Заявка в 1С от пустого бланка до печати и согласования

Чтобы забить заявку в 1С, откройте список нужных документов (в 1С:Управление торговлей 11 это Продажи → Заказы клиентов), нажмите Создать, заполните клиента, склад и товары, затем нажмите Провести и закрыть. Это и есть заявка покупателя: в типовых конфигурациях 1С 8.3 документа с названием «Заявка» для продаж нет, его роль играет «Заказ клиента ».

Частая ошибка новичка — искать в меню слово «заявка» и создавать вместо заказа реализацию. Реализация сразу списывает товар и формирует долг покупателя. Заказ только фиксирует намерение: что, кому, сколько и когда. Порядок действий одинаков для 1С 8.3 в интерфейсе «Такси».

Какой документ в 1С считается заявкой и что подготовить заранее

Слово «заявка» в разговоре означает разные вещи. Сначала определите, какую заявку вы вносите, — от этого зависит документ.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 заказов нет. Заявку покупателя там оформляют счётом на оплату: он печатается, но проводок не делает и товар не резервирует.

Что проверить до первой заявки

• 👤 Права. Пользователю нужен профиль доступа с правом добавлять документы этого вида. Если кнопка Создать серая — это вопрос к администратору базы.
• 🏢 Справочники. Клиент (партнёр и его контрагент), номенклатура, склад и организация должны быть заведены. Без них заявку не заполнить.
• ⚙️ Включённые функции. В УТ 11 заказы клиентов и заявки на расход денег включаются в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов. В разделе Продажи ищите настройки оптовых продаж, в разделе Казначейство и взаиморасчеты — флажок заявок на расходование.
• 💰 Цены. Если в базе заведены виды цен и установлены цены, они подставятся сами. Иначе каждую цену придётся вводить руками.

Как создать новую заявку в журнале документов

Заявки хранятся в списке документов, его ещё называют журналом. Откройте раздел и сразу сделайте новый документ.

1. Перейдите в Продажи → Заказы клиентов.
2. Нажмите Создать. Откроется пустая форма, номер присвоится при записи.
3. Если в базе несколько организаций, сразу выберите свою в поле Организация.
4. Проверьте дату. Она ставится текущей; заявку, полученную вчера, лучше датировать днём получения.

Есть и короткий путь. Если у клиента похожие заказы повторяются, найдите прошлый в списке, выделите и нажмите Скопировать (кнопка с двумя листами или клавиша F9). Копия получит новую дату и номер, останется поправить количество.

Третий путь — создать заявку «на основании». Например, из коммерческого предложения клиенту: откройте его и выберите Создать на основании → Заказ клиента. Шапка и товары перенесутся.

Заполнение шапки заявки: клиент, контрагент, условия

Шапка — верхняя часть формы. От неё зависят цены, склад и печатные документы.

Клиент и контрагент

В УТ 11 есть два уровня: партнёр (клиент как компания или человек) и контрагент (юрлицо или ИП, на которое выписываются документы). У одного партнёра бывает несколько контрагентов.

1. В поле Клиент начните вводить название — 1С покажет подсказку.
2. Если клиента нет, нажмите Создать в выпадающем списке. Для юрлица достаточно ИНН: при подключённой интернет-поддержке реквизиты заполнятся по данным ЕГРЮЛ.
3. Проверьте поле Контрагент. Если у партнёра один контрагент, он подставится сам.

Соглашение, договор и склад

• 📄 Соглашение (условия продаж). Задаёт вид цен, скидки, порядок оплаты. Если соглашения в базе не используются, поля не будет.
• 📑 Договор. Появляется, если в настройках включён учёт по договорам. Нужен, когда расчёты ведутся по каждому договору отдельно.
• 🏬 Склад. Откуда отгружать. Без склада заказ к выполнению не провести.
• 📅 Желаемая дата отгрузки. Служит для планирования. Заполняйте реальной датой, тогда отчёты по отгрузкам покажут честную картину.

Статус заявки

У заказа клиента есть статус. Новый документ обычно стоит в статусе Не согласован. Чтобы заявка ушла в работу складу, ставьте К выполнению. Статус Закрыт снимает остаток заказа: незакрытые строки перестают висеть в резерве.

Если в базе включено согласование, появится ещё один статус — На согласовании. О нём ниже.

Товары и услуги в табличной части заявки

Табличная часть — список позиций. Заполнять её можно построчно или подбором.

Построчно

1. Нажмите Добавить.
2. В колонке Номенклатура начните вводить название или артикул.
3. Укажите количество. Цена подставится из соглашения, сумма посчитается.
4. Скидку и ставку НДС проверьте в той же строке.

Подбором

Для заявок на 10–50 позиций подбор быстрее:

1. Нажмите Подобрать товары.
2. В окне подбора найдите позицию, дважды щёлкните — откроется ввод количества.
3. Повторите для остальных товаров и нажмите Перенести в документ.

В окне подбора сразу видны остатки и цены. Это защищает от заявки на товар, которого нет.

Обеспечение строк

В заказе клиента у каждой строки есть вариант обеспечения. Он говорит программе, откуда брать товар.

Услуги резервировать не нужно: у них обеспечения нет, строка просто попадает в сумму.

Проведение заявки и типичные ошибки при вводе

Записанная заявка лежит в базе, но ничего не делает. Проведённая — ставит резерв, попадает в отчёты и в список к отгрузке.

• Записать — сохранить черновик, документ остаётся непроведённым.
• Провести — сохранить и провести, форма открыта.
• Провести и закрыть — то же, форма закрывается.

Проведённый документ в списке отмечен зелёной галочкой. Непроведённый — серым значком без галочки.

Если 1С не проводит заявку

Внизу формы появится окно сообщений. Каждое сообщение кликабельно: двойной щелчок переносит курсор в поле с ошибкой.

Ошибки, которые 1С не заметит

• ❌ Реализация вместо заказа. Товар списан, клиент должен деньги, хотя он только спросил цену. Отмените проведение реализации и оформите заказ.
• ❌ Не тот контрагент. У партнёра два юрлица, а заявка ушла на «старое». Счёт будет выписан не тому, кто платит.
• ❌ Заявка висит в статусе «Не согласован». Склад её не видит, клиент ждёт. Проверяйте фильтр по статусу в списке хотя бы раз в день.
• ❌ Заказы не закрываются. Через месяц в отчётах висят сотни частично выполненных заявок, резерв «заморожен». Закрывайте неактуальные остатки.

Согласование и печать заявки

Согласование заказа клиента

В УТ 11 согласование устроено через статусы, без сложных схем. Когда в настройках оптовых продаж включено согласование заказов клиентов, менеджер проводит заказ в статусе На согласовании. Ответственный открывает его, проверяет цены и скидки и ставит отметку о согласовании. После этого заказ переводят в К выполнению.

Кто согласует, решают права: отметку согласования может поставить только пользователь с соответствующей ролью.

Многоступенчатые маршруты

Если заявку должны последовательно утвердить руководитель отдела, финансист и директор, статусов мало. Здесь варианты такие:

• 🔁 Бизнес-процессы и задачи. В УТ 11, КА 2 и ERP можно включить механизм заданий и отправить заявку на согласование конкретным людям. Каждый получит задачу в списке «Мои задачи».
• 📂 1С:Документооборот. Если он связан с учётной базой, маршрут настраивается там: этапы, сроки, замены на время отпуска.

Перед включением согласования договоритесь, кто согласует и в какие сроки. Иначе заявки начнут копиться в статусе «На согласовании», а отгрузки встанут.

Печать

Кнопка Печать над формой открывает список печатных форм. Для заказа клиента обычно доступны сам заказ и счёт на оплату.

1. Нажмите Печать и выберите форму.
2. Проверьте реквизиты в предпросмотре.
3. Отправьте на принтер или нажмите значок письма — 1С приложит PDF к письму клиенту, если настроена учётная запись почты.

Заявка на расходование денежных средств

Второй частый смысл слова «заявка» — просьба оплатить счёт поставщика. В УТ 11, КА 2 и ERP для этого есть отдельный документ.

1. Откройте Казначейство → Заявки на расходование ДС и нажмите Создать.
2. Выберите хозяйственную операцию, например оплату поставщику.
3. Укажите получателя, сумму, желаемую дату платежа и форму оплаты: безналичная или наличная.
4. Если оплата идёт по заказу поставщику, выберите его в расшифровке — так видно, за что платим.
5. Проведите заявку.

Новая заявка стоит в статусе Не согласована. Финансист согласует её, затем она получает статус К оплате и попадает в список для формирования платёжного поручения. Платёжку создают на основании заявки, сумма и получатель переносятся.

Частые вопросы