Входящая накладная поставщика в 1С 8.3: от поиска контрагента до проводок

Чтобы забить накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД), укажите номер и дату накладной поставщика, контрагента, договор и склад, заполните строки товаров и нажмите Провести и закрыть. В 1С:Управление торговлей 11 тот же документ называется «Приобретение товаров и услуг» и лежит в разделе Закупки.

Типичная картина на складе: машина пришла, водитель ждёт подпись, а в руках пачка ТОРГ-12 или УПД на 40 позиций. Ошибка в цене или ставке НДС всплывёт потом в сверке с поставщиком и в книге покупок. Ниже порядок, при котором документ вводится один раз и правильно.

1. Что подготовить до ввода накладной

Документ поступления опирается на три справочника: контрагенты, договоры и номенклатура. Если они заполнены заранее, ввод накладной занимает пару минут.

Контрагент: найти или завести по ИНН

Сначала поищите поставщика в справочнике Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. Ищите по ИНН, а не по названию: «Ромашка», ООО «Ромашка» и «РОМАШКА ООО» — три разные строки для поиска, а ИНН один.

Если поставщика нет:

1. Нажмите Создать.
2. Введите ИНН в верхнее поле и нажмите Заполнить. Реквизиты подтянутся из сервиса 1С:Контрагент, если подключена интернет-поддержка.
3. Проверьте КПП. У крупных компаний он разный для головной организации и обособленных подразделений — сверьте с накладной.
4. Запишите карточку.

Договор с видом «С поставщиком»

В карточке контрагента откройте закладку Договоры и создайте договор. Главное поле — вид договора: С поставщиком. Договор с видом «С покупателем» в документе поступления не выберется.

💡 Если с поставщиком нет письменного договора и вы работаете по счетам, всё равно заведите договор, например «Основной договор». Без него документ не проведётся.

Номенклатура и склад

Перед вводом пробегите накладную глазами и отметьте новые позиции. Их удобнее завести заранее через Справочники → Товары и услуги → Номенклатура:

• 📦 вид номенклатуры (Товары, Материалы и т. д.) — от него зависит счёт учёта;
• 📏 единица измерения — та же, что в накладной поставщика;
• 🧾 ставка НДС по умолчанию;
• 🔢 артикул, если поставщик его печатает: по артикулу проще искать при вводе строк.

Склад должен существовать в справочнике Склады. Если в учёте один склад, программа подставит его сама.

2. Создаём документ поступления товаров в 1С

Где лежит документ и как он называется — зависит от конфигурации.

Шапка документа в БП 3.0

1. В списке нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД).
2. Накладная № … от … — номер и дата из бумаги поставщика. Это входящий номер, он попадёт в книгу покупок и в сверку.
3. Дата документа (справа вверху) — дата, когда товар фактически принят. Обычно совпадает с датой накладной, но если груз ехал три дня, ставьте дату приёмки.
4. Организация — ваша фирма, если в базе их несколько.
5. Контрагент и Договор — выбираются из справочника. После выбора контрагента договор часто подставляется сам.
6. Склад — куда оприходован товар.

Не путайте дату документа и дату накладной поставщика. Первая определяет период оприходования и вычета НДС, вторая — реквизит входящего документа.

Особенности ввода в УТ 11

В УТ 11 поступление удобно создавать на основании заказа поставщику: шапка и строки перенесутся из заказа, останется сверить количество и цены. Если заказов в учёте нет, документ создаётся из списка Документы закупки (все) кнопкой Создать.

3. Как заполнить строки накладной и не ошибиться с ценами

Добавление строк

В табличной части Товары есть два способа:

• Добавить — новая строка, номенклатура выбирается из справочника или вводится по первым буквам/артикулу;
• Подбор — отдельное окно, где можно отметить много позиций сразу и указать количество. Для накладной на 20+ строк это быстрее.

В каждой строке проверьте колонки:

Цена с НДС или без

Накладные печатают по-разному: одни поставщики дают цену без НДС и налог отдельной колонкой, другие — цену уже с налогом. В форме поступления есть гиперссылка над табличной частью, которая показывает способ расчёта: НДС «в сумме» или «сверху». Щёлкните по ней и выберите вариант, совпадающий с накладной.

Проверка на числах. В накладной: 10 шт по 1 200 ₽ без НДС, НДС 20% — 2 400 ₽, итого 14 400 ₽.

• Если документ настроен «НДС сверху» — вводите цену 1 200, итог будет 14 400 ₽. Всё верно.
• Если документ считает «НДС в сумме», а вы ввели 1 200 — итог будет 12 000 ₽, НДС 2 000 ₽. Недостача 2 400 ₽ в расчётах с поставщиком.

💡 Самая быстрая проверка — итог документа внизу формы. Он должен до копейки совпасть со строкой «Всего к оплате» в накладной. Совпадает итог и сумма НДС — значит, цены введены правильно.

Копейки и округление

Если итог расходится на 1–2 копейки, причина обычно в округлении: поставщик считает НДС от итога, а 1С — по каждой строке. Поправьте сумму НДС в одной строке вручную, чтобы итог совпал с бумагой. Колонку «НДС» в БП 3.0 редактировать можно.

4. Загрузка накладной из Excel и других файлов

Когда в накладной сотня строк, вбивать их руками долго и рискованно. Есть три пути.

Загрузка табличной части из Excel

В командной панели табличной части Товары есть команда загрузки из файла (кнопка Загрузить; если её не видно на панели — ищите в меню Еще). Порядок:

1. Попросите у поставщика накладную в Excel или сохраните спецификацию в .xlsx.
2. Нажмите Загрузить и вставьте данные в открывшуюся таблицу или выберите файл.
3. Сопоставьте колонки: наименование или артикул, количество, цена.
4. Программа найдёт номенклатуру. Ненайденные позиции подсветятся — их можно сопоставить вручную или создать.
5. Нажмите Перенести в документ.

⚠️ Перед загрузкой уберите из таблицы итоговые строки и пустые строки шапки, иначе 1С попытается распознать «Итого» как товар.

Входящий УПД через ЭДО

Если поставщик отправляет документы через оператора ЭДО, вводить накладную руками не нужно совсем. Входящий УПД появляется в рабочем месте Текущие дела ЭДО. Оттуда:

1. Откройте входящий документ.
2. Сопоставьте номенклатуру поставщика со своей. Сопоставление запоминается: в следующий раз эти позиции подтянутся сами.
3. Создайте документ поступления в учёте одной командой.
4. Подпишите УПД со своей стороны.

Распознавание сканов

Для бумажных накладных без электронной копии есть сервис 1С:Распознавание первичных документов: загружаете скан или фото, сервис создаёт черновик поступления. Черновик всё равно нужно проверить построчно, особенно цены и количество.

5. Проведение накладной и проверка остатков

Счёт-фактура

Внизу формы поступления в БП 3.0 есть поле для счёта-фактуры. Введите его номер и дату и нажмите Зарегистрировать. Если поставщик прислал УПД со статусом 1, номер и дата совпадают с самой накладной.

Без зарегистрированного счёта-фактуры НДС по поставке не попадёт в книгу покупок, и вычет придётся оформлять отдельно.

Проведение

Нажмите Провести. Если программа найдёт незаполненные поля, она покажет их список внизу формы — щёлкните по сообщению, курсор встанет в нужное поле.

После проведения нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа (значок ДтКт). Для обычной покупки товара у плательщика НДС будут такие проводки:

Если вы на УСН или НДС не принимаете к вычету, налог включится в стоимость товара, и проводка по 19 счёту не появится.

Проверка остатков после ввода

• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету → счёт 41.01 — остаток в рублях и количестве по каждой позиции.
• 🏬 Склад → Отчеты → Ведомость по товарам на складах — движение по конкретному складу.
• 🤝 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету → 60.01 — долг перед поставщиком, его удобно сверить с актом сверки.

В УТ 11 остатки смотрят в разделе Склад и доставка — отчёт «Ведомость по товарам на складах» с отбором по складу.

6. Почему накладная не проводится и где ошибаются чаще всего

Ещё несколько ситуаций, которые не дают ошибки при проведении, но портят учёт:

• 🔁 Двойной ввод. Накладную забили по бумаге, а потом ещё раз из ЭДО. Перед вводом ищите в списке поступлений по номеру входящего документа.
• 📅 Не тот период. Поступление ввели датой, когда уже закрыт месяц. Остатки и себестоимость списаний поплывут — после исправления перепроведите закрытие месяца .
• 🏷️ Дубли номенклатуры. «Бумага А4 Снегурочка» и «Бумага А4, Снегурочка» — две разные позиции с раздельными остатками. Ищите в справочнике по нескольким словам, прежде чем создавать новую.

7. Как ускорить ввод накладных

Если поставки идут каждый день, ручной ввод быстро становится узким местом. Что помогает:

1. ЭДО со всеми крупными поставщиками. Входящий УПД превращается в поступление за пару кликов, ошибки в цене и количестве исключены, бумагу не нужно хранить.
2. Сопоставление номенклатуры. Один раз связали позиции поставщика со своими — дальше они подставляются автоматически и при ЭДО, и при загрузке из файла.
3. Копирование документа. Для регулярной поставки одного набора товаров скопируйте прошлое поступление (Скопировать в списке) и поправьте даты, номер и количество. Новый документ не проведён, пока вы его не проведёте, так что задвоения не будет.
4. Ввод на основании заказа (в УТ 11). Строки берутся из заказа поставщику, остаётся сверить факт.
5. Сканер штрихкодов. Если товары с штрихкодами, подключённый сканер добавляет строку одним пиком, а повторное сканирование увеличивает количество.

💡 Для маркированных товаров (обувь, одежда, молочка и т. д.) поступление идёт только через ЭДО: коды маркировки приходят в УПД и подтверждаются при приёмке. Вбить такую накладную руками нельзя — товар не перейдёт на вас в системе маркировки.

8. Частые вопросы