Чек НПД в учёте: от карточки исполнителя до проводки и расхода

Загрузить чек самозанятого в 1С — значит оформить документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги», вписать в него номер и дату чека и приложить сам чек файлом или ссылкой из QR-кода. Отдельного «документа чека» для этого не нужно: чек НПД в 1С:Бухгалтерии 3.0 играет роль первички, как акт от обычного поставщика.

Дальше от бухгалтера требуется три вещи: проверить, что исполнитель действительно на НПД, правильно связать чек с оплатой и не потерять его при проверке. Если исполнителей десятки, чеки удобнее получать реестром с платформы выплат и вводить пакетом.

Что подготовить в 1С перед вводом чека самозанятого

Начните с карточки исполнителя. Без неё чек не к чему привязать.

Карточка контрагента

1. Откройте Справочники → Контрагенты и нажмите «Создать».
2. В поле «Вид контрагента» выберите:
   • «Физическое лицо» — если исполнитель просто зарегистрирован в «Мой налог»;
   • «Индивидуальный предприниматель» — если он ИП, перешедший на НПД.
3. Заполните ИНН. Это обязательно: по ИНН вы проверяете статус, и он же стоит в чеке.
4. В наименовании удобно добавить пометку, например «Петров А. В. (НПД)». Так исполнитель сразу выделяется в списках и отчётах.

Договор

В карточке контрагента на вкладке договоров создайте договор с видом «С поставщиком». Укажите номер и дату гражданско-правового договора. Один договор на исполнителя обычно достаточно, если услуги однотипные.

Проверка статуса НПД

Статус проверяют на сайте ФНС npd.nalog.ru/check-status/ по ИНН и дате. Делайте это на дату каждой выплаты, а не один раз при заключении договора: исполнитель может сняться с учёта или потерять право на режим.

Ещё одна проверка — не был ли исполнитель вашим сотрудником последние два года. Закон № 422-ФЗ не разрешает применять НПД к доходам от бывшего работодателя в этот срок. Если был — выплата облагается как обычный договор ГПХ, с НДФЛ и взносами.

Ручной ввод чека самозанятого по номеру в Поступлении услуг

Самый частый сценарий: исполнитель прислал ссылку или PDF, вы вносите данные руками.

Что взять из чека

В чеке НПД есть всё нужное для документа. По закону № 422-ФЗ в нём указываются:

• 🧾 номер чека и дата расчёта;
• 👤 ФИО и ИНН исполнителя, пометка о применении НПД;
• 🛠 наименование услуги или работы;
• 💰 сумма;
• 🏢 ИНН покупателя — вашей организации или ИП;
• 🔳 QR-код со ссылкой на чек в системе ФНС.

Порядок ввода

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Поступление» и выберите «Услуги (акт, УПД)».
3. Выберите контрагента-самозанятого и договор.
4. В шапке заполните номер и дату входящего документа: туда идут номер чека и его дата.
5. В табличной части добавьте строку: номенклатура (вид «Услуга»), сумма, ставка «Без НДС». Самозанятый не плательщик НДС, вычета не будет.
6. Укажите счёт затрат: 26, 44 или 20.01 — по назначению услуги.
7. В комментарий вставьте ссылку на чек из QR-кода.
8. Проведите документ.

Счёт-фактуру не регистрируйте: её от самозанятого не бывает.

Автоматическая загрузка чеков: платформы выплат и банки

ФНС не рассылает чеки самозанятых покупателю автоматически. Они попадают к вам двумя путями: от самого исполнителя или через партнёра ФНС, через которого вы платите.

Через банк или платформу для выплат

Многие банки и сервисы выплат самозанятым подключены к ФНС как партнёры. Схема у них похожая:

1. Вы загружаете в сервис реестр выплат.
2. Сервис проверяет статус каждого исполнителя, перечисляет деньги и сам формирует чек от его имени.
3. На выходе — реестр с номерами чеков, суммами и ссылками.

Деньги списываются с вашего счёта одной суммой или по каждому исполнителю — зависит от условий сервиса. Списание приходит в 1С обычной банковской выпиской: через 1С:ДиректБанк или загрузкой файла в Банк и касса → Банковские выписки.

Что остаётся сделать в 1С

Реестр чеков с платформы — это основание для документов поступления. Если платформа даёт готовую выгрузку для 1С, загрузите её штатной обработкой платформы по её инструкции. Если выгрузки нет — реестр в Excel переносится в Поступления вручную или пакетом (см. следующий раздел).

Как загрузить чек самозанятого в 1С из файла или по QR-коду

Приложить сам чек

Ссылка в комментарии — минимум. Надёжнее хранить сам чек в базе:

1. Откройте проведённое Поступление.
2. Нажмите кнопку со скрепкой в командной панели формы («Присоединённые файлы»).
3. Добавьте PDF или картинку чека с диска.

Файл хранится вместе с документом и не пропадёт, если ссылка перестанет открываться.

Работа с QR-кодом

QR-код на чеке ведёт на страницу чека в системе ФНС lknpd.nalog.ru. Отсканируйте его телефоном или откройте ссылку, которую прислал исполнитель. На странице видно актуальное состояние чека: действует он или аннулирован. Оттуда же можно сохранить чек в PDF для присоединения к документу.

Отдельного считывания QR-кода чека НПД камерой или сканером в типовой 1С:Бухгалтерии нет. QR — способ проверить чек и получить его копию, а данные в документ всё равно переносятся по полям.

Пакетная загрузка из реестра

Если чеков за месяц 30 и больше, ручной ввод отнимает день. Варианты:

Для внешней обработки поля реестра — номер чека, дата, ИНН, сумма — сопоставляются с реквизитами Поступления так же, как в таблице выше. Контрагентов, которых нет в справочнике, обработка должна создавать по ИНН или останавливаться с ошибкой, а не подставлять «похожего».

Статусы чеков и ошибки при загрузке

Чек НПД может измениться уже после того, как вы его внесли. Исполнитель вправе аннулировать его в «Мой налог» — например, при возврате денег или ошибке в сумме. На странице чека по QR-коду тогда видна отметка об аннулировании.

Раз в месяц полезно пройтись по ссылкам из комментариев Поступлений за прошлый месяц. Аннулированный чек проще поймать сразу, чем при камеральной проверке через год.

Как чек самозанятого отражается в бухгалтерском и налоговом учёте

Проводки

Самозанятый часто выбивает чек сразу при получении денег. Тогда Поступление датируется датой чека, и аванса фактически не возникает: оплата и услуга в одном периоде.

Пример: дизайнер получил 25 000 руб. на карту 14-го числа и в тот же день прислал чек. Списание — 25 000 руб., Поступление от 14-го — 25 000 руб., сальдо по 60 на конец дня — ноль.

НДФЛ и страховые взносы

Доходы на НПД освобождены от НДФЛ (статья 217 НК РФ) и не облагаются взносами. Поэтому в ЗУП такие выплаты не вносят: самозанятый не сотрудник, и начислять ему нечего. Вся работа идёт в Бухгалтерии.

Освобождение держится на двух условиях: исполнитель на НПД на дату выплаты и у вас есть действующий чек. Пропало одно — организация становится налоговым агентом и должна удержать НДФЛ и начислить взносы как по ГПХ.

Налог на прибыль и УСН

По закону № 422-ФЗ чек самозанятого — документ, подтверждающий расход. Для налога на прибыль он закрывает требование статьи 252 НК РФ о документальном подтверждении.

• 📘 ОСНО: расход в НУ совпадает с БУ, НДС к вычету нет.
• 📗 УСН «доходы минус расходы»: расход признаётся после оплаты, и чек как раз выбивается по факту оплаты.
• 📙 УСН «доходы»: на налог чек не влияет, но для учёта и защиты от переквалификации в трудовые отношения его всё равно храните.

Частые ошибки бухгалтера с чеками НПД

• ❌ Один чек на всю сумму за квартал. Чек должен соответствовать конкретному расчёту. Три оплаты — три чека.
• ❌ Подменять чек актом. Акт можно подписывать дополнительно, но подтверждающим документом для расхода остаётся чек.
• ❌ Платить постоянному исполнителю «как сотруднику». Фиксированная сумма каждый месяц, рабочее место, подчинение графику — признаки трудовых отношений. Чеки от этого не спасут.
• ❌ Проверять статус один раз. Статус меняется, проверка нужна на каждую выплату.

Частые вопросы