Как 1С Бухгалтерия 8.3 закрывает выданную предоплату при поступлении товаров и услуг

В программе 1С Бухгалтерия 8 способ зачета авансов указывается в самом документе поступления: ссылка Расчеты в шапке документа, поле Зачет аванса. Вариантов три: Автоматически, По документу и Не зачитывать. При первом варианте программа сама находит предоплату по тому же договору и делает проводку Дт 60.01 Кт 60.02.

Частое заблуждение — «аванс зачитывается при закрытии месяца». Нет: зачет происходит в момент проведения поступления. Закрытие месяца и регламентные операции НДС его не делают. Если аванс «висит», причину ищут в документах поступления и оплаты, а не в регламентных операциях.

Что проверить до зачета аванса поставщику

Автоматика 1С работает только на чистых данных. Перед проведением поступления проверьте четыре вещи.

• 📄 Договор. В оплате и в поступлении должен стоять один и тот же договор с видом «С поставщиком». Аванс по договору А программа к поставке по договору Б сама не зачтет.
• 🏦 Оплата проведена как аванс. Откройте проводки документа Списание с расчетного счета (или Выдача наличных). Должна быть проводка Дт 60.02 Кт 51. Если там Дт 60.01, программа сочла платеж погашением долга, а не предоплатой.
• 📅 Даты. Оплата должна быть раньше поступления или в тот же день с более ранним временем. Если поступление проведено раньше оплаты, это не аванс: оплата сама закроет долг.
• 🧾 Счета расчетов. Настройка Справочники → Покупки и продажи → Счета учета расчетов с контрагентами. По умолчанию для поставщиков стоят 60.01 и 60.02. Если кто-то поменял их для отдельного контрагента или договора, зачет пойдет по другим счетам.

Где в 1С Бухгалтерии указывается способ зачета авансов

Способ зачета выбирают для каждого документа поступления отдельно. Общей галочки «зачитывать всегда» в программе нет, а значение по умолчанию — Автоматически.

Как открыть настройку:

1. Откройте документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. В шапке найдите гиперссылку Расчеты. В ней кратко видно текущий вариант, например «Срок 10.11, 60.01, 60.02, зачет аванса автоматически».
3. Кликните по ссылке. Откроется форма с полями: срок оплаты, счет расчетов, счет авансов и Зачет аванса.

Что означает каждый вариант:

В документах на возврат поставщику и в ряде других документов поле называется так же. Если формы видно не полностью, разверните окно: в узкой форме ссылка Расчеты иногда уезжает вправо.

Автоматический зачет аванса в документе поступления: по шагам

Возьмем пример. 3 марта перечислили поставщику 122 000 руб. предоплаты, в том числе НДС 22% — 22 000 руб. 15 марта пришли товары на 183 000 руб., в том числе НДС 33 000 руб.

Шаг 1. Проверьте оплату

Откройте Банк и касса → Банковские выписки, найдите списание от 3 марта. Кнопкой Дт/Кт посмотрите проводку: Дт 60.02 Кт 51 — 122 000 руб. Договор — тот, по которому придет поставка.

Шаг 2. Создайте поступление

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Поступление → Товары (накладная, УПД).
2. Заполните контрагента и договор. Договор должен совпасть с оплатой.
3. Внесите товары на 183 000 руб. с НДС.

Шаг 3. Проверьте ссылку «Расчеты»

Убедитесь, что в поле Зачет аванса стоит Автоматически. Счета — 60.01 и 60.02.

Шаг 4. Проведите и посмотрите проводки

После проведения документ сформирует:

Итог: на 60.02 по договору ноль, на 60.01 кредитовое сальдо 61 000 руб. Это долг перед поставщиком: 183 000 − 122 000 = 61 000.

Шаг 5. Если оплата пришла после поступления

Бывает, что оплату ввели задним числом, уже после проведения поступления. Тогда поступление при проведении аванса не видело. Перепроведите поступление: программа найдет оплату и сделает зачет. Для пачки документов удобнее обработка Групповое перепроведение документов в разделе Операции.

Зачет по конкретной оплате и ручной зачет корректировкой долга

Вариант «По документу»

Его выбирают, когда по одному договору несколько предоплат, а закрыть нужно конкретную.

1. В форме Расчеты поставьте Зачет аванса — По документу.
2. Появится табличная часть. Добавьте строку и выберите документ оплаты.
3. Укажите сумму зачета. Она не может быть больше остатка аванса по этой оплате.
4. Нажмите ОК и проведите документ.

Ручной зачет документом «Корректировка долга»

Документ находится в Покупки → Корректировка долга (в группе расчетов с контрагентами). Он нужен, когда зачет не получилось или нельзя было сделать в самом поступлении:

• поступление проведено с Не зачитывать;
• поставка и аванс оформлены по разным договорам одного поставщика;
• период поступления закрыт, документ менять нельзя;
• зачет согласован с поставщиком отдельным письмом или актом.

Порядок:

1. Создайте документ, вид операции — Зачет авансов.
2. Выберите контрагента. Для зачета по разным договорам договор указывайте в строках табличных частей.
3. На вкладке с авансами заполните выданную предоплату (сумма с 60.02).
4. На вкладке с задолженностью — долг по поставке (сумма с 60.01).
5. Суммы на обеих вкладках должны совпасть. Кнопка Заполнить подтягивает остатки на дату документа.
6. Проведите. Проводка: Дт 60.01 Кт 60.02.

Зачет по разным договорам оформляйте только при наличии письма или соглашения с поставщиком. Без него при проверке зачет можно оспорить, а сверка с поставщиком не сойдется.

НДС с выданного аванса: вычет и восстановление

Покупатель вправе принять к вычету НДС с перечисленной предоплаты. Для этого нужны счет-фактура поставщика на аванс, платежка и договор с условием о предоплате. Это право, а не обязанность: можно ждать отгрузки и брать вычет по ней.

Шаг 1. Зарегистрируйте счет-фактуру на аванс

1. Откройте документ оплаты поставщику.
2. Внизу формы, в поле счета-фактуры, введите номер и дату документа поставщика.
3. Будет создан документ Счет-фактура полученный с видом «На аванс». Проверьте флажок отражения вычета в книге покупок датой получения.
4. Проводка: Дт 68.02 Кт 76.ВА — 22 000 руб.

Шаг 2. Восстановление при зачете

Когда аванс зачтен, НДС, принятый к вычету с предоплаты, восстанавливают. Иначе вычет получится двойным: и с аванса, и с поступления.

• Проводка: Дт 76.ВА Кт 68.02 — 22 000 руб.
• Запись в книге продаж формирует регламентная операция Операции → Регламентные операции НДС → Формирование записей книги продаж. Она подбирает авансы, зачтенные в квартале.

Сумма восстановления пропорциональна зачтенной сумме. Зачли половину аванса — восстанавливается половина НДС с него.

Чистый вычет за поставку — 33 000 руб., как и должно быть.

Как проверить, что аванс зачтен: отчеты и регистры

Проверку делайте до закрытия квартала, пока поправить легко.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60

1. Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счет 60.
2. В настройках включите детализацию по контрагентам и договорам.
3. Тревожный сигнал: по одному договору одновременно дебетовое сальдо на 60.02 и кредитовое на 60.01. Значит, аванс и долг есть, а зачета нет.

Карточка счета 60.02

Откройте Отчеты → Карточка счета по 60.02 с отбором по контрагенту. По каждому авансу должно быть видно, каким поступлением он закрыт: дебет — оплата, кредит — поступление или корректировка долга.

Счет 76.ВА

Сальдо по 76.ВА должно совпадать с НДС по еще не зачтенным авансам. Если аванса на 60.02 уже нет, а на 76.ВА остаток есть, восстановление не сделано.

Акт сверки с поставщиком

Покупки → Акты сверки расчетов. Если у поставщика долг ноль, а у вас и аванс, и долг по одному договору, расхождение почти всегда в незачтенной предоплате.

Частые ошибки при зачете авансов поставщикам

Оплата ушла на 60.01 вместо 60.02. Платеж ввели раньше, чем предыдущую поставку, а потом поставку перепровели. Программа решила, что платеж закрывает долг. Исправление: проверьте хронологию документов и перепроведите их по порядку.

Аванс есть, а зачета нет. В поступлении выбран другой договор, хотя контрагент тот же. Исправьте договор в поступлении или оформите корректировку долга.

Двойной вычет НДС. Вычет с аванса заявлен, а регламентную операцию книги продаж за квартал не сформировали. В декларации раздел 8 содержит оба вычета, а восстановления в разделе 9 нет.

Зачет «съел» не ту оплату. При Автоматически программа берет авансы по хронологии, от ранних к поздним. Если предоплаты целевые, ставьте По документу.

Зачет в закрытом периоде. Перепровели поступление прошлого квартала после сдачи декларации — изменились проводки и книги. Исправления в закрытом периоде делайте корректировкой долга текущей датой.

Частые вопросы