Расходы по чеку плательщика НПД в 1С:Бухгалтерии: от получения чека до закрытия расчётов

Чек самозанятого в 1С 8.3 Бухгалтерия не «загружается» отдельной кнопкой: его реквизиты вносят в документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги», ставку указывают «Без НДС», а сам файл чека (PDF или картинку) прикрепляют к документу через присоединённые файлы. Проводка получится обычная: Дт 26 (20, 44) Кт 60.01.

Частое заблуждение — искать в программе обработку импорта чеков из «Мой налог» в формате XML. Приложение ФНС отдаёт покупателю ссылку на чек, PDF или изображение, а не файл обмена. Поэтому загрузить чек от самозанятого в 1С 8.3 Бухгалтерия — значит правильно оформить поступление и сохранить чек как подтверждающий документ.

Что проверить до первой операции с самозанятым

Ошибки с плательщиками НПД обычно закладываются ещё до первого чека — в договоре и карточке контрагента. Перед тем как вносить расход, пройдитесь по трём пунктам.

1. Статус исполнителя. Самозанятость проверяют на официальном сервисе ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» по ИНН. Делайте это перед заключением договора и перед каждой оплатой: человек может сняться с учёта в любой день.

2. Бывший сотрудник или нет. Если исполнитель работал у вас по трудовому договору и прошло меньше двух лет с увольнения, выплаты ему не облагаются НПД. Для вас это означает обязанности налогового агента по НДФЛ и начисление страховых взносов — как по обычному договору ГПХ.

3. Карточка контрагента в 1С. Откройте Справочники → Контрагенты и создайте элемент:

• 👤 вид контрагента — «Физическое лицо»;
• 🔢 ИНН — 12 цифр, без ошибок (по нему ФНС формирует чек);
• 📄 ФИО полностью, как в чеке;
• 🏦 банковский счёт, если платите безналом.

Договор с контрагентом заведите с видом «С поставщиком». В наименовании договора удобно отметить «НПД» — так проще отбирать расчёты с самозанятыми в отчётах.

Если подключён сервис 1С:Контрагент, программа подтягивает данные по ИНН. Статус НПД всё равно проверяйте на сайте ФНС — это первоисточник.

Как самозанятый передаёт чек и что в нём должно быть

Чек формирует сам исполнитель в приложении «Мой налог», в личном кабинете на сайте ФНС или через банк-партнёр. Покупателю он приходит одним из способов:

• 🔗 ссылкой на чек в кабинете ФНС;
• 📎 файлом PDF или картинкой по почте или в мессенджере;
• 🖨 распечаткой с QR-кодом;
• 📊 реестром чеков от платформы, через которую вы работаете с самозанятыми.

Срок. При безналичных расчётах с организацией или ИП чек можно передать не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. При оплате наличными или картой на месте — в момент расчёта.

Реквизиты чека перечислены в законе № 422-ФЗ. На практике проверьте:

Чек без вашего ИНН не подтверждает расход для налога на прибыль и УСН «доходы минус расходы». Попросите исполнителя аннулировать такой чек и сформировать новый с ИНН покупателя.

Пошагово: вносим чек самозанятого в поступление услуг

Это основной сценарий: самозанятый оказал услугу, вы получили акт (или только чек) и отражаете расход.

Шаг 1. Создайте документ поступления

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Поступление» и выберите вид операции «Услуги (акт, УПД)».
3. Укажите контрагента-самозанятого и договор.

Шаг 2. Перенесите реквизиты чека

• 📅 Дата документа — дата оказания услуги по акту. Если акта нет и единственный документ — чек, ставьте дату расчёта из чека.
• 🔢 Входящий номер и дата (поля «№» и «от» в шапке) — номер и дата чека. По ним документ легко найти при проверке.
• 📝 Строка услуги — наименование из чека, количество, сумма.
• 💸 НДС — «Без НДС». Плательщик НПД не платит НДС, счёт-фактуры не будет.
• 📒 Счёт затрат — 26 для управленческих услуг, 20 для услуг в основном производстве, 44 в торговле. Укажите статью затрат и подразделение.

Шаг 3. Прикрепите файл чека

В открытом документе нажмите кнопку со скрепкой (присоединённые файлы) и добавьте PDF или изображение чека. Если чек пришёл ссылкой, откройте её, сохраните страницу в PDF и прикрепите файл. Ссылку можно дополнительно записать в комментарий документа.

Файл хранится в базе вместе с документом. Его увидит любой, кто откроет поступление, — не нужно искать чек в почте через год.

Шаг 4. Проведите и проверьте движения

После проведения нажмите ДтКт и убедитесь, что проводка одна:

Дт 26 (20, 44)  Кт 60.01  — стоимость услуг самозанятого, без НДС

Если исполнитель продал товар собственного производства (самозанятым разрешено продавать то, что они сделали сами), выберите вид операции «Товары (накладная, УПД)». Проводка будет Дт 41.01 (10) Кт 60.01.

Когда нет акта: чек как единственный документ и оплата через подотчётника

Многие самозанятые работают без актов: договор-оферта, оплата, чек. Чек содержит перечень услуг и сумму, поэтому для налоговых целей его достаточно. Для бухучёта нужен первичный документ по закону № 402-ФЗ — чек с обязательными реквизитами можно использовать в этом качестве, если это закреплено в учётной политике. Надёжнее всё же подписывать акт хотя бы раз в месяц.

Много чеков от одного исполнителя. Если самозанятый работает с вами постоянно и присылает по чеку на каждую оплату, есть два рабочих варианта:

• 📑 одно поступление на каждый чек — проще сверять, номер чека сразу во входящем номере;
• 🗓 одно поступление на месяц по акту, а все чеки месяца прикреплены к нему файлами — меньше документов, но номера чеков придётся перечислить в комментарии.

Выберите один вариант и держитесь его по всем самозанятым, иначе сверка в конце года превратится в ручной разбор.

Оплата через подотчётное лицо. Если сотрудник заплатил самозанятому из подотчётных денег:

1. Создайте «Поступление (акт, накладная, УПД)» на услугу, как в шагах выше.
2. Оформите Банк и касса → Авансовые отчёты, на вкладке «Оплата» укажите контрагента-самозанятого, договор и сумму.
3. Прикрепите чек к поступлению, а к авансовому отчёту — его копию, если так требует ваш порядок.

Проводки: Дт 26 Кт 60.01 — услуга, Дт 60.01 Кт 71.01 — оплата подотчётником.

Оплата с расчётного счёта. Документ «Списание с расчётного счёта», вид операции «Оплата поставщику», получатель — самозанятый, договор тот же. Проводка Дт 60.01 Кт 51. В назначении платежа банк ничего специального не требует, но удобно писать «Оплата по договору №…, НДС не облагается».

Проверка статуса НПД и учёт для налога на прибыль и УСН

Плательщики НПД — единственный случай, когда закон прямо говорит: расход покупателя признаётся только при наличии чека. Поэтому контроль нужен в трёх точках.

Аннулированные чеки. Самозанятый может аннулировать чек в «Мой налог», например при возврате денег. Покупатель об этом не узнаёт автоматически. Раз в квартал откройте чеки по ссылкам или QR-кодам: аннулированный чек на сайте ФНС помечается соответствующим статусом.

Если чек аннулирован, а услуга оказана и оплачена, расход по налогу остаётся без подтверждения. Запросите новый чек. До его получения расход для налога на прибыль (или УСН) лучше не признавать.

Книга учёта доходов и расходов (УСН). При объекте «доходы минус расходы» услуга самозанятого попадает в КУДиР после оплаты. В 1С это происходит автоматически: поступление создаёт расход, а списание с расчётного счёта или авансовый отчёт его оплачивает. Проверьте результат в Отчёты → Книга учёта доходов и расходов (УСН).

Налог на прибыль. Расход признаётся в обычном порядке по дате акта, если в периоде есть чек. Если чек пришёл 9-го числа следующего месяца, а квартал уже закрыт, для налоговой отчётности это не проблема: срок передачи чека установлен законом.

Типичные ошибки при учёте чеков самозанятых

Отчёты для контроля расчётов с самозанятыми

Выплаты плательщикам НПД не попадают в 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам. Ваш единственный инструмент контроля — регистры по счёту 60 и сами чеки.

Как сверять за месяц:

1. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 с отбором по договорам, где в названии есть «НПД».
2. Сравните кредитовые обороты (поступления) с количеством прикреплённых чеков.
3. Для каждого исполнителя сумма чеков за период должна совпасть с суммой оплат.

Хранение. Чеки — документы, подтверждающие расходы, храните их не менее пяти лет, как и первичку по закону № 402-ФЗ. Файл в 1С удобен, но держите и копию в архиве: базу могут свернуть или перенести.

Частые вопросы