Ввод товарной накладной в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от шапки документа до печати ТОРГ-12

Входящую накладную от поставщика в 1С:Бухгалтерии 8.3 забивают документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары», исходящую — документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → «Товары». Заполняете шапку (организация, контрагент, договор, склад), табличную часть (номенклатура, количество, цена, НДС), проверяете итог с бумажным документом и нажимаете Провести и закрыть. Печатная форма ТОРГ-12 или УПД формируется из проведённого документа кнопкой Печать.

Самое частое заблуждение — что «накладная» в 1С это отдельный документ с таким названием. Его нет. Накладная — это печатная форма документа поступления или реализации. Если искать в меню слово «ТОРГ-12», ничего не найдётся: ищите «Поступление» или «Реализация».

Какой документ выбрать: приход, отгрузка или возврат

Сначала определите, в какую сторону движется товар. От этого зависит документ и его проводки.

Новый документ создаётся кнопкой Поступление или Реализация в списке документов: программа сразу предложит выбрать вид операции. Вид операции потом можно сменить в шапке, но часть табличной части при этом очистится.

Есть и быстрый путь для отгрузки: откройте Счёт покупателю, по которому пришла оплата, и выберите Создать на основании → Реализация. Контрагент, договор и товары перенесутся из счёта.

Шапка накладной: контрагент, договор, склад

Шапку заполняйте сверху вниз — некоторые поля зависят от предыдущих.

1. Номер и дата. Для поступления внесите номер и дату из бумажной накладной поставщика в поля входящего номера (Накладная № … от …). Собственный номер документа программа присвоит сама. Дата документа — дата получения товара, именно ей проводки попадут в учёт.
2. Организация. Если в базе одна организация, поле скрыто и заполнено автоматически.
3. Контрагент. Выберите из справочника или начните набирать ИНН — 1С найдёт карточку. Нового поставщика создайте прямо из поля: с подключённой интернет-поддержкой реквизиты заполняются по ИНН.
4. Договор. Подставляется основной договор контрагента. Проверьте вид договора: для поступления нужен «С поставщиком», для реализации — «С покупателем». Договор другого вида выбрать не получится.
5. Склад. Куда приходуется или откуда списывается товар. При ведении учёта по складам это поле влияет на остатки.
6. Расчёты. По ссылке Расчёты видны счета учёта расчётов (60.01/60.02 или 62.01/62.02) и способ зачёта аванса. По умолчанию аванс зачитывается автоматически — менять обычно не нужно.

Табличная часть: номенклатура, количество, сумма

Строки добавляйте кнопкой Добавить или Подбор. Подбор удобнее, когда позиций много: открывается список номенклатуры с остатками, товары выбираются двойным щелчком, количество вводится сразу.

Колонки табличной части «Товары»:

• 📦 Номенклатура — позиция из справочника. Если товара ещё нет, создайте его прямо из ячейки. Обязательно задайте вид номенклатуры (Товары, Материалы) — от него зависит счёт учёта.
• 🔢 Количество — в единицах, указанных в карточке номенклатуры.
• 💰 Цена и Сумма — достаточно ввести одно, второе пересчитается.
• 🧾 % НДС и НДС — ставка берётся из карточки номенклатуры, сумма считается от цены.
• 📒 Счёт учёта — для товаров обычно 41.01, для материалов 10.01. Подставляется из регистра «Счета учёта номенклатуры».

Сверяйте каждую строку с бумажным документом поставщика, а не только итог. Итог может совпасть случайно, если в двух строках перепутаны количества.

Как ускорить ввод длинной накладной

• Загрузка из файла. В командной панели табличной части есть команда загрузки: строки переносятся из таблицы Excel. Колонки сопоставляются с полями 1С, неизвестные позиции программа предложит создать.
• Копирование документа. Если поставщик возит один и тот же ассортимент, скопируйте прошлое поступление (F9 в списке) и поменяйте количество и цены.
• Штрихкоды. При подключённом сканере кнопка ввода по штрихкоду добавляет позицию в таблицу по одному сканированию.

Цены, скидки, НДС и итог документа

Над табличной частью есть ссылка с режимом цен (в ней указано, включает ли цена НДС). Нажмите её и проверьте два параметра:

• Тип цен — для реализации подставляет цены продажи из прайса (Склад → Цены → Установка цен номенклатуры).
• Цена включает НДС — флажок. Если в накладной поставщика цены без НДС, а флажок стоит, НДС посчитается «изнутри», и итог уменьшится.

Проверка на числах. Поставщик продал 10 пачек бумаги по 300 ₽ без НДС, ставка 20%.

Разница в 600 ₽ — как раз результат одного неверного флажка.

Скидки. В БП 3.0 скидку обычно отражают сразу в цене: в строку ставят цену уже с учётом скидки, как она указана в накладной поставщика. Если в бумажном документе скидка выделена отдельной колонкой, итоговые «Цена» и «Сумма» в 1С должны совпасть с её колонками «после скидки». В 1С:Управление торговлей 11 ручные и автоматические скидки есть в документе отдельно, там их настраивают через маркетинговые условия.

Копейки НДС. Поставщик мог округлить НДС по-другому: построчно или от итога. Если итог разошёлся на 1–2 копейки, исправьте сумму НДС в нужной строке вручную — колонка редактируемая. Счёт-фактура должна совпасть с документом поставщика копейка в копейку.

Проведение: проводки и счёт-фактура

Кнопка Провести записывает документ и формирует движения. Посмотреть проводки можно кнопкой Дт/Кт в форме документа.

Вычет по 19.03 БП 3.0 делает при регистрации счёта-фактуры полученного, если в нём стоит флажок отражения вычета в книге покупок. Иначе вычет оформляют позже документом «Формирование записей книги покупок».

Счёт-фактура к накладной

• Входящая. Внизу формы поступления есть поля для номера и даты счёта-фактуры. Введите их и нажмите Зарегистрировать. Если пришёл УПД со статусом 1, отдельный счёт-фактура не нужен — выберите в поступлении вид документа УПД.
• Исходящая. В форме реализации кнопка Выписать счёт-фактуру создаёт и связывает документ. При печати УПД со статусом 1 счёт-фактура выписывается в том же движении.

Что проверить после проведения

• 🔍 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41.01 — товар встал на нужный склад в нужном количестве.
• 🔍 ОСВ по счёту 60.01 по контрагенту — долг перед поставщиком равен сумме накладной (или зачтён аванс).
• 🔍 Для реализации — Склад → Остатки товаров: остаток уменьшился.

Печать ТОРГ-12, УПД и других форм

Печать доступна только из записанного документа. В форме поступления или реализации нажмите Печать и выберите форму:

С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны (статья 9 закона № 402-ФЗ): организация может применять свою форму с обязательными реквизитами. ТОРГ-12 по-прежнему распространена, потому что её привычно принимают контрагенты.

Подписи и печать. Чтобы в печатной форме были подписи и факсимиле, загрузите их в карточку организации (раздел с логотипом и печатью) и укажите ответственных лиц. Тогда при печати включите вариант «с подписями» в окне печати — удобно для отправки PDF по почте.

Из окна печати документ можно сразу сохранить в PDF или отправить по электронной почте кнопками на панели.

Если документ не проводится

Ошибки при проведении 1С выводит в окне сообщений внизу формы. Двойной щелчок по сообщению переводит курсор на поле с проблемой.

Исправление после закрытия периода. Если накладную нашли с ошибкой после сдачи отчётности, сам документ прошлым периодом не правьте. Для этого есть документ Корректировка поступления или Корректировка реализации (создаётся на основании исходного документа) с видом операции «Исправление в первичных документах» или «Корректировка по согласованию сторон». Так в учёте остаётся след исправления, а сданные декларации не «плывут».

Частые вопросы