Приход товара от поставщика в 1С:Розница: от шапки документа до ценников на полке
Содержание
Чтобы забить накладную
в 1С Розница, откройте Закупки → Поступления товаров, нажмите Создать, укажите поставщика, организацию и склад магазина, заполните товары с количеством и ценой закупки из бумажной накладной и нажмите Провести и закрыть. После проведения товар появится в остатках склада и станет доступен для продажи на кассе.
Это и есть оприходование приходной накладной в 1С:Розница 2.3. Дальше разбираем каждый шаг подробно: как быстро внести 200 строк без ручного набора, где задать розничные цены, как не ошибиться с НДС и что делать, если документ не проводится.
Что подготовить до того, как вносить накладную
Документ поступления в Рознице опирается на справочники. Если их не заполнить заранее, вы будете отвлекаться на каждой второй строке.
Проверьте четыре вещи:
- 🏢 Организация. В карточке организации должен быть указан режим налогообложения. От него зависит, будет ли в документе колонка НДС.
- 🏬 Склад (магазин). Товар приходуют на конкретный склад. Если магазинов несколько, убедитесь, что выбираете склад нужной точки.
- 🤝 Поставщик. Заведите контрагента с ИНН и КПП. Для поставщиков, с которыми работаете по ЭДО, ИНН обязателен: по нему программа сопоставляет входящие документы.
- 📦 Номенклатура. Новые товары удобнее завести до прихода, с единицей измерения, ставкой НДС и штрихкодом.
Если товар новый и его много, не заводите карточки по одной. В документе поступления карточку можно создать прямо из строки табличной части, а при загрузке из файла или ЭДО программа предложит создать недостающие позиции сама.
Какой вид поступления выбрать
В Рознице приход товара оформляют разными документами в зависимости от ситуации. Ошибиться здесь — значит потом искать, почему остатки не сходятся.
| Ситуация | Каким документом оформить |
|---|---|
| Товар пришёл от поставщика по накладной или УПД | Поступление товаров |
| Обнаружили излишки при пересчёте, без поставщика | Оприходование товаров (раздел Склад) |
| Товар пришёл из другого своего магазина | Перемещение товаров |
| Покупатель вернул товар | Возврат от покупателя или чек возврата на кассе |
Накладная от поставщика — это всегда Поступление товаров. Оприходование излишков для прихода от поставщика не подходит: в нём нет долга перед контрагентом, и сверка с поставщиком потом не сойдётся.
Шаг 1. Создаём поступление и заполняем шапку документа
Откройте Закупки → Поступления товаров и нажмите Создать. Откроется форма документа. Сверху — шапка, ниже — таблица товаров.
Заполните шапку по бумажной накладной:
- Поставщик (контрагент). Начните вводить название или ИНН, выберите из списка. Если поставщика нет, создайте его прямо из поля.
- Организация. Если в базе одна организация, она подставится сама.
- Склад. Выберите магазин или склад, куда физически пришёл товар.
- Номер и дата входящего документа. Перепишите номер и дату из накладной поставщика. Это не номер документа 1С, а реквизиты его бумаги.
- Дата документа 1С. По умолчанию стоит текущая. Если товар фактически пришёл вчера, поставьте вчерашнюю дату, иначе остатки на вчера будут неверными.
Номер входящего документа часто пропускают. Потом при сверке с поставщиком невозможно понять, какой из пяти приходов за неделю соответствует его накладной № 1847. Заполняйте его всегда.
Как не перепутать даты
У документа две даты: собственная дата документа 1С и дата входящей накладной поставщика. Первая определяет момент, когда товар появится в остатках. Вторая нужна для сверки.
Пример: поставщик выписал накладную 14-го, товар доехал до магазина 16-го. Ставьте дату документа 16-м числом, а дату входящего — 14-м. Тогда остатки на 15-е не покажут товар, которого на полке ещё не было.
Шаг 2. Табличная часть: четыре способа внести товары
Это самая долгая часть работы. Выбирайте способ по объёму накладной и по тому, в каком виде пришли данные.
| Способ | Когда удобен | На что смотреть |
|---|---|---|
| Ручной ввод строками | До 10–15 позиций | Опечатки в количестве и цене |
| Подбор из справочника | Товары уже есть в базе | Не выбрать похожую позицию |
| Сканер штрихкодов | Товар со штрихкодами на руках | Штрихкоды должны быть в карточках |
| Загрузка из файла или ЭДО | Длинные накладные, постоянные поставщики | Сопоставление номенклатуры поставщика с вашей |
Ручной ввод и подбор
Для ручного ввода нажмите Добавить над таблицей. В строке выберите номенклатуру, укажите количество и цену. Сумма посчитается сама.
Кнопка Подбор открывает окно с деревом номенклатуры. Двойной клик по товару добавляет его в корзину подбора с запросом количества. Когда всё выбрали, перенесите позиции в документ. Это быстрее ручного ввода, если позиций 20–40 и они разбросаны по группам.
Сканер штрихкодов
Если сканер подключён к рабочему месту (Администрирование → Подключаемое оборудование), просто сканируйте товар при открытой форме поступления. Каждое сканирование добавляет строку или увеличивает количество в существующей на единицу.
Приём практика: сканируйте при открытой коробке и сразу сверяйте итог по количеству с накладной. Так вы оприходуете то, что реально пришло, а не то, что написал поставщик. Расхождения видно сразу, и претензию можно выставить в тот же день.
Если штрихкод не найден, программа предложит привязать его к существующей карточке или создать новую. Привязывайте внимательно: ошибка здесь потом всплывёт на кассе, когда пробьётся не тот товар.
Загрузка из файла и из ЭДО
Длинные накладные руками не набирают. Есть два пути.
Из файла. Поставщик присылает накладную в Excel. В табличной части найдите команду загрузки из внешнего файла (она в меню Заполнить или под кнопкой Ещё). Откроется таблица: вставьте туда колонки «Наименование» или «Артикул», «Количество», «Цена». Программа сопоставит строки с вашей номенклатурой, несопоставленные покажет отдельно.
Из ЭДО. Если поставщик отправляет УПД через оператора ЭДО, откройте входящий документ в разделе электронного документооборота и создайте по нему поступление. Номенклатура поставщика при первой загрузке сопоставляется с вашей вручную, и программа запоминает это соответствие. Со второй поставки строки подтягиваются сами.
Маркированный товар (обувь, одежда, молочная продукция, вода, табак и другие группы) принимается только по электронному УПД с кодами маркировки. Набрать такую накладную руками нельзя: без приёмки в ЭДО коды не перейдут на ваш баланс в ГИС МТ, и на кассе продажа будет заблокирована или отправлена с ошибкой.
Для алкоголя порядок свой: сначала принимают входящую ТТН ЕГАИС, потом по ней оформляют поступление. Если завести приход отдельно, остатки в 1С и в ЕГАИС разойдутся.
Шаг 3. Цены закупки, НДС и розничные цены
В поступлении вы указываете закупочную цену, то есть цену поставщика. Розничная цена, по которой товар пробьётся на кассе, задаётся отдельно.
Цена поставщика и НДС
Цену в строке берите ровно из накладной. Главный вопрос — включает ли она НДС.
- ✅ Если в накладной цены указаны с НДС, проверьте, что в документе включён признак «Цена включает НДС».
- ✅ Если цены без НДС, а налог выделен отдельной колонкой, снимите этот признак. Тогда НДС начислится сверху.
- ✅ Ставку НДС проверьте в каждой строке. Она подставляется из карточки номенклатуры, но поставщик может применить другую.
Как проверить себя: итог документа в 1С должен совпасть с итогом накладной до копейки. Если разница в несколько процентов, почти всегда перепутан признак «Цена включает НДС».
Пример. В накладной 10 штук по 120 ₽ с НДС 20 %, итого 1200 ₽, в том числе НДС 200 ₽. Если признак включения НДС снят, 1С посчитает 1200 ₽ плюс 240 ₽ НДС, итого 1440 ₽. Разница 240 ₽ — сигнал, что признак выставлен неверно.
Если организация на УСН без НДС, колонка НДС в документе не нужна. Проверьте режим налогообложения в карточке организации — если колонка всё равно показывается, причина обычно там.
Розничные цены после прихода
Новый товар без розничной цены на кассе не продастся или пробьётся с нулём. Поэтому сразу после поступления назначьте цены.
Розничные цены в Рознице устанавливает документ «Установка цен номенклатуры» (раздел Маркетинг). Его удобно создать прямо из поступления через Создать на основании: в документ попадут все позиции прихода, и вы проставите цены продажи.
Чтобы не считать вручную, задайте правило расчёта от закупочной цены. Например, наценка 35 %: при закупке 120 ₽ розничная цена выйдет 162 ₽. Округление до рубля или до 9 на конце настраивается в виде цены.
Дополнительные расходы на доставку
Если доставку оплатили отдельно и хотите учитывать её в себестоимости, не прибавляйте её вручную к цене товара. Оформите расходы отдельным документом поступления услуг или дополнительных расходов, а распределение по товарам сделайте пропорционально сумме. Тогда закупочная цена в документе останется равной цене поставщика, и сверка с ним сойдётся.
Шаг 4. Проводим поступление и печатаем документы
Когда шапка и товары заполнены, нажмите Провести. Если программа не выдала сообщений, документ проведён: в списке поступлений у него появится зелёная галочка.
После проведения:
- 📈 товар увеличил остатки на выбранном складе;
- 💰 сформировалась задолженность перед поставщиком на сумму документа;
- 🧾 товар доступен для продажи на кассе (если задана розничная цена).
Что напечатать
Через кнопку Печать в форме документа доступны:
- Ценники и этикетки. Самое востребованное: после прихода сразу печатайте ценники на новые позиции. Перед печатью программа даёт выбрать шаблон и количество.
- Печатная форма поступления. Внутренний документ для подписи кладовщика или продавца, принявшего товар.
Если ценники печатаются с пустой ценой, значит розничная цена ещё не установлена. Сначала проведите «Установку цен номенклатуры», потом печатайте ценники.
Проверка остатков
Чтобы убедиться, что приход отразился правильно, откройте отчёт по остаткам товаров на складе (раздел Склад) с отбором по складу и группе товаров. Проверьте одну-две позиции из накладной: количество должно вырасти ровно на принятое.
Шаг 5. Если документ не проводится или остатки не те
Ниже — ситуации, с которыми чаще всего приходят после оприходования. Сначала найдите свой симптом.
Как исправить ошибку в проведённом поступлении
Если ошибку заметили после проведения, откройте документ, исправьте строки и проведите повторно. Движения перезапишутся.
Не копируйте и не проводите второй документ «для исправления» — задвоите приход. Если по ошибке провели дубль, не удаляйте его сразу: сначала снимите проведение (Отменить проведение), затем пометьте на удаление. Окончательное удаление помеченных объектов делает администратор.
Если по товарам из поступления уже были продажи, а вы меняете количество или цену задним числом, себестоимость и остатки за прошлые дни пересчитаются. Перед такой правкой согласуйте её с бухгалтером или старшим кассиром, особенно если период уже закрыт.
Если поставщик привёз меньше или больше
Оприходуйте фактическое количество. Отклонение от бумаги зафиксируйте:
- Недостача. В поступлении указывайте реально принятое количество, а поставщику отправьте акт о расхождении. Долг перед ним будет на фактическую сумму.
- Излишки. Либо договоритесь с поставщиком о доначислении и внесите полное количество, либо верните лишнее возвратом поставщику после прихода.
- Пересорт. Пришёл другой артикул вместо заказанного — вносите то, что пришло. Подменять номенклатуру ради совпадения с бумагой нельзя: на кассе пробьётся не тот товар.
Как ускорить работу с регулярными поставками
Если один и тот же поставщик возит товар каждую неделю, сэкономить время можно тремя приёмами.
- Заказ поставщику. Оформите заказ заранее, а при поставке создайте поступление на его основании. Товары и цены перенесутся, останется поправить количество по факту.
- ЭДО вместо бумаги. После первого сопоставления номенклатуры поступление создаётся из входящего УПД почти без ручной работы.
- Копирование прошлого документа. Для постоянного ассортимента скопируйте предыдущее поступление, поменяйте дату, номер входящего документа и количество. Перед проведением обязательно проверьте каждую строку.
Если заказы не нужны, не включайте их в настройках только ради удобства: каждое поступление без заказа будет напоминать о себе в отчётах по незакрытым заказам.