Акт сверки из 1С:Бухгалтерии в СБИС: прямым обменом или файлом

Загрузить акт сверки в СБИС из 1С можно двумя путями. Первый — отправить его прямо из базы через модуль СБИС для 1С или через встроенный обмен ЭДО. Второй — сформировать акт в 1С, сохранить печатную форму в PDF или Excel и загрузить файл в веб-интерфейсе СБИС как исходящий документ.

Типичная ситуация: конец квартала, поставщик просит сверку, а у вас вся первичка ходит через СБИС. Распечатывать акт, подписывать ручкой и сканировать нет смысла — его можно отправить тем же каналом, подписать электронной подписью и получить ответ контрагента в той же системе.

Что подготовить в 1С до выгрузки акта сверки

Акт сверки собирается из проводок по счетам расчётов. Если в учёте дыры, СБИС их не исправит — контрагент просто получит неверные цифры. Перед формированием проверьте четыре вещи.

• 🧾 Все документы за период проведены. Непроведённая реализация или оплата в акт не попадёт. Откройте журнал документов за период сверки и отфильтруйте непроведённые.
• 🏢 Реквизиты контрагента заполнены. ИНН, КПП и полное наименование нужны и для печатной формы, и для поиска получателя в СБИС. Ошибка в КПП — частая причина того, что СБИС не находит абонента.
• 📑 Договоры разнесены правильно. Если оплата прошла по одному договору, а отгрузка — по другому, сальдо в разрезе договоров «поплывёт». Это видно в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60, 62 или 76 с детализацией по договорам.
• ✍️ Подписанты указаны. В документе акта сверки есть поля представителей сторон. Их значения выводятся в печатную форму, и по ним контрагент понимает, кто подписал акт.

Для прямого обмена нужно ещё два условия: у вас есть действующая электронная подпись (КЭП или подпись, которую стороны признали в соглашении), а контрагент подключён к ЭДО — к СБИС напрямую или к другому оператору с настроенным роумингом.

Как сформировать акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии 3.0 акт сверки — отдельный документ «Акт сверки расчетов с контрагентом». Он доступен из двух разделов: Продажи → Расчеты с контрагентами → Акты сверки расчетов и Покупки → Расчеты с контрагентами → Акты сверки расчетов. Список один и тот же, раздел роли не играет.

Создание и заполнение документа

1. В списке актов нажмите Создать.
2. Выберите организацию (если их в базе несколько) и контрагента.
3. Укажите период сверки, например с 01.07 по 30.09.
4. Договор оставьте пустым, если сверяете все договоры сразу. Выберите конкретный, если контрагент попросил сверку по одному договору.
5. Нажмите Заполнить → Заполнить по данным бухгалтерского учета.
6. Проверьте вкладку с данными организации: входящее сальдо, обороты, исходящее сальдо.
7. Запишите документ.

Вкладку с данными контрагента на этом этапе не трогайте. Её заполняют после того, как контрагент вернёт свой вариант акта с расхождениями.

Быстрая проверка цифр

Перед отправкой сравните исходящее сальдо в акте с остатком по контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости. Пример: ОСВ по контрагенту показывает дебетовое сальдо по счёту 62.01 — 148 300 руб., по счёту 62.02 (авансы) — кредитовое 20 000 руб. В акте итог «в пользу организации» должен быть 128 300 руб. Если цифры другие — ищите, какой счёт расчётов не попал в настройки акта.

Печатная форма

Кнопка Печать → Акт сверки открывает стандартную форму. В её настройках можно включить разбивку по договорам и вывод факсимиле. Для загрузки в СБИС именно эта печатная форма и станет файлом.

Способ 1. Отправка акта сверки в СБИС прямо из 1С

Прямой обмен удобнее, если актов много или сверку вы делаете ежеквартально со всеми контрагентами. Файлы не надо сохранять и загружать по одному.

Через модуль СБИС для 1С

Компания «Тензор» выпускает модуль интеграции СБИС с 1С. Он подключается к базе как расширение или внешняя обработка и работает вместе с программой СБИС Плагин (Saby Plugin), которая отвечает за сертификаты подписи.

Порядок подключения в общих чертах:

1. Установите СБИС Плагин на компьютер, где работает 1С, и войдите в свой аккаунт СБИС.
2. Скачайте модуль для своей конфигурации в личном кабинете СБИС, в разделе интеграции с 1С.
3. Подключите модуль к базе по инструкции «Тензора». Если модуль ставится как расширение, нужны права администратора базы.
4. В настройках модуля отметьте, какие типы документов 1С выгружать. Проверьте, что акт сверки в списке включён.
5. Откройте окно модуля, выберите сформированный акт сверки и отправьте его. Документ появится в разделе исходящих СБИС, где его останется подписать.

Модуль подключайте сначала на копии базы, если ставите его как расширение впервые. Расширение меняет поведение конфигурации, и проверить его на рабочей базе в разгар отчётности — плохая идея.

Через встроенный обмен ЭДО в 1С

В типовых конфигурациях 1С есть свой механизм обмена электронными документами (сервис 1С-ЭДО). Он настраивается в Администрирование → Обмен электронными документами. Если ваша учётная запись ЭДО открыта у «Тензора» или контрагент сидит в СБИС, а вы у другого оператора с роумингом, акт сверки можно отправить прямо из формы документа через команды ЭДО.

Плюс этого пути — не нужно ставить сторонний модуль. Минус — нужна отдельная настройка учётной записи ЭДО и приглашение контрагента к обмену.

Способ 2. Как загрузить акт сверки в СБИС из 1С файлом

Ручная загрузка подходит для разовой сверки и когда интеграции нет вовсе. Нужен только доступ к веб-версии СБИС.

Шаг 1. Сохраните печатную форму в файл

1. Откройте печатную форму акта в 1С.
2. Нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) над формой.
3. Выберите формат: PDF для подписи и отправки, XLSX — если контрагент хочет внести свои цифры.
4. Сохраните файл с понятным именем, например Акт_сверки_Ромашка_3кв.pdf.

Шаг 2. Загрузите файл в СБИС

1. Войдите в СБИС и откройте раздел документов, вкладку исходящих.
2. Создайте новый документ и выберите загрузку файла с компьютера. Можно также перетащить файл мышью в окно списка документов.
3. Укажите получателя — найдите контрагента по ИНН. Если найдено несколько записей, сверяйте КПП: у филиалов ИНН общий.
4. Проверьте тип документа. Для PDF и Excel он будет неформализованным: СБИС отправит файл как есть.
5. Добавьте комментарий для контрагента, например «Акт сверки за 3 квартал, просьба подписать или вернуть с расхождениями».

Шаг 3. Подпишите и отправьте

Нажмите отправку, выберите сертификат и подтвердите подпись. Документ уйдёт контрагенту, а у вас появится в исходящих со статусом ожидания ответа.

Форматы акта сверки и требования к файлу

Какой формат выбрать, зависит от того, что контрагент будет делать с актом дальше.

Общие требования, которые стоит соблюдать при любом способе:

• 📄 Один акт — один файл. Не склеивайте сверки с разными контрагентами в один PDF.
• 🔢 Период в названии и комментарии. Контрагент часто получает несколько актов за разные периоды, и без подписи их путают.
• 🔐 Подпись — по соглашению сторон. Акт сверки не первичный учётный документ. Закон не требует для него именно КЭП, но на практике большинство компаний подписывают его квалифицированной подписью, чтобы снять споры.

Подписанный акт важен не только для бухгалтерии. Признание долга, в том числе актом сверки, может прервать срок исковой давности. Поэтому подпись должен ставить человек с полномочиями, а не кто угодно из отдела.

Что происходит после отправки акта в СБИС

Отправить — полдела. Дальше контрагент делает одно из трёх.

Если контрагент вернул свой вариант с расхождениями, в 1С удобно сделать так:

1. Откройте ваш акт сверки.
2. Перейдите на вкладку данных контрагента.
3. Перенесите его строки: можно заполнить по своим данным и затем поправить суммы по его акту.
4. Сравните обе колонки по датам. Расхождение обычно находится в одной-двух строках: документ проведён в другом месяце, оплата отнесена не на тот договор, возврат не отражён.
5. После исправлений перезаполните акт и отправьте новую версию.

Ошибки при загрузке акта сверки в СБИС

Большинство проблем связаны не с самим актом, а с подписью, получателем или данными в 1С.

Если прямой обмен не заработал

Не тратьте день на настройку модуля перед сдачей отчётности. Сохраните акт в PDF и загрузите его через веб-интерфейс — это занимает пару минут. Интеграцию настройте спокойно, когда дедлайн пройдёт, и сначала на копии базы.

Частые вопросы