Новый поставщик в базе 1С: карточка, реквизиты по ИНН и договор без дублей

Чтобы забить поставщика в 1С:Бухгалтерию 3.0, откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, нажмите Создать, введите ИНН и нажмите Заполнить по ИНН — программа подтянет название, КПП, ОГРН и юридический адрес. Останется добавить банковский счёт и договор с видом «С поставщиком». В УТ 11 и ERP сначала заводят партнёра с флажком «Поставщик», а контрагента — внутри него.

Типичная ситуация: пришла первая накладная от нового поставщика, менеджер ждёт оприходования, а в базе такой организации нет. Если завести его наспех, через месяц в справочнике окажутся три «Ромашки» с разными договорами, и акт сверки не сойдётся. Ниже порядок, при котором карточка заводится один раз и правильно.

Что проверить до того, как добавлять поставщика

Пять минут подготовки экономят исправление десятков документов. Перед созданием карточки соберите и проверьте:

• 🔍 Нет ли его уже в базе. В списке контрагентов наберите ИНН в строке поиска. Название ищите плохо: «Ромашка», «ООО Ромашка» и «РОМАШКА ООО» поиск по наименованию может разнести.
• 📄 Реквизиты из документа. ИНН, КПП, расчётный счёт и БИК берите из счёта, договора или УПД, а не со слов менеджера.
• 🏢 Тип поставщика. Юрлицо, ИП, физлицо или иностранная компания — от этого зависят обязательные поля.
• 🌐 Интернет-поддержка. Автозаполнение по ИНН работает, только если база подключена к порталу: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.
• 🗂 Структура справочника. Если в базе принято раскладывать контрагентов по группам («Поставщики», «Покупатели», «Банки»), откройте нужную группу заранее — новая карточка попадёт в неё.

Где находится справочник в разных программах

В УТ и ERP партнёр — это «с кем работаем» в целом, а контрагент — конкретное юрлицо или ИП, на которое выписываются документы. У одного партнёра может быть несколько контрагентов, например ООО и ИП одного владельца.

Как завести карточку поставщика пошагово

Порядок ниже — для Бухгалтерии 3.0. В УТ 11 логика та же, только начинаете с партнёра.

Шаг 1. Создайте карточку

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Нажмите Создать.
3. В поле «Вид контрагента» выберите: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, физическое лицо или государственный орган.

Шаг 2. Введите ИНН и заполните реквизиты

1. Введите ИНН: 10 цифр у организации, 12 — у ИП и физлица.
2. Нажмите Заполнить по ИНН.
3. Проверьте, что подтянулось: краткое и полное наименование, КПП, ОГРН или ОГРНИП, юридический адрес, руководитель.

Если сервис недоступен, заполните поля вручную. Полное наименование пишите как в ЕГРЮЛ — оно уходит в печатные формы и в книгу покупок.

Шаг 3. Добавьте банковский счёт

1. В карточке откройте ссылку Банковские счета и нажмите Создать.
2. Укажите БИК — наименование банка и корсчёт подставятся из классификатора банков.
3. Введите номер расчётного счёта (20 цифр) и сохраните.

Если счёт у поставщика один, он станет основным и будет подставляться в платёжки автоматически.

Шаг 4. Заполните контакты

Телефон, электронная почта, фактический адрес — не обязательны для учёта, но пригодятся менеджеру по закупкам и для отправки акта сверки. Почту из карточки 1С подставляет при отправке документов прямо из формы.

Шаг 5. Запишите карточку

Нажмите Записать и закрыть. Если в базе уже есть контрагент с таким же ИНН и КПП, программа предупредит о дубле. Не игнорируйте это сообщение: откройте найденную карточку и проверьте, не тот же ли это поставщик.

В УТ 11 и ERP

1. В разделе Закупки откройте список поставщиков и нажмите Создать.
2. В карточке партнёра должен стоять флажок «Поставщик» — иначе партнёр не попадёт в отбор при оформлении закупок.
3. Введите ИНН — контрагент с реквизитами создаётся вместе с партнёром.
4. Условия работы (цены, порядок оплаты, валюту) задают в соглашении с поставщиком и в договоре, если в базе включено их использование.

Реквизиты по ИНН: какие сервисы 1С помогают

Автозаполнение и проверка поставщика — это несколько разных сервисов. Их легко перепутать.

Проверку по базе ФНС включают в настройках интернет-поддержки. После этого статус видно прямо в карточке контрагента и в документах. Предупреждение о недействующем ИНН или КПП появляется ещё до проведения поступления.

Если сервис не заполняет реквизиты:

• 🔌 база не подключена к интернет-поддержке или истёк ИТС;
• 🔒 сервер 1С не выходит в интернет — заблокирован прокси или файрвол;
• 🆕 компания зарегистрирована пару дней назад и ещё не попала в выгрузку;
• ✏️ в ИНН ошибка — программа проверяет контрольное число и подсвечивает неверный ИНН.

Договор с поставщиком: как привязать и не запутаться

Без договора поступление в Бухгалтерии 3.0 не провести, если в базе ведётся учёт по договорам. Договор задаёт счета расчётов, валюту и особые условия.

Как создать договор

1. В карточке контрагента откройте ссылку Договоры и нажмите Создать.
2. Вид договора — «С поставщиком». Это ключевое поле: договор вида «С покупателем» в поступление не подставится.
3. Укажите организацию (если в базе их несколько), номер, дату и срок действия.
4. Выберите валюту расчётов — рубли или иностранная валюта.
5. Запишите договор и в списке договоров отметьте его как основной, если с поставщиком он один.

Основной договор подставляется в документы автоматически. Когда договоров несколько, выбирайте нужный вручную в каждом поступлении и платёжке.

Где ошибаются чаще всего

Если договор с поставщиком заключён с условием о предоплате, проверьте настройки зачёта авансов в договоре. По умолчанию 1С зачитывает аванс автоматически при проведении поступления, и этого обычно достаточно.

Иностранный поставщик: что меняется в карточке

Иностранную компанию заводят в тот же справочник, но поля другие.

1. Вид контрагента — «Юридическое лицо».
2. В поле «Страна регистрации» выберите страну. После этого ИНН и КПП становятся необязательными.
3. Заполните «Налоговый номер в стране регистрации»: для Беларуси это УНП, для Казахстана — БИН.
4. Наименование вводите так, как оно написано в контракте, обычно латиницей.
5. Банковский счёт иностранного банка указывают с SWIFT-кодом вместо БИК.

В договоре с иностранным поставщиком главное — валюта.

• 💱 Валюта расчётов — валюта контракта, например USD, EUR или CNY. Курс на дату документа программа подставит из справочника валют; загрузите курсы через Справочники → Банк и касса → Валюты.
• 💲 Расчёты в условных единицах — флажок для договоров, где цена в валюте, а оплата в рублях.
• 🧾 Налоговый агент по НДС. При покупке работ и услуг у иностранной компании, не стоящей на учёте в РФ, покупатель удерживает и платит НДС как налоговый агент (ст. 161 НК РФ). В договоре БП 3.0 для этого есть флажок о том, что организация выступает налоговым агентом по НДС.

Как держать данные поставщика актуальными

Поставщики переезжают, меняют банк, реорганизуются. Если не обновлять карточку, ошибки вылезут в платёжках и книге покупок.

Смена реквизитов

• 🏠 Новый адрес или КПП. В БП 3.0 у реквизитов контрагента ведётся история изменений: новое значение вводят с датой, с которой оно действует. Старые документы печатаются со старыми реквизитами, новые — с новыми. Не затирайте значение без истории — иначе в счетах-фактурах прошлых периодов появится новый адрес.
• 🏦 Новый расчётный счёт. Добавьте новый счёт в Банковские счета, сделайте его основным, старый не удаляйте — к нему привязаны прошлые платёжки.
• 🔁 Смена наименования. Повторно нажмите Заполнить по ИНН — 1С покажет, какие реквизиты изменились.

Если появился дубль

Дубли контрагентов объединяют обработкой «Поиск и удаление дублей»: Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных. Она находит карточки с одинаковыми реквизитами и переносит все ссылки из документов на одну оставшуюся.

Регулярная проверка

Раз в квартал полезно пройтись по поставщикам с открытыми расчётами:

Ошибки при вводе поставщика и как их не допустить

Ошибки ниже не про кнопки, а про последствия: каждую из них потом исправляют перепроведением документов.

• ❌ Поставщик-ИП заведён как юрлицо. У ИП ИНН из 12 цифр и нет КПП. Если выбрать вид «Юридическое лицо», программа не примет такой ИНН, и его вбивают в другие поля в обход проверки. Меняйте вид контрагента до ввода документов.
• ❌ КПП головной компании вместо КПП филиала. Счёт-фактура приходит от обособленного подразделения, а в книге покупок стоит другой КПП. При камеральной проверке это расхождение.
• ❌ Физлицо-исполнитель заведено как обычный поставщик. Если покупаете у физлица услуги, ему понадобится не карточка контрагента , а договор ГПХ и учёт НДФЛ и взносов — это уже зарплатный блок, а не закупки.
• ❌ Перенос контрагента из другой базы копированием реквизитов. Наименование совпадает, а ИНН или КПП отличаются на одну цифру. Надёжнее каждый раз заполнять по ИНН из сервиса.
• ❌ Удаление карточки с документами. Пометка на удаление не удалит контрагента, на которого ссылаются документы, но в списках он станет перечёркнутым и начнёт путать. Помечайте только пустые карточки.

Частые вопросы