Импорт таблицы Excel в ЗУП 3.1: сотрудники, начисления, показатели

Загрузить файл Excel в 1С ЗУП 3.1 проще всего универсальной обработкой «Загрузка данных из табличного документа»: открываете её через главное меню Файл → Открыть, вставляете таблицу, указываете, куда грузить (справочник, табличная часть документа или регистр сведений ), и сопоставляете колонки. Встроенной кнопки «загрузить весь Excel» в ЗУП нет, поэтому порядок действий зависит от того, что именно вы переносите.

Чаще всего из Excel переносят список сотрудников при переходе с другой программы или ежемесячные показатели: выработку, часы, проценты премии. Для каждого случая свой режим загрузки и свой порядок проверки.

Подготовка таблицы Excel перед загрузкой в 1С ЗУП

Многие неудачные загрузки ломаются ещё в Excel. Обработка читает ячейки буквально: лишний пробел, объединённая шапка или число «текстом» — и строка не найдёт сотрудника.

Приведите файл к виду «одна строка — одна запись, одна колонка — один реквизит»:

• 📄 Одна строка заголовков. Шапку в две-три строки и объединённые ячейки уберите. Данные начинаются со второй строки.
• 🧹 Без итогов и пустых строк. Строка «Итого» внизу превратится в лишний элемент или ошибку.
• 🔢 Числа как числа. Суммы без пробелов-разделителей и без «руб.». Дробная часть через запятую.
• 📅 Даты в одном формате. ДД.ММ.ГГГГ, без текста вида «с 01.03».
• 🆔 Ключ поиска в отдельной колонке. Табельный номер или СНИЛС надёжнее ФИО: у однофамильцев поиск по имени ошибётся.
• 0️⃣ Ведущие нули. Табельный номер 00012 Excel превращает в 12. Задайте колонке текстовый формат до ввода данных.
• ✂️ ФИО без хвостов. Функция =СЖПРОБЕЛЫ(A2) убирает двойные и концевые пробелы.

Названия справочных значений в файле должны совпадать с ЗУП дословно. Подразделение «Бухгалтерия» и «бухгалтерия » (с пробелом) — для программы разные строки. Выгрузите из ЗУП список подразделений и должностей в Excel (Ещё → Вывести список) и сверьте с файлом через ВПР.

Какой способ загрузки Excel в ЗУП выбрать

Способ зависит от того, что вы грузите и как часто.

Загрузка Excel через универсальную обработку: пошагово

Обработку берут на диске ИТС или в разделе обработок поддержки — для ЗУП 3.1 нужна версия для управляемого приложения. Это файл .epf.

Шаг 1. Резервная копия

Перед загрузкой сделайте копию базы. Обработка пишет данные напрямую, без «Провести». Неудачную загрузку на 800 строк проще откатить копией, чем удалять элементы вручную.

Файловая база: Конфигуратор → Администрирование → Выгрузить информационную базу. Для этого остальные пользователи должны выйти. Серверная — через администратора, штатным бэкапом СУБД.

Шаг 2. Открыть обработку

1. Откройте главное меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу).
2. Выберите Файл → Открыть и укажите .epf.
3. Платформа покажет предупреждение безопасности о внешнем файле — подтвердите, если файл получен из надёжного источника.

Если команды открытия нет или выдаётся «Нарушение прав доступа», у пользователя нет права на интерактивное открытие внешних обработок. Его даёт профиль с полными правами — попросите администратора базы.

Шаг 3. Выбрать режим и объект

В шапке обработки задайте режим загрузки:

• Справочник — и выберите вид, например «Физические лица».
• Табличная часть — укажите ссылку на уже созданный документ и его табличную часть.
• Регистр сведений — выберите регистр.

Таблица реквизитов ниже заполнится автоматически по структуре выбранного объекта.

Шаг 4. Вставить данные

Перейдите на закладку с табличным документом. Можно открыть файл Excel кнопкой открытия или скопировать диапазон в Excel (Ctrl+C) и вставить в поле (Ctrl+V). Копировать удобнее: вы видите, что именно вставилось.

Укажите первую строку данных: если в первой строке заголовки — ставьте 2.

Шаг 5. Сопоставить колонки

Для каждого реквизита, который грузите:

1. Поставьте флажок пометки.
2. Укажите номер колонки табличного документа (при включённой ручной нумерации колонок) — по умолчанию обработка считает колонки по порядку отмеченных реквизитов.
3. Выберите режим: Искать (найти существующее значение по полю поиска), Устанавливать (одно значение для всех строк) или Вычислять (выражение на встроенном языке).
4. Для ссылочных реквизитов задайте поле поиска: наименование, код, ИНН.

Отметьте ровно один реквизит как поле поиска объекта. По нему обработка решит: обновить существующий элемент или создать новый.

Шаг 6. Проверить и загрузить

Запустите контроль заполнения. Обработка подсветит строки, где не нашлось ссылочное значение или не разобралась дата. Исправьте их в Excel и вставьте заново — так ошибки не потеряются при следующем переносе.

После контроля нажмите загрузку. Откройте 3–5 карточек и сравните с файлом построчно.

Как загрузить сотрудников и физических лиц из Excel в ЗУП

В ЗУП 3.1 человек и его работа — разные объекты. Физическое лицо хранит ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС. Сотрудник — это должность человека в конкретной организации. А дату приёма, подразделение, должность и оклад программа берёт только из кадрового документа.

Поэтому загрузка списка сотрудников идёт в три прохода.

Проход 1. Физические лица

Режим «Справочник», вид «Физические лица». Минимальный набор колонок:

Полем поиска объекта сделайте ИНН или СНИЛС — тогда повторная загрузка обновит людей, а не задвоит их.

Проход 2. Паспортные данные

Режим «Регистр сведений», регистр «Документы физических лиц». Колонки: физическое лицо (искать по наименованию или ИНН), вид документа (искать по наименованию — «Паспорт гражданина Российской Федерации»), серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Период — дата выдачи.

Отметьте признак основного документа удостоверения личности, иначе паспорт не попадёт в печатные формы и отчётность.

Проход 3. Приём на работу списком

Создайте документ «Прием на работу списком» в разделе Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Сохраните его, не проводя.

Дальше два варианта:

• До 30 человек — быстрее добавить людей в форме вручную, выбирая уже загруженных физлиц.
• Больше — загрузите табличную часть обработкой: сотрудник, дата приёма, подразделение, должность, вид занятости.

Перед проведением пройдите каждую строку в форме: плановые начисления, график работы и количество ставок проверяются глазами. Проведённый документ уже формирует кадровую историю и стаж.

Импорт показателей и начислений для расчета зарплаты из файла

Ежемесячно из Excel обычно приходят показатели: отработанные часы сдельщиков, выработка, процент премии, сумма разовой премии.

Где их хранить в ЗУП

Показатели вводятся документом «Данные для расчета зарплаты» (Зарплата → Данные для расчета зарплаты). Какие колонки в нём будут, задаёт шаблон ввода исходных данных в разделе Настройка → Шаблоны ввода исходных данных.

Порядок такой:

1. Создайте шаблон с нужными показателями — например, «Выработка» и «Процент премии».
2. Создайте документ по этому шаблону за нужный месяц, сохраните.
3. В универсальной обработке выберите режим «Табличная часть», укажите этот документ.
4. Сопоставьте колонки: сотрудник — поиск по коду (табельному номеру), значения показателей — числа из колонок.
5. Загрузите, откройте документ, проверьте 3–5 строк и итог по колонке с Excel.
6. Проведите документ и рассчитайте «Начисление зарплаты и взносов».

Разовые премии и удержания

Премии с суммой из файла удобнее грузить в табличную часть документа «Премия», удержания — в соответствующий документ удержания. Принцип тот же: создать и сохранить документ, загрузить строки обработкой, проверить, провести.

Не загружайте итоговые суммы зарплаты прямо в «Начисление зарплаты и взносов». Документ сам пересчитывает строки при перезаполнении — загруженное затрётся. Вдобавок НДФЛ и взносы посчитаются от данных программы, а не от вашего файла.

Сопоставление колонок и ошибки при загрузке файла Excel

Ошибки при загрузке почти всегда сводятся к тому, что значение из ячейки не совпало со значением в базе.

Ещё один частый случай — табельные номера с префиксом. В ЗУП номер вида 0000-00012 в Excel превращается в 12. Перед вставкой приведите колонку к виду базы формулой ="0000-"&ТЕКСТ(A2;"00000"), затем замените формулы значениями.

Своя обработка для регулярной загрузки Excel в ЗУП

Если файл приходит каждый месяц в одном формате, настраивать колонки каждый раз нет смысла. Программист пишет внешнюю обработку под ваш шаблон, и пользователь выбирает только файл и месяц.

Такую обработку подключают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Тогда она запускается из раздела «Зарплата» без Файл → Открыть и без права на открытие внешних файлов.

Чтение .xlsx обходится без установленного Excel: начиная с платформы 8.3.6 табличный документ сам открывает этот формат. Пример серверной функции: читает файл, где в колонке 1 табельный номер, в колонке 3 сумма, и возвращает таблицу «сотрудник — сумма» плюс список ненайденных номеров.

&НаСервереБезКонтекста
Функция ПрочитатьФайл(ИмяФайла, НеНайдены)

	ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
	ТабДок.Прочитать(ИмяФайла, СпособЧтенияЗначенийТабличногоДокумента.Значение);

	Результат = Новый ТаблицаЗначений;
	Результат.Колонки.Добавить("Сотрудник");
	Результат.Колонки.Добавить("Сумма", Новый ОписаниеТипов("Число"));

	Для НомерСтроки = 2 По ТабДок.ВысотаТаблицы Цикл

		Стр = Формат(НомерСтроки, "ЧГ=0");
		ТабНомер = СокрЛП(ТабДок.Область("R" + Стр + "C1").Текст);
		Если ПустаяСтрока(ТабНомер) Тогда
			Продолжить;
		КонецЕсли;

		ТекстСуммы = ТабДок.Область("R" + Стр + "C3").Текст;
		ТекстСуммы = СтрЗаменить(ТекстСуммы, " ", "");
		ТекстСуммы = СтрЗаменить(ТекстСуммы, Символы.НПП, "");
		ТекстСуммы = СтрЗаменить(ТекстСуммы, ".", ",");

		Сотрудник = Справочники.Сотрудники.НайтиПоКоду(ТабНомер);
		Если Сотрудник.Пустая() Тогда
			НеНайдены.Добавить(ТабНомер);
			Продолжить;
		КонецЕсли;

		НоваяСтрока = Результат.Добавить();
		НоваяСтрока.Сотрудник = Сотрудник;
		НоваяСтрока.Сумма = Число(ТекстСуммы);

	КонецЦикла;

	Возврат Результат;

КонецФункции

В ЗУП 3.1 табельный номер — это код элемента справочника «Сотрудники», поэтому поиск идёт через НайтиПоКоду. Функция выполняется на сервере, так что файл нужно сначала передать туда: на клиенте поместить его во временное хранилище, на сервере записать во временный файл и прочитать.

Заполнять из полученной таблицы удобнее не проведённый документ, а новый — со статусом «записан», чтобы бухгалтер проверил его перед проведением.

Частые вопросы