Номера ДТ и таможенные декларации в 1С 8.3: импорт из XML, Excel и ЭДО без ручного набора

Загрузить ГТД в 1С можно тремя путями. Если вы сами ввозите товар, декларацию (ДТ) получают от брокера файлом XML и загружают в документ «Таможенная декларация (импорт)» в 1С:Бухгалтерии 3.0 или «Таможенная декларация на импорт» в УТ 11. Если импортный товар купили у российского поставщика, номер ДТ приходит в строках его УПД через ЭДО. Когда нет ни того, ни другого, номера деклараций переносят в табличную часть поступления из Excel.

Первые два способа почти не дают ошибок: номер, страна и суммы приходят с документом, руками их никто не набирает. Excel и ручной ввод оставляют для разовых поставок и исправлений. Перед любым способом нужно включить учёт импортных товаров, иначе колонок для номера декларации в документах просто не будет.

Что подготовить в базе до загрузки декларации

Без настройки 1С не покажет ни номер ДТ, ни страну происхождения. Сделайте это один раз.

Включить учёт импортных товаров

После включения в табличных частях поступления и реализации появятся колонки «Страна происхождения» и «Номер ГТД » (в новых релизах колонка может называться по-другому: «Номер ДТ» или «РНПТ»). Если флажок недоступен, проверьте, что у вас права администратора.

Заполнить справочники

• 🏛 Таможня как контрагент. Пошлина, сбор и НДС платятся таможенному органу. Заведите контрагента с договором вида «Прочее». Одного контрагента хватает на все посты, если вам не нужна разбивка по ним.
• 🌍 Страны мира. Страну происхождения 1С берёт из справочника стран. Удобнее добавить её из классификатора, чем вводить код вручную.
• 📦 Номенклатура. Позиции из декларации должны уже быть в справочнике. При загрузке программа сопоставляет строки по наименованию или артикулу. Если в ДТ товар назван по-английски, а у вас по-русски, сопоставление не сработает.
• 🔢 Коды ТН ВЭД. Для прослеживаемых товаров код ТН ВЭД в карточке номенклатуры обязателен, без него не сработает отбор прослеживаемых позиций.

Проверить формат номера декларации

Номер ДТ состоит из трёх частей через косую черту: код таможенного органа (8 цифр), дата регистрации в формате ДДММГГ и порядковый номер (7 цифр). Например: 10702070/150325/3012345.

РНПТ для товара, ввезённого из-за пределов ЕАЭС, — это номер ДТ плюс порядковый номер товара в декларации: 10702070/150325/3012345/001.

Способы загрузки ГТД: какой выбрать

Для импортёра обычно сочетают два способа: XML даёт документ декларации (пошлина и НДС), а номера ДТ в строках поступления появляются из того же документа или через Excel.

Пошагово: загрузка ДТ из XML в 1С:Бухгалтерию 3.0

Порядок рассчитан на прямой импорт из-за пределов ЕАЭС: товар оприходован от иностранного поставщика, брокер подал декларацию и прислал файл.

Шаг 1. Получите файл декларации

Попросите брокера выгрузить ДТ в XML из программы декларанта. Подойдёт и файл из личного кабинета участника ВЭД на сайте ФТС. PDF и скан для загрузки не годятся, только для сверки глазами.

Шаг 2. Оприходуйте товар

Создайте документ поступления от иностранного поставщика в валюте контракта. Номера ДТ в строках пока можно не заполнять: их подставит декларация.

Шаг 3. Создайте декларацию на основании поступления

1. Откройте проведённое поступление.
2. Нажмите Создать на основании и выберите «Таможенная декларация (импорт)».
3. В шапке укажите таможню (контрагента), договор и дату.

Другой путь — открыть список Покупки → Таможенные декларации (импорт) и создать документ кнопкой Создать. Тогда поступление выбирают на вкладке с товарами.

Шаг 4. Загрузите XML

В актуальных релизах в командной панели формы есть команда загрузки декларации из файла. Выберите XML от брокера. Программа заполнит номер ДТ, разделы декларации с таможенной стоимостью, ставками пошлины и НДС и сами суммы платежей.

Если товар из файла не сопоставился с номенклатурой, 1С покажет строку незаполненной. Выберите позицию вручную. При следующих загрузках сопоставление повторять не придётся, если товар назван так же.

Шаг 5. Сверьте суммы с декларацией

Откройте PDF декларации рядом и проверьте по каждому разделу:

• таможенную стоимость в рублях;
• сумму пошлины и её ставку;
• НДС к уплате;
• таможенный сбор в шапке документа.

Расхождение в несколько копеек бывает из-за округления по строкам. Правьте сумму в строке товара, а не итог раздела.

Шаг 6. Проведите документ

Пошлина и сбор увеличат стоимость товара, НДС попадёт к вычету. Чтобы посмотреть, что сформировалось, нажмите кнопку ДтКт в форме документа.

Если НДС оплачен и товар принят к учёту, отметьте флажок, чтобы вычет отразился в книге покупок (он есть в форме декларации). Иначе вычет заявляют позже, документом формирования записей книги покупок.

Как это выглядит в УТ 11

В УТ 11 логика та же, отличаются названия. Документ называется «Таможенная декларация на импорт», он вводится на основании приобретения товаров. Разделы ДТ и товары распределяются по строкам приобретения, номер ДТ и страна попадают в партии товара. В бухгалтерию данные переходят через синхронизацию с БП, повторно загружать XML там не нужно.

Номера ГТД из Excel: когда это удобно

Excel выручает в трёх случаях: брокер прислал только таблицу, нужно занести остатки импортного товара при старте учёта, или поставщик прислал накладную в бумаге со списком из 200 строк.

Как подготовить таблицу

Сделайте колонки: «Номенклатура» (или «Артикул»), «Количество», «Цена», «Страна происхождения», «Номер ДТ».

Перед загрузкой почистите данные:

1. Задайте колонке с номером ДТ текстовый формат. Иначе Excel может превратить фрагмент номера в дату или срезать нули в начале.
2. Уберите пробелы по краям функцией СЖПРОБЕЛЫ.
3. Замените обратные косые черты \ на прямые /.
4. Страну пишите так, как она названа в справочнике 1С: «КИТАЙ», а не «КНР».

Как загрузить в документ

1. Откройте документ поступления, вкладку Товары.
2. Нажмите Загрузить над табличной частью.
3. Вставьте строки из Excel в открывшуюся форму или выберите файл.
4. Сопоставьте колонки с реквизитами строки.
5. Проверьте, какие строки не нашли номенклатуру, и выберите её вручную.
6. Нажмите Загрузить в документ.

Если в списке колонок формы загрузки нет номера ДТ или страны, загрузите товары, количество и цены, а номера проставьте после в табличной части. Строки с одной декларацией удобно заполнять подряд: выделите первую, выберите номер из справочника, затем скопируйте строку.

Номера деклараций в документах поставщиков: ЭДО и интеграции

Когда вы покупаете импортный товар внутри страны, ДТ у вас нет. Номер декларации и страну присылает поставщик в счёте-фактуре или УПД, это обязательные реквизиты по статье 169 НК РФ. Для прослеживаемых товаров вместо номера ДТ указывается РНПТ.

Загрузка через ЭДО

При обмене через 1С-ЭДО входящий УПД сопоставляется с вашими справочниками. Программа создаёт поступление, а номера ДТ и страны встают в строки сами. Новые номера 1С добавляет в справочник автоматически.

Если поставщик работает через другого оператора, настройте роуминг. Данные формата ФНС передаются одинаково независимо от оператора.

Загрузка XML-файла УПД без ЭДО

Поставщик может прислать УПД файлом XML по почте. В списке документов поступления есть команда загрузки электронного документа из файла. Результат тот же, что через ЭДО: строки, номера деклараций и страны. Юридически такой файл без подписи остаётся копией, оригиналом будет бумажный экземпляр.

Интеграция с программой декларанта и складом

Если деклараций десятки в месяц, имеет смысл автоматизировать выгрузку:

• 🔄 Программа декларанта → 1С. Многие брокерские программы выгружают ДТ в XML. Договоритесь с брокером, чтобы файл приходил вместе с PDF, а не по запросу.
• 🔗 УТ 11 или КА → БП. Декларацию вводят в торговой базе, в бухгалтерию она уходит синхронизацией. Не загружайте XML в обе базы: получите задвоение пошлин.
• 🛠 Свой формат. Если брокер выгружает только Excel, программист может написать обработку загрузки под этот файл. Это разовая работа, ориентировочно 8-16 часов.

Проверка и корректировка загруженных деклараций

После загрузки проверьте три вещи: справочник номеров, движения документа и стоимость товара.

Дубли номеров

Откройте справочник номеров деклараций из поля номера в строке документа. Отсортируйте по наименованию. Два почти одинаковых номера, например с пробелом в конце, — признак ошибки. Исправьте номер в документах, а лишний элемент пометьте на удаление. Окончательно удалить его поможет Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.

Удаление помеченных объектов проверяет ссылки, но меняет базу безвозвратно. Перед ним сделайте резервную копию.

Стоимость товара

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 за месяц поступления. Стоимость партии должна равняться сумме по поступлению в рублях плюс пошлина и сбор. Если пошлины в стоимости нет, декларация не проведена или в ней не выбраны строки поступления.

Исправление после проведения

Ошиблись в сумме или номере — откройте декларацию, исправьте и проведите заново. Если период закрыт, а отчётность сдана, исправление зависит от того, затрагивает ли ошибка НДС. Ошибку в номере ДТ в строках реализации исправляют исправительным счётом-фактурой.

Где номер ДТ работает дальше: продажа, книга продаж, прослеживаемость

Номер, который вы загрузили при поступлении, нужен не только в приходе.

• 🧾 Реализация. При продаже 1С подставит страну и номер ДТ в строки документа и в счёт-фактуру. Если колонки пустые, проверьте, что номер был в поступлении этой партии.
• 📕 Книга продаж и покупок. Для прослеживаемых товаров РНПТ, количество и единица прослеживаемости попадают в электронный счёт-фактуру и в декларацию по НДС.
• 📊 Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами. Его сдают ежеквартально в ФНС, не позже 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Формируется он в разделе отчётности 1С и заполняется по документам с РНПТ.
• 🔁 Перемещение и возврат. Номер ДТ идёт за товаром между складами. При возврате поставщику указывается тот же номер, что был при поступлении.

Ошибки при загрузке ГТД и что с ними делать

Частые вопросы