Заявка клиента в 1С от первой строки до закрытия: порядок ввода, статусы и контроль
Содержание
Заявку покупателя в 1С:Управление торговлей 11 забивают документом «Заказ клиента
»: Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов → Создать. Заполняете клиента, соглашение и склад, подбираете товары в табличную часть, ставите статус «К выполнению» и нажимаете «Провести». В 1С:Бухгалтерии 3.0 заказов нет — там заявку оформляют счётом на оплату, а в УНФ — заказом покупателя.
Частая ошибка новичка — записать заявку и не провести её. Записанный документ виден в списке, но не резервирует товар, не попадает в отчёты по заказам и не даёт ввести отгрузку на основании. Пока документ не проведён, заявки для учёта не существует.
Какой документ в 1С считается заявкой
Слово «заявка» в 1С почти нигде не стоит в названии документа. Под ним обычно понимают одно из четырёх: заказ от покупателя, заказ поставщику , внутреннюю заявку склада или заявку на оплату. Сначала определите, какую из них вы вводите.
| Что за заявка | Конфигурация | Документ | Где найти |
|---|---|---|---|
| 🛒 От покупателя | УТ 11, КА 2, ERP | Заказ клиента | Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов |
| 🛒 От покупателя | УНФ | Заказ покупателя | Продажи → Заказы покупателей |
| 🛒 От покупателя | БП 3.0 | Счёт на оплату покупателю | Продажи → Счета покупателям |
| 📦 Поставщику | УТ 11, КА 2, ERP | Заказ поставщику | Закупки → Заказы поставщикам |
| 💳 На оплату | УТ 11, КА 2, ERP | Заявка на расходование ДС | Казначейство → Заявки на расходование ДС |
Дальше разбор идёт на примере заказа клиента в УТ 11. Логика заказа поставщику та же: шапка, товары, статус, проведение. Отличаются только реквизиты контрагента и соглашения.
Если в вашей базе раздела нет, проверьте, включена ли функциональность. В УТ 11 заказы клиентов включают в Администрирование → Продажи, флажок про использование заказов клиентов. Без него пункт меню не появится.
Подготовка: что настроить до первой заявки
Заявка подтягивает данные из справочников. Если они пустые, менеджер будет каждый раз вводить всё руками и ошибаться. До начала работы проверьте пять вещей:
- 🏢 Организация с заполненным префиксом — он попадёт в номер документа.
- 👥 Клиент и контрагент — карточка клиента, к ней привязан контрагент с ИНН и КПП.
- 📄 Соглашение с клиентом — задаёт вид цен, условия оплаты и склад по умолчанию (если соглашения в базе включены).
- 🏬 Склад — с него резервируется и отгружается товар.
- 💰 Цены — установлены документом «Установка цен номенклатуры» для нужного вида цен.
Удобство рабочего места
Список заказов настраивают под себя: Ещё → Изменить форму добавляет нужные колонки, например «Состояние» или «Желаемая дата отгрузки». Отбор по менеджеру и статусу задают в шапке списка и сохраняют как вариант.
В форме самого заказа тоже можно скрыть лишние поля через Ещё → Изменить форму. Это меняет форму только для вашего пользователя и не затрагивает остальных.
Пошагово: как забить заявку клиента в УТ 11
Шаг 1. Шапка заказа
- Откройте
Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентови нажмите «Создать». - В поле «Клиент» выберите покупателя. Программа подставит контрагента и, если оно одно, соглашение.
- Проверьте организацию и склад. Если склад указан в соглашении, он заполнится сам.
- Укажите желаемую дату отгрузки — по ней потом контролируют исполнение.
- Если оплата идёт по графику, проверьте условия оплаты на соответствующей вкладке: процент предоплаты и сроки.
Шаг 2. Табличная часть «Товары»
Табличная часть — это сама заявка. Её заполняют тремя способами:
| Способ | Когда удобен | На что смотреть |
|---|---|---|
| ✍️ Вручную, кнопкой «Добавить» | 1–5 позиций | Ед. измерения и упаковка |
| 🔍 Через «Подбор» | 5–50 позиций, нужно видеть остатки и цены | Колонку свободного остатка |
| 📥 Загрузка из файла | Клиент прислал заявку в Excel | Сопоставление номенклатуры |
Подбор. Кнопка «Подбор» открывает форму со списком номенклатуры, ценами по виду цен соглашения и остатками на складе. Дважды щёлкните по товару, введите количество, повторите для остальных и нажмите «Перенести в документ».
Загрузка из Excel . В командной панели табличной части есть команда загрузки данных из файла. Вставьте колонки из таблицы клиента: артикул или наименование и количество. Программа сопоставит строки с номенклатурой, несопоставленные подсветит — их надо выбрать вручную или пропустить.
Сопоставление по наименованию ненадёжно: «Болт М8х30» и «Болт М8 х 30» для программы разные строки. Если клиенты регулярно присылают заявки файлами, сопоставляйте по артикулу.
Шаг 3. Цены, скидки, характеристики
Для каждой строки проверьте:
- 🏷️ Цену — она берётся из вида цен соглашения. Если клиенту положена особая цена, меняйте вид цен в соглашении, а не правьте цифры в строках руками.
- ➖ Скидку — ручную вводите в колонке ручной скидки, если ваши права это позволяют.
- 🎨 Характеристику — для товаров с размерами, цветами и сериями она обязательна, без неё документ не проведётся.
- 🧾 Ставку НДС — подставляется из карточки номенклатуры.
Проверим арифметику на примере. Клиент заказал 40 упаковок по 250 ₽ со скидкой 5%. Сумма без скидки — 10 000 ₽, скидка — 500 ₽, итог строки — 9 500 ₽. Если в документе получилось иначе, ищите автоматическую скидку, которая сработала поверх ручной.
Шаг 4. Обеспечение
Колонка «Вариант обеспечения» говорит программе, откуда взять товар. Самые используемые значения:
- Со склада — товар есть в наличии, его нужно зарезервировать под этого клиента.
- К обеспечению — товара пока нет, заявка встаёт в очередь на закупку.
- Отгрузить — товар отгружается сразу, без отдельного резерва.
Заполнить колонку для всех строк разом можно командой обеспечения в табличной части: она проставит варианты по фактическим остаткам. Потом проверьте строки, где остатка не хватило.
Шаг 5. Статус и проведение
Поставьте статус «К выполнению», если заявка согласована с клиентом. Нажмите «Провести и закрыть». После этого товар резервируется, а на основании заказа можно ввести счёт на оплату, реализацию или задание на отбор.
Статусы заявки и жизненный цикл
Статусы показывают, на каком этапе заявка и что с ней можно делать. Их использование включают в Администрирование → Продажи. В актуальных релизах УТ 11 у заказа клиента три статуса.
Отдельно от статуса программа показывает состояние заказа: ожидается предоплата, готов к отгрузке, в процессе отгрузки, выполнен. Статус ставит человек, а состояние рассчитывается по фактическим оплатам и отгрузкам. Путать их не стоит: статус «К выполнению» при неоплаченной предоплате не делает заказ готовым к отгрузке.
Согласование
Если в настройках продаж включено согласование заказов, у документа появляется признак «Согласован». Менеджер не может перевести заказ в работу, пока ответственный не согласует его. Обычно согласование включают, когда менеджерам разрешают ручные скидки — руководитель видит итог до резерва.
Закрытие заявок, которые не будут выполнены
Клиент отказался от части товара, а заказ висит в статусе «К выполнению». Резерв держит остатки, отчёты показывают долг по отгрузке. Такие заказы закрывают:
- по одному — сменой статуса на «Закрыт»;
- пачкой — обработкой закрытия заказов, её ищут через поиск по разделу
Продажи.
Не удаляйте проведённые заказы, по которым была отгрузка или оплата. Удаление нарушит связи документов, а оплаты повиснут без основания. Закрывайте их статусом.
Нумерация, префиксы и права на заявки
Как устроен номер
Номер заказа в УТ 11 выглядит примерно как ТД00-000125. Первые символы — префикс организации из её карточки, следом — префикс информационной базы, затем порядковый номер. Нумерация идёт в пределах года и организации: в январе счёт начинается заново.
Что делать с нумерацией:
- 🔢 Задать префикс — в карточке организации, поле «Префикс». Меняйте его до начала работы, иначе в одном году будут номера двух видов.
- 🔁 Поменять номер вручную — в шапке документа через
Ещё → Редактировать номер. Программа предупредит, что номер станет ручным. - 🧩 Разные базы — при обмене между базами префикс базы различает документы, чтобы номера не совпали.
Права доступа
Права на заказы выдают через Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Пользователя включают в группу с профилем менеджера по продажам. Профиль определяет, может ли человек создавать заказы, менять цены вручную и согласовывать.
Ограничить менеджера только своими клиентами можно ограничением доступа на уровне записей. Его включают в тех же настройках прав, после чего в группе доступа задают, какие группы партнёров видит пользователь.
Ограничение на уровне записей нагружает базу при каждом открытии списка. Для отдела из трёх человек это незаметно, на сотне пользователей стоит проверить скорость после включения.
Как контролировать исполнение заявок
Заявка ценна, пока по ней видно, что отгружено, что оплачено и что зависло. Для контроля в УТ 11 есть три уровня.
Список заказов. Колонка «Состояние» и отбор по статусу «К выполнению» показывают живые заявки. Отсортируйте по желаемой дате отгрузки — сверху окажутся просроченные.
Структура подчинённости. В открытом заказе кнопка Ещё → Структура подчинённости показывает все документы, введённые на основании: счёт, реализацию, оплату. По ней сразу видно, чего не хватает.
Отчёты. В разделе Продажи → Отчёты по продажам собраны отчёты по заказам: что заказано и не отгружено, что отгружено и не оплачено. Для ежедневного контроля настройте один вариант с отбором по своему менеджеру и сохраните его.
Что проверять раз в неделю:
- Заказы «К выполнению» с датой отгрузки в прошлом — либо отгрузить, либо закрыть.
- Заказы «Не согласован» старше недели — скорее всего, клиент передумал.
- Резервы под закрытыми или отменёнными заказами — их быть не должно.
Ошибки при вводе заявок и как их исправить
Ещё три ошибки, которые программа не ловит сама:
- ❌ Заявку завели дважды. Клиент прислал письмо и позвонил — менеджер ввёл два заказа. Резерв удвоился. Перед вводом ищите в списке заказы этого клиента за последние дни.
- ❌ Дату отгрузки не заполнили. Тогда заказ не попадает в план отгрузок по датам, и склад узнаёт о нём в последний момент.
- ❌ Цены правили руками в каждой строке. Через месяц никто не помнит, почему клиенту продали дешевле. Особые условия фиксируйте в соглашении.