Предоплата поставщику и от покупателя в 1С 8.3: документы, проводки, НДС и зачёт

Отдельного документа «Аванс» в 1С нет. Аванс задаётся обычным платёжным документом: в 1С:Бухгалтерии 3.0 выданная предоплата оформляется списанием с расчётного счёта с видом операции «Оплата поставщику» (проводка Дт 60.02 Кт 51), полученная — поступлением на расчётный счёт с видом «Оплата от покупателя» (Дт 51 Кт 62.02). Программа сама решает, аванс это или погашение долга: если долга перед контрагентом по договору нет, сумма уходит на субсчёт авансов.

Частая ошибка — пытаться «пометить» платёж как аванс вручную или заводить его через «Операцию, введённую вручную». Так ломается автоматический зачёт: при отгрузке 1С не увидит предоплату и покажет одновременно долг и аванс по одному контрагенту. Пути даны для БП 3.0 (интерфейс «Такси»), отдельно — что отличается в 1С:Управлении торговлей 11.

Что подготовить в базе до первого авансового платежа

Авансы в БП 3.0 работают на трёх вещах: контрагент, договор и счета учёта расчётов. Если что-то из этого не настроено, зачёт пойдёт мимо.

Документы, которые участвуют в учёте авансов:

Что проверить перед стартом:

1. 📁 Договор с контрагентом заведён и выбран в платёжке. Вид договора «С поставщиком» или «С покупателем» — от него зависит, какой счёт подставится.
2. 🧾 Регистр «Счета учёта расчётов с контрагентами» (раздел Справочники, группа «Покупки и продажи»). По умолчанию для поставщиков там 60.01 и 60.02, для покупателей — 62.01 и 62.02. Если кто-то поменял счёт авансов на 60.01, зачёт исчезнет.
3. 💰 Учёт расчётов в валюте или в у.е. — для таких договоров счета будут 60.22 / 62.22 (валюта) или 60.32 / 62.32 (у.е.).
4. ⚙️ Порядок регистрации счетов-фактур на аванс в настройках НДС — до первого поступления, а не в конце квартала.

Как оформить аванс поставщику: пошагово

Возьмём пример. Заказали у ООО «Ромашка» партию упаковки на 244 000 ₽ с НДС 22%, условие — 100% предоплата.

Шаг 1. Платёжное поручение

1. Откройте Банк и касса → Платёжные поручения, нажмите «Создать».
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Получатель — «Ромашка», договор — нужный договор поставки, сумма — 244 000 ₽.
4. Ставка НДС 22%, сумма НДС посчитается сама: 244 000 × 22 / 122 = 44 000 ₽.
5. Запишите и выгрузите в банк.

Платёжное поручение проводок не делает. Деньги в учёте появятся только после списания.

Шаг 2. Списание с расчётного счёта

1. Когда банк исполнил платёж, создайте на основании платёжки документ «Списание с расчётного счёта» или загрузите банковскую выписку.
2. Проверьте вид операции «Оплата поставщику», дату по выписке и договор.
3. Внизу формы есть ссылка с настройками расчётов. Там указан способ погашения задолженности и счета: оставьте «Автоматически».
4. Проведите. Если долга перед «Ромашкой» нет, увидите проводку Дт 60.02 Кт 51 — 244 000 ₽.

Шаг 3. Поступление товаров и зачёт

1. Когда пришла упаковка, создайте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Укажите того же контрагента и тот же договор, что и в платеже.
3. В настройке расчётов документа способ зачёта аванса — «Автоматически».
4. Проведите. Проводки: Дт 10.01 Кт 60.01 — 200 000 ₽, Дт 19.03 Кт 60.01 — 44 000 ₽ и зачёт Дт 60.01 Кт 60.02 — 244 000 ₽.

Если поставщик выставил счёт-фактуру на аванс, его регистрируют «Счётом-фактурой полученным» на основании списания. Вычет по нему — право, а не обязанность (п. 12 ст. 171 НК РФ). После зачёта аванса принятый к вычету НДС нужно восстановить.

Предоплата от покупателя: как её зарегистрировать

Пример: покупатель ООО «Вектор» перечислил 122 000 ₽ в счёт будущей отгрузки.

1. Загрузите выписку или создайте вручную Банк и касса → Банковские выписки → Поступление.
2. Вид операции — «Оплата от покупателя».
3. Плательщик — «Вектор», договор — договор с покупателем. Если выставляли счёт на оплату, укажите его: 1С подтянет договор.
4. Сумма 122 000 ₽, ставка 22%, НДС 22 000 ₽ (122 000 × 22 / 122).
5. Проведите. Проводка: Дт 51 Кт 62.02 — 122 000 ₽.

Через неделю отгрузили товар на те же 122 000 ₽. Документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» с тем же договором и способом зачёта «Автоматически» сделает выручку, НДС с реализации и зачёт: Дт 62.02 Кт 62.01 — 122 000 ₽.

Частичная предоплата работает так же. Получили 50 000 ₽, отгрузили на 122 000 ₽: зачтётся 50 000 ₽, остаток 72 000 ₽ останется долгом покупателя на 62.01.

Автоматический зачёт: настройки, от которых он зависит

1С зачитывает аванс по правилу: контрагент + договор + счёт расчётов. Совпали все три — зачёт будет. Если договор в платёжке «Основной», а в реализации — «Договор № 15», для программы это два разных обязательства.

Где влияет настройка:

• 🔗 Способ погашения в платёжном документе. «Автоматически» — 1С сначала гасит долг, остаток кладёт в аванс. «По документу» — гасит конкретную реализацию или поступление, которые вы указали. «Не погашать» — вся сумма уходит в аванс, даже если долг есть.
• 🔗 Способ зачёта в документе отгрузки или поступления. «Автоматически» ищет все авансы по договору. «По документу» — только указанный платёж. «Не зачитывать» — зачёта нет.
• 🔗 Ведение расчётов по документам. Если в договоре включены расчёты по документам расчётов, аванс привязывается к конкретному платежу. Это удобно для сверки, но требует точности при заполнении.

Для большинства организаций хватает режима «Автоматически» везде. Режим «По документу» нужен, когда одним договором оформлено несколько независимых поставок и важно, какая предоплата к какой отгрузке относится.

НДС с авансов в 1С: полученных и выданных

Ставка НДС с аванса расчётная: 22/122 при основной ставке 22% (до 2026 года — 20/120) и 10/110 для льготных товаров. Счёт-фактуру на аванс выставляют не позднее пяти календарных дней со дня получения оплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Порядок регистрации счетов-фактур на аванс

Настройка находится в Главное → Налоги и отчёты → НДС. Вариантов три:

Как выписать счёт-фактуру на полученный аванс

Два способа:

1. Из платежа. В проведённом документе поступления внизу есть команда выставить счёт-фактуру. Создастся «Счёт-фактура выданный» с видом «На аванс».
2. Обработкой. «Регистрация счетов-фактур на аванс» соберёт все незачтённые авансы за период и создаст счета-фактуры пачкой. Запускайте её регулярно, лучше каждые несколько дней, чтобы уложиться в пятидневный срок.

Проводка по счёту-фактуре: Дт 76.АВ Кт 68.02 — 22 000 ₽. После отгрузки НДС с аванса принимается к вычету регламентным документом «Формирование записей книги покупок» в Операции → Регламентные операции НДС: Дт 68.02 Кт 76.АВ.

Вычет НДС с выданного аванса

Покупатель вправе заявить вычет с перечисленной предоплаты, если есть счёт-фактура поставщика на аванс и договор, где условие о предоплате прописано. В 1С вычет оформляется через «Формирование записей книги покупок» (Дт 68.02 Кт 76.ВА). При поступлении товаров НДС восстанавливается документом «Формирование записей книги продаж» (Дт 76.ВА Кт 68.02).

Чем проверить, что авансы учтены верно

Проверку удобно делать раз в месяц и обязательно перед закрытием квартала.

1. ОСВ по счетам 60 и 62 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) с детализацией по контрагентам и договорам. Тревожный знак — у одного контрагента по одному договору одновременно сальдо на 62.01 и на 62.02 (или на 60.01 и 60.02). Это незачтённый аванс.
2. Сверка 62.02 и 76.АВ. Сальдо по 76.АВ должно совпадать с расчётным НДС от сальдо 62.02. Сальдо 62.02 — 610 000 ₽, значит на 76.АВ ждём 110 000 ₽ (610 000 × 22 / 122). Расхождение означает пропущенный счёт-фактуру на аванс или незакрытый вычет.
3. Акт сверки взаиморасчётов (Покупки или Продажи → «Акты сверки расчётов»). Отправьте контрагенту: если у него аванс числится по другому договору, увидите сразу.
4. Экспресс-проверка ведения учёта (раздел Отчёты). Покажет пропущенные счета-фактуры на аванс и ошибки в книгах.

Банк-клиент и выписки: как авансы попадают в 1С без ручного ввода

Ручной ввод платежей — главный источник ошибок с договорами. Загрузка выписки снимает большую часть проблем.

Варианты обмена:

• 🏦 Файл обмена. Из банк-клиента выгружаете файл kl_to_1c.txt и загружаете в Банк и касса → Банковские выписки командой загрузки. Платёжки уходят в банк файлом 1c_to_kl.txt.
• 🔌 1С:ДиректБанк. Прямая связь с банком, выписки приходят по кнопке без файлов. Подключается в настройках банковского счёта организации, если ваш банк поддерживает сервис.

При загрузке 1С сама определяет вид операции по контрагенту: входящий платёж от покупателя — «Оплата от покупателя». Договор подбирается по назначению платежа, по счёту на оплату или берётся основной. Аванс это или погашение — решается при проведении по правилу «контрагент + договор + счёт расчётов».

Что отличается в 1С:Управлении торговлей 11. Аванс там тоже не оформляют отдельным документом. Входящая предоплата — «Поступление безналичных ДС» с операцией «Поступление оплаты от клиента», исходящая — «Списание безналичных ДС» с операцией «Оплата поставщику». Привязка идёт к объекту расчётов: заказу, договору или накладной. Предоплата и задолженность видны в отчётах по расчётам с клиентами и поставщиками. Бухгалтерские проводки УТ 11 не формирует: они появятся в БП после синхронизации.

Ошибки с авансами и как их исправить

Частые вопросы