Ввод приходной накладной поставщика в 1С 8.3: от шапки документа до проводок

Приходную накладную в 1С забивают документом поступления. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → кнопка Поступление → Товары (накладная, УПД). В 1С:Управлении торговлей 11 — Закупки → Документы поступления → Создать. Один документ в базе соответствует одной бумажной накладной или одному УПД.

Частая ошибка новичка — ставить датой документа день, когда накладную наконец дошли руки внести. Правильно: дата документа в 1С — день, когда товар фактически принят на склад. Номер и дату поставщика вводят в отдельные поля «Накладная №» и «от». Если перепутать, поедет и остаток на складе, и дата принятия НДС к вычету.

Что подготовить до того, как открыть документ

Правильно занесённая накладная начинается не с документа, а со справочников. Если поставщика или товара в базе нет, их можно создать прямо из документа, но в спешке там чаще всего и появляются дубли.

📌 Проверьте до ввода:

• 🏢 Контрагент. Найдите поставщика по ИНН в справочнике Справочники → Контрагенты (БП) или НСИ → Партнёры и контрагенты (УТ). Если ИНН введён при создании, БП подтянет реквизиты из сервиса по ИНН при подключённой интернет-поддержке.
• 📄 Договор. Нужен вид договора «С поставщиком». С договором «С покупателем» документ поступления не проведётся или подставит не тот счёт расчётов.
• 📦 Номенклатура. Ищите товар по артикулу или части названия, а не по полному имени: «Бумага А4 Снегурочка» и «Бумага офисная А4» — частый пример одного товара в двух карточках.
• 🧾 Вид номенклатуры. В БП он определяет счёт учёта: товар пойдёт на 41.01, материал — на 10.01. В УТ вид номенклатуры ещё и решает, ведутся ли серии и характеристики.
• 📏 Единица измерения. Поставщик продаёт упаковками по 10 штук, а вы учитываете штуки — значит, в карточке товара нужна упаковка с коэффициентом.

Как забить накладную в 1С: создаём документ поступления

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД). Если в накладной есть и товары, и услуги (например, доставка), выбирайте Товары, услуги, комиссия — у документа появятся две вкладки.
3. Заполните шапку:
   • Накладная № и от — номер и дата из документа поставщика;
   • Дата документа (справа от номера) — день приёмки;
   • Организация — если в базе их несколько;
   • Контрагент и Договор;
   • Склад — куда физически приехал товар.
4. Проверьте ссылку о расчётах в шапке: там видны счета 60.01 и 60.02 и способ зачёта аванса. Если поставщику платили заранее, оставьте автоматический зачёт — программа сама закроет аванс.
5. Перейдите к табличной части.

В 1С:Управлении торговлей 11

1. Откройте Закупки → Документы поступления, нажмите Создать и выберите приобретение товаров.
2. На вкладке «Основное» укажите партнёра, контрагента, соглашение и договор, склад.
3. Хозяйственная операция для обычной покупки — «Закупка у поставщика».
4. Если закупку оформляли заказом поставщику, удобнее создать поступление на его основании: товары, цены и условия перенесутся из заказа.

Табличная часть: товары, количество и цены

Табличная часть — это строки накладной. Заполнить её можно тремя способами.

Как вносить цену и НДС

Главное правило: сумма строки в 1С должна совпасть с суммой строки в накладной до копейки. Для этого сначала настройте, как в документе считается НДС.

В шапке документа поступления в БП есть ссылка с режимом НДС. По ней открываются настройки цен:

• НДС сверху — цена в документе без налога, НДС добавляется поверх. Выбирайте, если в накладной цены указаны без НДС.
• НДС в сумме — цена уже включает налог. Выбирайте, если поставщик ставит цены с НДС.

После этого в каждой строке вводите количество и цену, ставку НДС программа возьмёт из карточки товара. Проверьте её глазами: товары по 10% (часть продуктов, детские товары) часто заведены со ставкой 20%.

Пример. В накладной: 25 пачек бумаги по 350 ₽ без НДС, НДС 20%. Сумма без налога 25 × 350 = 8 750 ₽, НДС 1 750 ₽, всего 10 500 ₽. Если по ошибке выбрать «НДС в сумме», 1С посчитает 8 750 ₽ как сумму с налогом и выделит из неё НДС 1 458,33 ₽. Расхождение с накладной — 1 750 ₽.

Счета учёта в Бухгалтерии

В БП в строке товара видны «Счёт учёта» и «Счёт НДС». Для товаров для перепродажи — 41.01, для материалов — 10.01, НДС — 19.03. Если счёт подставился не тот, поправьте не строку, а настройку Справочники → Счета учёта номенклатуры. Иначе со следующей накладной ошибка повторится.

Цены поставщика в УТ

В УТ 11 закупочные цены можно сохранять для истории и анализа. В документе поступления есть флажок регистрации цен поставщика. Включите его, если хотите видеть, как менялась цена на товар от поставки к поставке.

Серии, сроки годности и характеристики товара

Здесь две конфигурации расходятся сильнее всего.

Управление торговлей 11

В УТ партия товара может различаться двумя способами:

• 🎨 Характеристика — постоянное свойство модели: цвет, размер, объём. Одна карточка «Футболка» и характеристики «красная, M», «синяя, L».
• 🏷️ Серия — свойство конкретной партии: номер партии, срок годности, серийный номер прибора.

Оба механизма включаются в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура. Потом в виде номенклатуры указывают, использовать ли серии и характеристики для этого вида. Только после этого в табличной части поступления появятся колонки «Характеристика» и «Серия».

Порядок ввода серии:

1. Добавьте товар в строку и выберите характеристику, если она ведётся.
2. В колонке серии создайте новую серию: номер партии и срок годности — из накладной или сертификата.
3. Если в строке 100 штук с разными серийными номерами, серии вводятся отдельно на каждую единицу, и вручную это долго. Для таких товаров ускоряет работу сканер штрихкодов.

Бухгалтерия 3.0

В БП нет серий и сроков годности в смысле складского учёта. Есть то, что требует закон:

• 🌍 Страна происхождения и номер ГТД (РНПТ) — для импортных и прослеживаемых товаров. Колонки появляются после включения функциональности импортных товаров или прослеживаемости в Главное → Функциональность. Данные берите из накладной или УПД дословно.
• 🔖 Маркированный товар — обрабатывается через ЭДО и сверку кодов маркировки.

Если нужны сроки годности по партиям, их ведут в торговой конфигурации, а не в Бухгалтерии.

Проведение, счёт-фактура и печать документа

Проведение

Нажмите Провести, затем откройте кнопку ДтКт над документом. В БП для обычной покупки товаров с НДС будут проводки:

На примере с бумагой: Дт 41.01 Кт 60.01 — 8 750 ₽, Дт 19.03 Кт 60.01 — 1 750 ₽.

Регистрация счёта-фактуры

Внизу документа поступления в БП есть поле для счёта-фактуры полученного. Введите номер и дату из документа поставщика и нажмите Зарегистрировать. Если пришёл УПД со статусом 1, он одновременно и накладная, и счёт-фактура — поставьте соответствующий флажок вместо отдельного номера.

Без зарегистрированного счёта-фактуры НДС не попадёт в книгу покупок, и вычет вы не получите. Вычет заявляют на основании счёта-фактуры, а при его отсутствии он невозможен.

Печать

Из документа поступления печатают через кнопку Печать. Чаще всего нужны:

• 📋 Приходный ордер (М-4) — если товар принимают как материалы и нужен складской документ;
• 📝 Акт о расхождении — если при приёмке недостача или пересорт;
• 🧾 Реестр документов — для передачи пакета в бухгалтерию.

Саму накладную поставщика (ТОРГ-12 или УПД) покупатель не печатает из своей базы: подпись ставят на экземпляре поставщика. Перед подписью сверьте экземпляр с тем, что внесли в 1С.

Что делать, если накладная разошлась с фактом

Пришло 48 коробок вместо 50 — частая ситуация. Не исправляйте количество в документе молча.

1. В документе поступления укажите количество по накладной поставщика — оно юридически значимо.
2. Оформите акт о расхождении и передайте поставщику.
3. Дальше по итогу с поставщиком: исправленный документ (корректировка реализации), возврат или претензия.

В УТ 11 приёмка с расхождениями при ордерной схеме оформляется через приходный ордер: кладовщик вносит фактическое количество, а программа показывает разницу с документом поступления.

Частые ошибки при вводе накладных и как их найти

Ещё две ошибки, которые не видны сразу:

• 📅 Поступление датой позже продажи. Товар продали 10-го, а накладную внесли датой 15-го. При проведении реализации 1С покажет нехватку остатка, а себестоимость встанет неверно. Дата поступления — дата приёмки, а не дата ввода.
• 🔀 Услуга внесена как товар. Доставку от поставщика заносят строкой товара, и она появляется в остатках склада. Если доставку надо включить в стоимость товара, в БП для этого есть отдельный документ распределения доп. расходов; для обычной услуги используйте вкладку «Услуги».

Частые вопросы