоматически.
• Счёт учёта — подставляется из настроек номенклатуры (41.01 для товара).
• Счёт учёта НДС — обычно 19.03 для товаров и материалов.

Ускорить ввод помогают три приёма:

• Подбор — кнопка Подбор открывает справочник номенклатуры с остатками и ценами, позиции добавляются по двойному клику.
• Загрузка из файла — если поставщик прислал накладную в Excel, по кнопке Загрузить → Загрузить из файла колонки сопоставляются с полями документа.
• Копирование строки — клавиша F9 дублирует выделенную строку, удобно для похожих позиций.

Для импортного товара в строке дополнительно заполняют номер таможенной декларации и страну происхождения — эти колонки появляются, когда у номенклатуры включён учёт по ГТД. Данные берут из счёта-фактуры поставщика: они затем переносятся в ваши счета-фактуры при перепродаже, поэтому пропускать их нельзя.

Если товар подлежит обязательной маркировке (обувь, табак, молочная продукция и т. д.), поступление оформляют с подбором кодов маркировки из документа оператора ЭДО — вручную коды не вводят, их принимают сканированием или из электронной накладной.

Цены, НДС и настройка «включает/не включает налог»

Самая частая путаница — что именно вы вводите в колонку Цена: сумму с налогом или без. Управляет этим ссылка НДС над табличной частью (или гиперссылка с текстом вида НДС сверху).

• НДС сверху — в колонке Цена указываете стоимость без налога, 1С добавляет НДС отдельной строкой.
• НДС в сумме — цена уже с налогом, программа выделит НДС расчётным способом.

Переключатель выбирают до заполнения строк, иначе суммы придётся пересчитывать. Ориентируйтесь на то, как цены даны в накладной поставщика.

Пример расчёта. Пришло 10 единиц товара по цене 1 000 ₽ без НДС, ставка 20%:

• Сумма без НДС: 10 × 1 000 = 10 000 ₽
• НДС: 10 000 × 20% = 2 000 ₽
• Всего к оплате: 12 000 ₽

Себестоимость товара в учёте — именно 10 000 ₽ (без НДС): входной налог на себестоимость не относится, он идёт к вычету. Поэтому в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 41 вы увидите 10 000 ₽, а не 12 000 ₽.

Если поставщик работает без НДС (УСН), ставьте Без НДС по строке — иначе программа ошибочно выделит налог, которого в накладной нет, и завысит вычет.

Перед проведением сверьте итоговую сумму документа с суммой в накладной поставщика — строка Всего внизу формы должна совпасть до копейки. Расхождение в пару копеек обычно даёт округление НДС по строкам: его правят вручную в колонке Сумма НДС той строки, где накопилась разница, а не пересчётом цены.

Цена поступления становится фактической себестоимостью партии. В Бухгалтерии отдельно задавать «тип цен» для прихода не нужно — это механизм торговых конфигураций. Там, в «Управлении торговлей», у строки есть реквизит вид цен, по которому подставляется цена из соглашения с поставщиком; в Бухгалтерии цену просто берут из накладной.

Счёт-фактура и регистрация в книге покупок

Чтобы принять входной НДС к вычету, одного поступления мало — нужен счёт-фактура поставщика. Его регистрируют в том же документе:

1. Внизу формы найдите поля Счёт-фактура № и дату.
2. Впишите номер и дату счёта-фактуры поставщика.
3. Нажмите Зарегистрировать.

1С создаст связанный документ «Счёт-фактура полученный» и сделает запись в книге покупок. После этого НДС со счёта 19.03 попадёт в вычет (при выполнении условий — товар принят к учёту, счёт-фактура корректен, покупка для облагаемой деятельности).

Если поставщик выдал УПД (универсальный передаточный документ), отдельный счёт-фактуру регистрировать не нужно — при виде операции УПД реквизиты счёта-фактуры заполняются в самом поступлении.

Проведение, проводки и печать

Нажмите Провести (или Провести и закрыть). Документ сформирует движения по счетам. Проверить их можно по кнопке Дт/Кт — она показывает все проводки документа.

Для поставщика и склада из проведённого документа печатают нужные формы — кнопка Печать:

• ТОРГ-12 — товарная накладная.
• Приходный ордер М-4 — для приёмки на склад.
• УПД — если оформляете универсальным документом.
• Счёт-фактура — печатная форма зарегистрированного документа.

После проведения остатки на складе и взаиморасчёты с поставщиком (60.01 — долг перед поставщиком) обновляются сразу. Оплату отражают отдельным документом Списание с расчётного счёта или Выдача наличных, который гасит кредит 60.01.

Если поставка шла по предоплате, 1С сама зачтёт ранее перечисленный аванс со счёта 60.02 — проводка Дт 60.01 Кт 60.02 появится в движениях поступления. Порядок зачёта (автоматически или по конкретному документу) задаётся в договоре. Проверить, не осталось ли «висящих» авансов и долгов, удобно через отчёт Покупки → Акт сверки расчётов или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 с разбивкой по субсчетам и договорам.

Накладную на услуги проводят так же, но товарных строк в ней нет: стоимость с вкладки Услуги относится не на склад, а на счёт затрат — 26, 44 или 20 в зависимости от того, к какой деятельности относится расход. Счёт затрат и аналитику (подразделение, статью затрат) указывают прямо в строке услуги.

Частые ошибки при вводе накладной

Отдельно — то, что всплывает уже после проведения и ломает отчётность. Шаги выше не повторяю, здесь только диагностика.

Частые вопросы