Счёт на оплату покупателю в 1С:Бухгалтерии: создание и печать

Счёт на оплату в 1С:Бухгалтерии 8.3 создают в разделе Продажи → Счета покупателям кнопкой Создать. Документ заполняет контрагента, договор, товары или услуги и ставку НДС, после чего его печатают или отправляют клиенту по электронной почте прямо из программы.

Главное, что стоит знать сразу: счёт на оплату — информационный документ. Он фиксирует предложение оплатить товар или услугу, но бухгалтерских проводок не делает. Деньги и реализацию проводят уже другие документы, которые удобно вводить на основании счёта. Ниже — как заполнить счёт в опте и в рознице, настроить печатную форму с печатью и подписью, зарезервировать товар и не наступить на типичные грабли.

Что проверить до создания счёта

Счёт выписывается на конкретного покупателя и по конкретным ценам, поэтому перед вводом документа стоит убедиться, что справочники в порядке. Иначе придётся переделывать уже выставленный счёт.

• 🔎 Контрагент заведён. Проверьте в Справочники → Контрагенты, что покупатель есть в базе и у него заполнены ИНН, КПП и реквизиты. В карточке удобно нажать Заполнить по ИНН — реквизиты подтянутся из сервиса проверки, если он подключён.
• 📄 Договор выбран правильный. У одного контрагента бывает несколько договоров. От вида договора («С покупателем», «С комиссионером») зависит, как счёт отразится в учёте при дальнейших операциях.
• 💰 Цены и ставка НДС. Если ведёте типы цен, проверьте, что для номенклатуры задана актуальная цена. Ставка НДС берётся из карточки номенклатуры, но её можно поправить прямо в табличной части счёта.
• 🏦 Банковский счёт организации. В печатной форме указываются реквизиты вашего расчётного счёта. Если счетов несколько, выберите тот, на который ждёте оплату.

Пошаговое создание счёта в разделе Продажи

Открываете список Продажи → Счета покупателям и нажимаете Создать. Откроется форма документа «Счёт покупателю». Дальше по порядку:

1. Дата и организация. Дата подставляется текущая, организация — основная. Если организаций в базе несколько, выберите нужную в поле Организация.
2. Контрагент и договор. В поле Контрагент выберите покупателя. Договор подставится автоматически, если он единственный; иначе выберите его вручную.
3. Оплата до. Укажите срок, до которого ждёте оплату. Он попадёт в печатную форму и пригодится для контроля дебиторки.
4. Табличная часть. На закладке Товары и услуги добавьте строки кнопкой Добавить или через Подбор — подбор удобнее, когда позиций много: видны остатки и цены. Укажите количество, цену и ставку НДС.
5. НДС в сумме или сверху. В шапке есть переключатель НДС в сумме / НДС сверху. От него зависит, как программа считает налог: выделяет из цены или начисляет поверх. Проверьте, что режим совпадает с договорённостью.
6. Проведение. Нажмите Провести и закрыть или Записать. Записанный счёт получит номер по порядку с префиксом организации.

После проведения счёт появится в списке со статусом оплаты. По мере поступления денег программа будет отмечать, оплачен он полностью, частично или не оплачен — это видно в колонке списка и в отчёте по расчётам с покупателями.

Печатная форма: логотип, печать и факсимиле подписи

Чтобы распечатать счёт, в открытом документе нажмите Печать → Счёт на оплату. Откроется готовая форма с реквизитами, суммой прописью и местами для подписи.

Счёт выглядит солиднее и реже вызывает вопросы у покупателя, если на нём стоят логотип, печать и подпись. В 1С:Бухгалтерии это настраивается один раз в карточке организации:

• Откройте Главное → Организации, выберите свою организацию.
• Перейдите по ссылке Логотип и печать.
• Загрузите картинки: логотип, факсимиле печати, факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера.

После этого в печатной форме счёта появится флажок, который выводит эти изображения на бланк. Факсимиле на счёте на оплату допустимо: счёт — не первичный учётный документ и не счёт-фактура, поэтому требований к собственноручной подписи здесь нет. А вот на счёте-фактуре факсимиле использовать нельзя.

Готовый счёт сохраняют в PDF кнопкой сохранения в форме предпросмотра либо отправляют покупателю сразу из программы кнопкой Отправить. Для отправки по электронной почте в 1С должна быть настроена учётная запись почты (Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи). Тогда счёт уйдёт вложением в PDF, а текст письма можно подготовить заранее в шаблоне.

На печатную форму счёта можно вывести QR-код для оплаты. Покупатель наводит на него камеру в банковском приложении — реквизиты, сумма и назначение платежа подставляются сами, без ручного ввода. Это заметно снижает число ошибок в платежах: клиент не перепутает расчётный счёт или сумму. Вывод QR-кода включается флажком в настройках печати счёта.

Резервирование товара и контроль остатков

Здесь важно разделять конфигурации, потому что механика резерва у них разная.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 счёт на оплату товар не резервирует. Это информационный документ: он не двигает складские остатки и не блокирует позиции под конкретного покупателя. Если по одному товару вы выставили счета двум клиентам, программа об этом не предупредит — распределять остаток придётся вручную.

В Управлении торговлей 11 под резерв заточен отдельный документ — Заказ клиента. В его строках задают вариант обеспечения (например, резервировать по складу), и товар встаёт в резерв под заказ. Счёт на оплату в УТ тоже есть, но держит резерв именно заказ, а не счёт. Остатки и свободный к продаже товар смотрят в отчётах по остаткам и доступности товаров.

Контроль остатков при продаже включается настройкой. В 1С:Бухгалтерии это Администрирование → Проведение документов → Контролировать остатки товаров при проведении. Но срабатывает контроль не на счёте, а на документе реализации: счёт проводится даже при нулевом остатке, а вот отгрузку в минус программа не пропустит, если галка стоит.

Опт и розница: когда счёт нужен, а когда нет

Счёт на оплату — это про безналичную оплату по договору. Поэтому сценарии опта и розницы отличаются.

Опт. Классический случай: вы согласовали поставку, выставили счёт, покупатель оплатил по нему с расчётного счёта. Счёт здесь — отправная точка сделки, от него удобно вводить и отгрузку, и поступление денег.

Для внешнеторговых или валютных сделок счёт выставляют в валюте или в условных единицах — валюта берётся из договора. В печатной форме сумма тогда покажется в этой валюте, а оплата в рублях пересчитается по курсу на дату платежа. Важно, чтобы валюта договора, валюта счёта и валюта расчётного счёта были согласованы, иначе при вводе поступления денег программа запутается в пересчёте.

Розница. В рознице оплата обычно идёт через кассу и ККТ, и отдельный счёт не нужен — чек заменяет его. Но физлицу тоже можно выставить счёт, если человек хочет оплатить покупку безналично, через банк. Тогда счёт оформляют так же, как на организацию: в карточке контрагента выбирают вид «Физическое лицо» и заполняют ФИО. По такому счёту человек платит в банке по реквизитам, а продавец потом пробивает чек по факту поступления денег — безналичная оплата от физлица тоже требует чека ККТ.

От счёта к оплате и отгрузке: что вводят на основании

Поскольку сам счёт проводок не создаёт, движения в учёте появляются из связанных документов. Их удобно вводить прямо из счёта кнопкой Создать на основании — реквизиты и товары перенесутся автоматически:

• Поступление на расчётный счёт (или Поступление наличных) — когда покупатель оплатил. Этот документ формирует проводку по поступлению денег, например Дт 51 Кт 62.
• Реализация (акт, накладная, УПД) — когда отгрузили товар или оказали услугу. Она списывает товар, начисляет выручку и НДС.
• Счёт-фактура — выставляется из реализации или при получении аванса.

Важный момент с авансами: если покупатель платит по счёту раньше, чем вы отгрузили товар, это аванс. С полученного аванса продавец на ОСНО обязан начислить НДС и выставить авансовый счёт-фактуру — программа предложит зарегистрировать его при закрытии месяца или сразу из документа поступления.

Автоматизация: копирование, ввод на основании и регулярные счета

Если счета однотипные, не заполняйте каждый с нуля.

• Копирование. Выделите похожий счёт в списке и нажмите Создать копированием (клавиша F9). Откроется новый документ с теми же товарами и контрагентом — останется поменять дату и количество.
• Ввод на основании. Счёт можно создать на основании договора, предыдущей реализации или заказа. Так данные переносятся без ручного ввода.
• Регулярные счета. Для ежемесячных счетов (аренда, абонентская плата, обслуживание) в типовой 1С:Бухгалтерии нет встроенного планировщика, который сам выставит их по расписанию. На практике используют копирование прошлого счёта или заводят типовые счета по каждому клиенту и копируют их помесячно.
• Массовое выставление. В торговых конфигурациях (УТ, ERP) счета формируют пачками на основании заказов клиентов через рабочее место менеджера. В 1С:Бухгалтерии такого рабочего места нет, и массовую выписку обычно решают копированием или загрузкой данных из внешнего источника.

Типичные ошибки при выставлении счёта

Собрали то, что чаще всего приходится переделывать — без повтора шагов из инструкции выше.

• Счёт выставлен не от той организации. В базе с несколькими юрлицами основная организация подставляется автоматически. Проверяйте поле Организация до отправки — переделать уже ушедший клиенту счёт нельзя.
• Неверный режим НДС. Переключатель НДС в сумме / НДС сверху меняет итоговую сумму. Если клиент ждал одну цифру, а получил другую, почти всегда дело в этом переключателе.
• Счёт на неплательщика НДС с выделенным налогом. Если ваша организация на УСН, НДС в счёте выделять не нужно — иначе возникнет обязанность уплатить выделенный налог в бюджет.
• Ждут оплату, а счёт не оплачивается в учёте. Счёт сам по себе не «оплачивается» — статус оплаты меняется только после ввода документа поступления денег. Если статус висит «не оплачен», проверьте, проведён ли документ поступления и привязан ли он к этому счёту.
• Цена не та. Если подставилась старая цена, проверьте дату документа и актуальность типа цен — цена берётся на дату счёта.

Частые вопросы