Доверенность в 1С: бумажная М-2, МЧД из файла и скан к документу

Бумажную доверенность на получение товаров в 1С:Бухгалтерии 3.0 не загружают, а создают: Покупки → Доверенности → Создать, затем печать по форме М-2 или М-2а. Загружают в 1С машиночитаемую доверенность (МЧД): XML-файл вместе с файлом подписи или по номеру из реестра ФНС. После загрузки 1С сама прикладывает МЧД к документам, которые сотрудник подписывает своей электронной подписью.

Если же нужно просто сохранить в базе скан доверенности, его прикрепляют к документу или карточке контрагента через присоединённые файлы. Поэтому сначала определите, какая у вас доверенность: от этого зависит и раздел программы, и набор файлов, и то, что проверять после ввода. Путаница здесь частая: бухгалтер ищет кнопку «Загрузить» в журнале бумажных доверенностей, а она есть только в справочнике МЧД.

Какую доверенность вы вводите и что проверить заранее

Слово «доверенность» в 1С означает три разные вещи. От этого зависит, куда идти.

Реквизиты для бумажной доверенности

Форма М-2 тянет данные из справочников. Пустой справочник — пустая строка в печатной форме. Перед созданием документа проверьте:

• 🏢 Организация — ИНН, КПП, ОКПО, адрес. Без ОКПО шапка формы выглядит незаполненной.
• 🏦 Банковский счёт организации — он печатается в доверенности. Если счетов несколько, основной указывается в карточке организации.
• 👤 Физическое лицо — ФИО и документ, удостоверяющий личность: серия, номер, кем и когда выдан. Паспортные данные в М-2 берутся именно отсюда.
• 🤝 Контрагент-поставщик — полное наименование. Его пишут в строке «на получение от».
• ✍️ Ответственные лица — руководитель и главный бухгалтер с датами начала полномочий. Их подписи выводятся внизу формы.

Данные для МЧД

Для машиночитаемой доверенности понадобятся другие вещи:

• 📄 сам файл доверенности в формате XML и файл подписи к нему (обычно .sig или .p7s) — либо номер доверенности из реестра ФНС;
• 🔑 сертификат электронной подписи сотрудника, установленный на компьютере и добавленный в 1С;
• 🌐 работающая интернет-поддержка: 1С проверяет статус доверенности в реестре ФНС через интернет .

Создание документа «Доверенность» на получение ценностей

Сценарий для бумажной доверенности: сотрудник едет к поставщику и забирает товар по счёту.

1. Откройте Покупки → Доверенности. Список показывает все выданные доверенности — это и есть журнал их учёта.
2. Нажмите Создать.
3. В шапке выберите организацию, если в базе их несколько.
4. Номер 1С присвоит при записи. Дата — день выдачи доверенности.
5. Укажите срок действия — дату, до которой доверенность действует.
6. Выберите физическое лицо, которому выдаёте доверенность. Выбор идёт из справочника физических лиц, а не из сотрудников ЗУП.
7. Выберите контрагента, у которого сотрудник получит ценности.

Документ-основание

В нижней части формы есть место для документа, по которому получаются ценности: счёт поставщика, договор, наряд. Номер и дату счёта впишите текстом. Эти данные попадают в строку «по документу» печатной формы.

Заполнение перечня ценностей и сроков выдачи

Табличная часть отвечает на вопрос «что именно сотрудник имеет право получить».

1. Перейдите в табличную часть документа и нажмите Добавить.
2. В строке выберите номенклатуру из справочника или опишите ценность текстом. Текст удобен, когда товара ещё нет в базе: «картриджи для принтера», «бумага А4».
3. Укажите единицу измерения и количество. В печатной форме количество выводится прописью автоматически.
4. Повторите для каждой позиции счёта.

Пара практических правил:

• 📦 Одна доверенность — один поставщик. Если сотрудник едет к двум поставщикам, оформите две доверенности.
• 🔢 Количество ставьте не больше, чем в счёте. Иначе у кладовщика поставщика появятся вопросы.
• 📅 Короткий срок надёжнее. Для разовой поездки хватит 3–10 дней; 15 дней — давняя практика для формы М-2.

Документ бухгалтерских проводок не формирует. Это учётный и печатный документ: он нужен для журнала и бланка, а не для движения по счетам.

Как загрузить машиночитаемую доверенность (МЧД) в 1С

МЧД нужна, когда сотрудник — не руководитель — подписывает электронные документы своей подписью физлица. С этой подписью контрагент или ФНС принимает документ, только если к нему приложена действующая доверенность.

Шаг 1. Откройте список МЧД

Справочник машиночитаемых доверенностей открывается из карточки организации (Справочники → Предприятие → Организации, откройте нужную) или через поиск по интерфейсу: значок лупы в шапке программы, запрос «машиночитаемые доверенности». Второй способ быстрее, если вы не помните, где ссылка в вашем релизе.

Шаг 2. Загрузите доверенность

В списке есть два способа загрузки:

При загрузке из файла выбирайте оба файла. XML без подписи — это просто текст, юридической силы у него нет, и 1С об этом предупредит.

Шаг 3. Проверьте карточку

После загрузки откройте доверенность и сверьте:

1. Доверитель — ваша организация, ИНН совпадает.
2. Представитель — ФИО, ИНН и СНИЛС сотрудника. Они должны совпадать с данными в его сертификате подписи.
3. Срок действия — дата окончания ещё не наступила.
4. Полномочия — в списке есть те действия, которые сотрудник будет совершать: подписание счетов-фактур, актов, УПД, отчётности.
5. Статус в реестре — 1С запрашивает его у ФНС. Отозванную или просроченную доверенность использовать нельзя.

Шаг 4. Свяжите МЧД с сертификатом

Сертификат сотрудника добавляется в Администрирование → Обмен электронными документами → Электронная подпись и шифрование. Когда сотрудник подписывает документ этим сертификатом, 1С подбирает подходящую доверенность и отправляет её вместе с документом.

Прикрепление скана и файлов к доверенности

Бумажную доверенность с подписью руководителя и печатью удобно хранить в базе рядом с документом. Через год её быстрее найти в 1С, чем в архивной папке.

Скан к документу «Доверенность»

1. Откройте доверенность и сохраните её, если она новая. К несохранённому документу файл не прикрепить.
2. Нажмите кнопку со скрепкой в командной панели формы.
3. В открывшемся списке файлов добавьте файл с диска. Подойдут PDF, JPG, PNG.
4. Закройте список. Возле скрепки появится счётчик прикреплённых файлов.

Доверенность от покупателя

Когда за товаром к вам приезжает представитель покупателя, отдельного документа для его доверенности в Бухгалтерии нет. Варианты:

• 📎 прикрепить скан к документу реализации — тем же способом, через скрепку;
• 📎 прикрепить скан к карточке контрагента, если доверенность долгосрочная и сотрудник ездит регулярно;
• 🖨️ данные доверенности (номер, дата, кем выдана, через кого получено) заполнить в реализации для печатной формы накладной — они выводятся в строке о получении груза.

Сохранение, печать и типичные ошибки при оформлении

Когда шапка и табличная часть заполнены:

1. Сохраните документ кнопкой в верхней части формы («Записать и закрыть» или «Провести и закрыть» — в зависимости от релиза).
2. Нажмите Печать и выберите форму: М-2 — бланк с корешком для учёта, М-2а — журнал-вариант для организаций, где доверенностей много.
3. Проверьте бланк на экране до печати: паспорт, наименование поставщика, номер счёта.
4. Распечатайте, подпишите у руководителя и главного бухгалтера. Сотрудник расписывается в строке «Подпись лица, получившего доверенность».

Не отдавайте сотруднику бланк без его подписи образца: поставщик вправе не отпустить товар.

Частые ошибки и как их избежать

Частые вопросы о доверенностях в 1С