Заполняем накладную в 1С Предприятие шаг за шагом

Приходную накладную в 1С:Бухгалтерии 8.3 заводят через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), расходную — через Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). В «Управлении торговлей» (УТ 11) те же операции лежат в разделах Закупки и Продажи, а складские приходники и расходники — в разделе Склад и доставка. Сам принцип один: шапка с контрагентом и складом, табличная часть с товарами, ставки НДС, проведение и печать.

Накладной в обиходе называют два разных документа: приходную (её вы получаете от поставщика, когда покупаете товар) и расходную (её выписываете сами, когда отгружаете). В 1С это отдельные документы с зеркальной логикой: у поступления движется счёт 60 и растут остатки склада, у реализации — счёт 62, остатки уменьшаются и начисляется выручка. Порядок заполнения у них общий, поэтому разберём обе накладные вместе и отдельно отметим, чем расход отличается от прихода.

Где лежат документы поступления и реализации

Пути к документам стабильны в типовых конфигурациях, но называются по-разному. Сверьтесь с таблицей, чтобы не искать вслепую.

В БП 3.0 при нажатии Поступление или Реализация открывается выпадающий список видов операции. Для обычной товарной накладной выбирайте строку с пометкой «Товары (накладная, УПД)». Если в накладной есть и товары, и услуги — берите вариант «Товары, услуги, комиссия»: он даёт несколько табличных частей на одной форме.

Шапка документа: организация, контрагент, склад

Шапка задаёт, от кого и кому идёт движение. Поля заполняют сверху вниз — так подстановки работают корректнее.

1. Организация. Подставляется автоматически, если в базе она одна. При нескольких — выберите нужную: от неё зависят счета учёта и нумерация.
2. Контрагент. Поставщик для поступления, покупатель для реализации. Новую карточку удобно заводить по ИНН — 1С подтянет реквизиты из сервиса, если подключена интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы).
3. Договор. Для поступления подойдёт договор вида «С поставщиком», для реализации — «С покупателем». Вид договора влияет на то, какие счета расчётов (60 или 62) встанут в проводки.
4. Склад. Для товарной накладной обязателен. Если полей склада не видно, включите складской учёт в Администрирование → Параметры учёта → Настройка плана счетов → Учёт запасов (БП) либо в функциональных опциях УТ.
5. Номер и дата. Номер документа 1С присваивает сама. Для поступления отдельно заполните входящий номер и дату — это реквизиты накладной поставщика, они попадут в книгу покупок и печатные формы.

Табличная часть: товары, количество и цены

Строки добавляют двумя способами. Кнопка Добавить вводит по одной позиции вручную, кнопка Подбор открывает список номенклатуры, где можно отметить сразу десятки позиций с количеством и ценой и перенести их в документ одним нажатием. Для большой накладной подбор быстрее.

Третий путь — не вбивать товары заново, а создать накладную на основании более раннего документа. Если по сделке уже есть заказ поставщику , счёт на оплату или заказ клиента , откройте его и нажмите Создать на основании → Поступление или Реализация. Табличная часть, контрагент и договор перенесутся автоматически, останется сверить количество и цены с бумагой. Это убирает самый частый источник опечаток — ручной перенос десятков строк.

В каждой строке проверьте:

• 📦 Номенклатура — выбирается из справочника. Если позиции нет, создавайте карточку сразу из строки подбора; у товара обязателен вид номенклатуры «Товар» и единица измерения.
• 🔢 Количество — в той единице, что указана в карточке. Для весового товара следите за единицей (кг, а не шт.).
• 💰 Цена и сумма — при поступлении берутся из накладной поставщика, при реализации подставляются из цен (см. ниже) или вводятся вручную.
• 🧾 Счёт учёта — счёт номенклатуры (41.01 для товаров, 10 для материалов, 41.04 для покупных изделий). В типовой БП он заполняется автоматически по виду номенклатуры, но его стоит проверять.

Для импортного товара дополнительно заполняют колонки Страна происхождения и Номер ГТД (номер таможенной декларации) — они подтянутся в счёт-фактуру и книгу покупок. Если колонок не видно, включите их через Ещё → Изменить форму или настройку «Отображать импортные товары». Для товара с характеристиками или сериями (цвет, размер, партия) в строке появляется дополнительное поле — заполнять его обязательно, иначе документ не проведётся при включённом учёте по характеристикам.

Ставки НДС, виды и типы цен

С НДС связаны две частые путаницы — ставка и флаг «цена включает НДС».

Ставка. Колонка % НДС в строке: 20 %, 10 %, 0 % или «Без НДС». Ставка подставляется из карточки номенклатуры, если она там задана. При импортных и льготных товарах проверяйте вручную.

«НДС сверху» или «НДС в сумме». Переключатель над табличной частью (в БП — ссылка НДС сверху / НДС в том числе). Если накладная поставщика уже содержит НДС в цене, ставьте «в том числе», иначе сумма налога задвоится.

Цены при продаже подставляются автоматически, если настроено ценообразование:

• В УТ 11 в документ продажи подставляется вид цены (Продажи → Настройки и справочники → Виды цен).
• В Бухгалтерии 3.0 за это отвечают типы цен номенклатуры (Склад → Цены → Типы цен номенклатуры). Термин «вид цены» в БП не используется — не путайте с УТ.

Если ценообразование не ведётся, цену реализации вбивают в строку руками.

Проведение документа и какие движения формируются

Кнопка Провести и закрыть сохраняет документ и формирует движения по регистрам. Чтобы остаться в форме и посмотреть результат — Провести, затем Дт/Кт (кнопка с проводками в командной панели).

Проводки накладной в Бухгалтерии 3.0:

В УТ 11 без включённого регламентированного учёта бухгалтерских проводок документ не делает — он движет оперативными регистрами (товары на складах, расчёты, себестоимость). Проводки появятся после синхронизации с Бухгалтерией или в самой УТ, если ведётся регучёт.

После проведения поступления зарегистрируйте счёт-фактуру полученную: внизу формы поля Счёт-фактура № и от, нажмите Зарегистрировать. Для реализации используйте кнопку Выписать счёт-фактуру или сразу печатайте УПД — тогда отдельная счёт-фактура не нужна.

Ордерный склад: когда одной накладной мало

В «Управлении торговлей» и ERP склад часто работает по ордерной схеме. Тогда финансовый документ (приобретение или реализация) и фактическое движение по складу разделены: накладная фиксирует расчёты с контрагентом, а приёмку или отгрузку товара кладовщик оформляет отдельными ордерами из раздела Склад и доставка.

• Приходный ордер на товары — кладовщик подтверждает фактическое поступление на склад. Создаётся на основании распоряжения (заказа или накладной) или вручную.
• Расходный ордер на товары — подтверждает отгрузку со склада под реализацию или перемещение.

Смысл схемы: бухгалтер и кладовщик работают параллельно, а расхождение между «по документам» и «по факту» видно в отчётах по складу. Если ордерная схема не нужна (маленький склад, один человек), её отключают в настройках склада, и тогда достаточно самой накладной — приход и отгрузка проходят сразу при её проведении.

В Бухгалтерии 3.0 ордерной схемы в таком виде нет: там товар приходуется и списывается непосредственно документом поступления или реализации.

Печать ТОРГ-12, УПД и выгрузка первички

Кнопка Печать в проведённом документе открывает список форм. Набор зависит от вида операции:

• ТОРГ-12 — товарная накладная, унифицированная форма.
• УПД — универсальный передаточный документ: заменяет связку «накладная + счёт-фактура».
• Счёт-фактура — отдельно, если УПД не используете.
• М-15, ТОРГ-13 — для перемещений и отпуска на сторону (при соответствующей операции).

Любую форму из окна предпросмотра сохраняют в Excel или PDF (Сохранить → выбор формата) либо отправляют на принтер. Чтобы распечатать комплект сразу по нескольким накладным, выделите их в списке документов, нажмите Печать на командной панели списка и выберите нужную форму — 1С соберёт все в один файл. Для обмена с контрагентом по ЭДО бумага не нужна: из документа доступна команда отправки электронного документа (ЭДО → Отправить электронный документ), если подключён оператор ЭДО и у обеих сторон есть КЭП. Электронный УПД имеет ту же юридическую силу, что и подписанный на бумаге, и хранить его отдельно в распечатанном виде не требуется.

Типичные ошибки при вводе накладных

Ошибки повторяются из месяца в месяц — вот те, что встречаются чаще прочих, и как их распознать.

Отдельно про отрицательные остатки: если 1С не даёт провести реализацию из-за нехватки товара, сначала убедитесь, что приход действительно оприходован раньше отгрузки. Отключение контроля остатков маскирует проблему, а не решает её, и позже всплывёт в себестоимости.

Частые вопросы