Договоры в 1С Управление Торговлей 11: ввод и настройка

Договор с контрагентом в 1С УТ 11 заводится в справочнике договоров — из карточки клиента или поставщика по команде «Договоры». Но сначала нужно включить функциональную опцию в настройках: пока она выключена, поля договора в заказах и накладных просто не показываются, и завести договор негде.

«Загрузить договор из файла» здесь означает не массовый импорт условий из Excel, а присоединение скана подписанного договора к его карточке (кнопка со скрепкой) либо приём документа через ЭДО. Полностью автоматической загрузки коммерческих условий из файла в типовой УТ нет — условия заполняются руками или через соглашение.

Пути ниже даны для 1С:Управление торговлей 11 (редакция 11.5) в интерфейсе «Такси». В более ранних релизах названия групп настроек могут немного отличаться.

Включаем учёт договоров и готовим контрагента

Флажок включения находится в блоке администрирования: НСИ и администрирование → Настройки НСИ и разделов. Для продаж опция живёт в группе настроек оптовых продаж (Продажи), для закупок — в группе Закупки. Поставьте флажки «Договоры с клиентами» и «Договоры с поставщиками» — после этого в документах появится поле «Договор», а в карточке контрагента — команда перехода к договорам.

Теперь о том, к чему привязывается договор. В УТ 11 раздельно ведутся два справочника:

• 📇 Партнёр — это бизнес-субъект: сеть, холдинг, точка. С ним работают менеджеры, по нему строится воронка CRM.
• 🏢 Контрагент — конкретное юридическое или физическое лицо, с которым заключён договор и ведётся взаиморасчёт. Именно к контрагенту крепится договор.

У одного партнёра может быть несколько контрагентов (например, две компании одного владельца), и у каждого контрагента — свои договоры. Поэтому перед вводом договора убедитесь, что заведён контрагент с корректными ИНН/КПП, а не только партнёр.

Открыть список клиентов можно из раздела CRM и маркетинг или Продажи по команде «Клиенты»; поставщиков — из раздела Закупки. Если контрагента ещё нет, создайте его: программа проверит ИНН по формату, а при подключённой 1С-Контрагент — подтянет реквизиты из базы ФНС по ИНН, так что название, адрес и КПП вводить вручную не придётся.

В ряде настроек партнёр и контрагент создаются одновременно, одной карточкой — если вы не ведёте их раздельно. Если же в базе включён независимый учёт партнёров и контрагентов, то под одного партнёра заводят нужное число контрагентов, и договор привязывают к тому из них, с кем подписан бумажный контракт.

Заводим карточку договора пошагово

Создание договора занимает пару минут. Порядок такой:

1. Откройте карточку контрагента и нажмите команду «Договоры» (обычно в панели навигации карточки). Либо откройте общий список договоров из раздела продаж/закупок.
2. Нажмите «Создать». В шапке выберите вид договора: с покупателем, с поставщиком, с комиссионером (принципалом) и т. п. От вида зависит, в каких документах договор будет доступен.
3. Укажите организацию (вашу компанию) и контрагента. Эти два реквизита определяют, по какой паре ведётся взаиморасчёт.
4. Заполните номер и дату договора — это номер бумажного документа, а не внутренний код базы. Укажите срок действия, если договор срочный.
5. Выберите валюту расчётов. Если она отличается от валюты учёта, по договору будут считаться курсовые разницы.
6. При необходимости задайте организацию-плательщика и банковские счета, которые подставятся в платёжные документы по умолчанию.
7. Запишите и закройте карточку.

Если по договору предусмотрена рамочная поставка с несколькими платежами, удобнее не дробить его на разные договоры, а оставить один, а конкретные партии и оплаты проводить заказами в рамках этого договора. Тогда вся история закупок или продаж по контракту собирается под одним объектом, а отчёты показывают оборот целиком.

Отдельно о детализации расчётов. Как вести взаиморасчёты — по договору в целом, по каждому заказу или по накладным — задаётся в настройках взаиморасчётов, а не произвольно в каждом документе. Если планируете гасить оплаты «общим котлом» по договору, выбирайте детализацию по договору; если нужен контроль по каждой сделке — по заказам. Сменить порядок детализации на договоре с движениями уже сложно, поэтому решите это сразу.

Присоединяем скан договора и приём через ЭДО

Отдельного документа «загрузка договора» в УТ нет. Чтобы файл подписанного договора хранился в базе, используют присоединённые файлы.

В открытой карточке договора найдите кнопку со скрепкой (команда «Присоединённые файлы»). Дальше два пути:

• 📎 Добавить с диска — выбрать готовый PDF или фотографию/скан. Поддерживаются обычные форматы: PDF, JPG, PNG, файлы офисных форматов.
• 🖨️ Со сканера — если сканер подключён и в настройках включено сканирование, страницы заводятся прямо из карточки.

Файл сохраняется либо в самой информационной базе, либо в томах на диске — это зависит от того, как администратор настроил хранение присоединённых файлов. Для крупных сканов тома на диске предпочтительнее: база не раздувается.

Второй способ «получить» договор — через электронный документооборот. Если контрагент прислал договор по ЭДО, входящий документ попадает в рабочее место ЭДО. При обработке входящего программа предложит сопоставить контрагента и организацию с уже заведёнными в базе; на этом же шаге входящий документ можно связать с нужным договором. Если контрагент новый, его карточка создаётся из данных входящего, а договор заводится вручную описанным выше способом.

Учтите разницу в подписях: счёт-фактуру по ЭДО обязательно подписывать квалифицированной подписью (КЭП), а первичку и сам договор стороны по соглашению вправе подписывать и неквалифицированной. Тип подписи задаёт не оператор ЭДО, а договорённость сторон и требования закона. Если документ подписывает не директор, а сотрудник по доверенности, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС — её прикладывают к подписи, оператор ЭДО формат доверенности не задаёт.

Настраиваем оплату и контроль кредитного лимита

Сам договор хранит реквизиты и валюту, а коммерческие условия — график оплаты, процент аванса, контроль долга — в УТ 11 удобнее вести через соглашение с клиентом. Соглашение бывает двух типов:

• Типовое — одни условия на группу клиентов (например, «Розничные партнёры, предоплата 100 %»). Создаётся один раз и применяется ко многим контрагентам. Удобно, когда клиентов много, а условия стандартные.
• Индивидуальное — под конкретного клиента, с персональными ценами и отсрочкой. Его заводят из карточки партнёра/клиента, когда стандартные условия не подходят.

В соглашении настраиваются:

• 💳 Условия оплаты — предоплата, оплата по факту, кредит (постоплата) и график: например, 30 % аванса и 70 % в течение 10 дней после отгрузки.
• 📅 Отсрочка платежа — число дней, от которого программа посчитает плановую дату оплаты.
• 🧾 Цены, скидки, склад и вид операции по умолчанию.

Контроль задолженности тоже задаётся в соглашении (или в настройках взаиморасчётов). Включите контроль и укажите допустимую сумму долга и/или срок просрочки — это и есть кредитный лимит. Когда менеджер проводит заказ, по которому долг клиента превышает лимит, программа предупредит или заблокирует проведение, в зависимости от настройки прав.

Срок оплаты по умолчанию в самом договоре указывать тоже можно, но если работает соглашение — приоритет у его условий. Держите условия в одном месте, чтобы они не противоречили друг другу.

Дополнительные соглашения и изменение условий

Когда стороны меняют цены, отсрочку или лимит, не переписывайте старый договор задним числом — это исказит уже проведённые взаиморасчёты. Правильнее зафиксировать изменение отдельно.

Варианты в УТ 11:

• Оформить новое соглашение (или индивидуальное соглашение под этого клиента) с новыми условиями и применять его к новым заказам. Старые документы останутся на прежних условиях.
• Прикрепить скан допсоглашения к карточке договора через ту же скрепку — тогда бумажный документ и его электронная копия лежат вместе.
• Если изменился только срок действия — продлите дату в карточке договора, не трогая финансовые условия.

Так история условий остаётся прозрачной: видно, с какого момента и по какому документу поменялась отсрочка или лимит. Это пригодится при сверке и в спорных ситуациях с клиентом.

Если вы ведёте несколько соглашений по одному клиенту, следите, какое из них подставляется в новые заказы по умолчанию. Менеджер при оформлении заказа может выбрать нужное соглашение вручную, но типовое подтянется автоматически — и если в нём остались старые условия, заказ уйдёт с неверной отсрочкой. Поэтому устаревшее соглашение лучше помечать на удаление или закрывать датой окончания действия, а не оставлять активным.

Отчёты и аналитика по расчётам в разрезе договоров

Проверить, что происходит по договору, помогают отчёты по взаиморасчётам. В разделе Продажи (и Финансы) есть отчёты по расчётам с клиентами, в Закупки — с поставщиками. Названия в типовой конфигурации близки к следующим:

Чтобы увидеть данные именно в разрезе договора, откройте настройки отчёта и добавьте отбор по нужному договору или группировку по полю «Договор». Если поля договора в группировках нет — значит, взаиморасчёты детализированы не по договорам, а по заказам или накладным (см. раздел про детализацию выше).

Когда нужно согласовать сальдо с контрагентом, формируют акт сверки взаиморасчётов. Его можно построить как по всем расчётам с контрагентом, так и по конкретному договору — для этого в шапке акта указывают договор в отборе. Печатная форма акта выгружается в файл и отправляется контрагенту обычным способом или через ЭДО; подписанный экземпляр потом прикладывают скрепкой к тому же договору, чтобы история сверок хранилась вместе с контрактом.

Типичные ошибки при работе с договорами

Частые вопросы