Заполнение и настройка справочника номенклатуры в 1С

Справочник номенклатуры открывается в Справочники → Номенклатура (в 1С:Бухгалтерии 3.0) или в разделе настроек номенклатуры 1С:Управления торговлей 11. Чтобы карточка сразу встала на нужный счёт и корректно попадала в отчётность, заполняют три вещи: вид номенклатуры (он задаёт счета учёта), единицу измерения и ставку НДС.

Два типичных сценария: завести один-два новых товара руками или загрузить прайс поставщика на сотни позиций разом. В первом случае хватит карточки, во втором — массовой загрузки из Excel. Ниже — оба пути, плюс настройки, которые проще сделать один раз в начале, чем переделывать потом по каждой позиции.

Пути и экраны ниже даны для интерфейса «Такси» актуальных релизов платформы 8.3. В разных конфигурациях названия разделов отличаются — об этом сказано отдельно там, где это важно.

Готовим структуру: группы и виды номенклатуры

Прежде чем заводить первую карточку, продумайте два справочника-скелета — папки и виды. Переделывать их на тысяче позиций больно, в начале это пять минут.

Группы (папки) — это дерево для глаз человека: «Материалы», «Товары», «Услуги», внутри — подгруппы по категориям. На учёт группы напрямую не влияют, но без них список из 2000 строк превращается в кашу. Создать папку : в списке номенклатуры кнопка Создать группу.

Вид номенклатуры — это уже про учёт. Именно вид решает, на какой счёт ляжет позиция и каким типом ТМЦ она будет: товар, материал, продукция, услуга, тара. Справочник видов в 1С:Бухгалтерии: Справочники → Виды номенклатуры.

Базовый набор видов для торговой или производственной фирмы:

• 📦 Товары — счёт учёта 41.01, то, что покупаем и перепродаём.
• 🔧 Материалы — счёт 10, идёт в производство или на хознужды.
• 🏭 Готовая продукция — счёт 43, то, что произвели сами.
• 🧾 Услуги — без складского учёта, в затраты или на реализацию услуг.
• 📥 Тара — счёт 10.04, возвратная и невозвратная.

Как завести карточку товара: обязательные реквизиты

Новая позиция — кнопка Создать в списке номенклатуры. Минимум, без которого карточку не проведёшь в документах:

1. Наименование — рабочее, короткое, его видит менеджер в документах. Пишите так, чтобы находилось поиском: не «Болт», а «Болт М8х40 оцинк.».
2. Полное наименование — для печатных форм, счетов-фактур и УПД. Сюда можно добавить ГОСТ, артикул производителя.
3. Вид номенклатуры — выбираете из подготовленного справочника. От него зависит счёт учёта.
4. Единица измерения — основная единица хранения остатков (о ней отдельный раздел ниже).
5. Группа — папка, куда ляжет позиция.

Отдельно стоит заполнить артикул (удобно для поиска и подбора), номенклатурную группу (аналитика счёта 90.01 — по ней выручка собирается в отчёте о финрезультатах) и % НДС.

Наименование стоит продумать один раз и держать единый стандарт на всю базу: порядок слов, сокращения, единицы фасовки. Когда менеджеры заводят товары кто во что горазд — «Бумага А4», «А4 бумага», «бумага офисная А4» — подбор в документах превращается в лотерею, а дубли плодятся сами собой. Короткое правило: сначала предмет, потом уточнения (марка, размер, фасовка).

Для прослеживаемых и маркируемых товаров в карточке включают соответствующие признаки — поля Прослеживаемый товар и настройки маркировки появляются, когда в учётной политике или функциональности базы включены прослеживаемость и обмен с «Честным ЗНАКом». Там же указывают ТН ВЭД и код ОКПД2, если они нужны для деклараций.

Единицы измерения и упаковки

Единица измерения в карточке — это единица хранения остатков. В ней считаются приход, расход и остаток на складе. Чаще всего шт, кг, л, м, упак.

Справочник единиц опирается на классификатор ОКЕИ: у штуки код 796, у килограмма 166, у метра 006. При выборе единицы 1С подставляет код автоматически — он нужен для деклараций и прослеживаемости, вручную его набивать не надо.

Разница между конфигурациями тут существенная:

В УТ 11 упаковки задают прямо в карточке: добавляете «Коробка» с коэффициентом 12, и программа сама пересчитывает приход 10 коробок в 120 штук на остатке. Если вы работаете в Бухгалтерии и вам нужен учёт в двух единицах — заводите позиции отдельно или считайте пересчёт вне программы.

Счета учёта и ставка НДС: что влияет на проводки

Эту часть часто называют «учётной политикой номенклатуры», хотя речь о настройках, которые определяют проводки и налоги по позиции.

Счёт учёта. В 1С:Бухгалтерии счета подставляются от вида номенклатуры, но их можно переопределить точечно через регистр Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры (кнопка в списке). Там настраивают счёт для конкретной позиции, группы, склада или организации — удобно, когда один и тот же вид товара в разных организациях учитывается по-разному.

Ставка НДС. Указывается в карточке: 20%, 10% (для льготных категорий из перечня НК РФ — продукты, детские товары, книги, медизделия), 0%, Без НДС или Не облагается. Ставка подставляется в документы реализации и поступления автоматически. Ошибка в ставке НДС попадает прямо в счёт-фактуру и книгу продаж — перепроверяйте для льготных товаров.

Номенклатурная группа. Это аналитика выручки и себестоимости (счета 90.01, 90.02). По ней строится отчёт по валовой прибыли и расшифровка выручки. Группируйте по направлениям бизнеса, а не по каждому товару — иначе отчёт станет нечитаемым.

Что на что влияет, кратко:

• 🧾 Вид номенклатуры → счёт учёта ТМЦ (41, 10, 43).
• 💰 Ставка НДС → сумма налога в реализации и счёте-фактуре.
• 📊 Номенклатурная группа → аналитика выручки на 90.01.
• 🔢 ТН ВЭД / ОКПД2 → декларации, прослеживаемость, госзакупки.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Когда позиций сотни, забивать руками бессмысленно. Порядок действий одинаков во всех конфигурациях:

1. Подготовьте файл Excel: отдельные колонки «Наименование», «Артикул», «Единица», «Ставка НДС», «Вид», «Цена». Одна строка — одна позиция, без объединённых ячеек и пустых шапок.
2. Почистите данные: уберите лишние пробелы, приведите единицы к одному написанию (шт, а не шт., ШТ, штук), проверьте, что артикулы уникальны.
3. Запустите загрузку и сопоставьте колонки файла с реквизитами 1С — это ключевой шаг. Программа должна понять, где наименование, где цена, где единица.
4. Сначала загрузите 3–5 строк пробно, убедитесь, что всё встало по местам, и только потом грузите весь прайс.

Механизм загрузки зависит от конфигурации. В типовых решениях используют встроенную обработку загрузки из табличного документа или внешнюю обработку «Загрузка номенклатуры из файла»; в УТ и ERP номенклатура часто приходит через синхронизацию и обмен с другими базами. Точное название команды меняется от релиза — ищите действие со словом «Загрузить» в списке номенклатуры или в разделе администрирования.

Так выглядит сопоставление колонок при загрузке:

Обратная задача — выгрузка номенклатуры — делается из того же списка через вывод в табличный документ (сохранение списка в Excel). Это удобно для сверки с поставщиком или переноса в другую базу.

Характеристики и серии: когда их включать

Это самая частая точка переусложнения. Характеристики и серии нужны не всем — включать их «на всякий случай» не стоит, потом учёт тяжелеет.

Характеристики — это варианты одной позиции: цвет, размер, фасовка. «Футболка» — номенклатура, «Футболка, синяя, L» — её характеристика. Остатки и себестоимость при этом ведутся в разрезе характеристик. Полноценно характеристики работают в 1С:Управлении торговлей 11 и ERP; включаются в виде номенклатуры галочкой использования характеристик.

Серии — это партии с общими свойствами: срок годности, номер партии, сертификат. Нужны там, где важно списывать по FEFO (раньше истекает — раньше уходит), для маркируемой и прослеживаемой продукции, для контроля сроков.

В 1С:Бухгалтерии характеристики в привычном для торговли виде не ведутся — она про бухгалтерский и налоговый учёт, а не про складскую аналитику вариантов. Серии в Бухгалтерии применяют в основном для маркировки и прослеживаемости. Если бизнесу нужен развёрнутый учёт характеристик — это задача для УТ или ERP.

Ошибки при заполнении, которые дорого исправлять

Эти ошибки всплывают не сразу, а в отчётности или при инвентаризации — когда переделывать уже тяжело.

Коротко, чего не делать: не заводить карточку без проверки дублей, не менять единицу и вид после движений, не ставить ставку НДS «по памяти» для льготных товаров, не включать характеристики и серии там, где они не нужны.

Частые вопросы