Три способа загрузить инвентаризацию в 1С и свести расхождения

Инвентаризацию в 1С загружают через документ «Инвентаризация товаров» (раздел Склад): он подтягивает учётные остатки, а фактические количества вы либо вписываете руками, либо вставляете из Excel, либо получаете со сканера штрихкодов или терминала сбора данных (ТСД). Сам документ проводок не делает — по его расхождениям отдельно создают оприходование излишков и списание недостачи.

Какой способ загрузки выбрать, зависит от объёма номенклатуры. На два-три десятка позиций хватит ручного ввода. На сотни и тысячи строк считают офлайн на ТСД и загружают готовый файл, а Excel выручает, когда факт собирали в таблице на складе. Разберём все три пути и то, что делать с излишками и недостачами после загрузки.

Что проверить в базе до загрузки инвентаризации

Документ «Инвентаризация товаров» сравнивает факт с учётным остатком на дату и по складу. Если в базе проведены не все приходы и расходы за период или выбран не тот склад, программа покажет ложные расхождения. Перед загрузкой закройте текущие операции по складу.

• 📅 Дата документа. Учётный остаток берётся на эту дату и время. Ставьте дату фактического пересчёта, а не «сегодня», если считали вчера.
• 🏬 Склад. В шапке укажите тот склад (или помещение), который реально пересчитывали. По пустому складу и остатки будут нулевые.
• 📦 Проведены все документы движения. Поступления, реализации, перемещения и списания за период до даты инвентаризации должны быть проведены, иначе учётный остаток окажется неполным.
• 📋 Совпадают единицы измерения. Если на ТСД или в Excel количество в штуках, а в карточке номенклатуры основная единица — упаковка, при загрузке получите кратную ошибку.
• 🏷 У номенклатуры заполнены штрихкоды. Для загрузки со сканера и ТСД это обязательно: позиция без штрихкода в базу не подтянется.

Способ 1. Ручной ввод в документе «Инвентаризация товаров»

Базовый способ, который работает в любой конфигурации с товарным учётом. Подходит, когда позиций немного.

1. Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать.
2. В шапке укажите организацию и склад, проверьте дату.
3. Нажмите Заполнить и выберите заполнение по остаткам на складе — программа подтянет учётные количества в таблицу.
4. Внесите фактические количества в графу фактического количества. Учётную графу не трогайте.
5. 1С сама посчитает отклонение: плюс — излишек, минус — недостача.
6. Проведите документ кнопкой Провести.

После заполнения сверьте итоговые суммы по учёту с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту учёта товаров на ту же дату — расхождение в итогах означает, что проведены не все документы.

Документ «Инвентаризация товаров» фиксирует результат пересчёта, но движений по счетам не формирует. Проводки появятся позже, когда вы создадите на его основании оприходование и списание (об этом ниже).

Способ 2. Загрузка факта из Excel или CSV

Отдельной кнопки «загрузить из Excel » в документе инвентаризации 1С:Бухгалтерии по умолчанию нет. На практике факт из таблицы переносят двумя способами.

Через буфер обмена. Самый быстрый вариант, когда структура таблицы совпадает с колонками документа.

1. В Excel оставьте один столбец с фактическими количествами в том же порядке строк, что и в заполненной инвентаризации.
2. Выделите и скопируйте столбец (Ctrl+C).
3. В документе встаньте в первую ячейку графы фактического количества и вставьте (Ctrl+V).

Порядок строк в Excel и в документе должен совпадать строка в строку, иначе количества встанут не к тем позициям. Поэтому сначала заполняют документ по остаткам, выгружают его в Excel кнопкой сохранения табличного документа, вписывают факт в выгрузку и возвращают столбец обратно.

Через универсальную обработку «Загрузка данных из табличного документа». Типовая внешняя обработка, которую берут с диска ИТС. Она сопоставляет колонки файла (номенклатура или штрихкод, количество) с реквизитами табличной части и заполняет документ по совпадению, а не по порядку строк — это надёжнее для больших списков.

• Подключите обработку через Файл → Открыть (или раздел дополнительных обработок, если она добавлена в базу).
• Укажите, в какой документ и какую табличную часть грузить.
• Сопоставьте колонки: ключ поиска — штрихкод или наименование номенклатуры, значение — фактическое количество.
• Запустите загрузку и проверьте строки, по которым номенклатура не нашлась.

В 1С:Рознице и 1С:Управление торговлей инвентаризацию оформляют документом «Пересчёт товаров», и там для загрузки из таблицы и с оборудования предусмотрены штатные механизмы — отдельную обработку с ИТС подключать не нужно.

Способ 3. Выгрузка данных со сканера штрихкодов и ТСД

Когда позиций сотни, считают сканером или терминалом сбора данных. Различайте два режима.

Онлайн-сканер, подключённый к компьютеру. Сканер работает как клавиатура: открываете документ инвентаризации и подносите сканер к товару — 1С находит позицию по штрихкоду и добавляет строку либо увеличивает количество на единицу. Чтобы программа распознавала устройство, подключите его в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование и установите драйвер.

Офлайн-ТСД. Кладовщик обходит склад с терминалом и собирает штрихкоды и количества в память устройства, затем данные выгружают в 1С одним файлом.

1. Подключите ТСД к компьютеру или установите драйвер терминала в Администрирование → Подключаемое оборудование.
2. В торговой конфигурации (УТ, Розница, УНФ) создайте документ пересчёта и выберите загрузку из ТСД — программа заберёт собранные штрихкоды и количества.
3. Позиции, у которых штрихкод в базе не найден, попадут в отдельный список — заполните по ним номенклатуру вручную.

Независимо от устройства итог один: в документе появляются фактические количества, а дальше 1С считает расхождения с учётом.

Большой склад пересчитывают по частям: на каждую секцию или стеллаж заводят отдельный документ или грузят данные с ТСД порциями. Главное — чтобы на момент пересчёта секции по ней не проходили отгрузки и приёмки, иначе факт и учётный остаток разойдутся из-за движения товара во время подсчёта. В сетевой рознице для этого фиксируют дату и час пересчёта и сверяют остаток именно на этот момент.

Как свести расхождения: излишки и недостачи

После проведения инвентаризации 1С показывает отклонения, но на счета их ещё не отнесла. Излишки и недостачу оформляют отдельными документами на основании инвентаризации.

Нажмите в документе инвентаризации Создать на основании и выберите:

• Оприходование товаров — по позициям, где факт больше учёта (излишки).
• Списание товаров — по позициям, где факт меньше учёта (недостача).

Излишки по ФСБУ 5/2019 приходуют по справедливой стоимости и относят на прочие доходы. Недостачу сначала собирают на счёте 94, а потом списывают по назначению: в пределах норм естественной убыли — на расходы, сверх норм при наличии виновного — на расчёты с ним, при отсутствии виновных — на прочие расходы.

Счёт учёта товаров (41, 10, 01) подставляется из карточки номенклатуры, поэтому проверьте, что он заполнен правильно. Для НДС по недостаче сверх норм помните о возможной корректировке ранее принятого вычета — это оформляют отдельной операцией, а не в документе списания.

Отдельная ситуация — пересортица, когда по одной позиции излишек, а по близкой (тот же товар другого сорта, размера, цвета) недостача за один и тот же период. Методические указания по инвентаризации допускают взаимный зачёт излишков и недостач от пересортицы, но только у одного материально ответственного лица, за один период и по товарам одного наименования в равных количествах. Решение о зачёте принимает руководитель, а в учёте его отражают ручной операцией или корректировкой количеств до оформления оприходования и списания — автоматически 1С пересортицу не сворачивает.

Печатные формы инвентаризации 1С формирует из самого документа по кнопке Печать: инвентаризационную опись по форме ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19, где собраны расхождения. Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22) и ведомость учёта результатов (ИНВ-26) оформляют отдельно. С 2013 года унифицированные формы необязательны — организация вправе утвердить свои бланки, но типовые ИНВ по-прежнему удобнее и принимаются проверяющими без вопросов.

Типичные ошибки при загрузке инвентаризации

Большинство проблем возникает не при самой загрузке, а из-за несовпадения данных. Вот что встречается чаще всего.

• Факт вписали в графу учётного количества. Тогда отклонение считается наоборот. Фактические данные идут только в графу факта.
• Загрузили до проведения всех документов. Непроведённая реализация или поступление искажает учётный остаток — расхождения получаются мнимыми.
• Не совпали единицы измерения. На ТСД штуки, в карточке упаковка — количество загрузится в разах больше или меньше. Приведите единицы к одной до загрузки.
• Позиция не нашлась по штрихкоду. Строка загрузится с пустой номенклатурой либо не загрузится вовсе. Заполните штрихкоды в карточках заранее.
• Дубли штрихкодов. Один штрихкод на две разные позиции — количество уйдёт не туда. Проверьте уникальность штрихкодов.
• Забыли оформить результат. Документ инвентаризации проведён, а оприходование и списание не созданы — в учёте расхождения так и не отражены.

Если после загрузки расхождения кажутся подозрительно крупными, начните проверку не с товара, а с итогов учётной графы: сверьте их с ОСВ по счёту учёта на дату инвентаризации.

Автоматизация загрузки для больших складов

Чем больше номенклатуры, тем дороже ручные операции. Несколько приёмов ускоряют регулярную инвентаризацию.

• Универсальная обработка загрузки из таблицы с ИТС — одна настройка сопоставления колонок переиспользуется каждый период.
• Драйвер ТСД и штатная выгрузка в торговых конфигурациях убирают ручной ввод: кладовщик собирает факт терминалом, бухгалтер только проверяет ненайденные позиции.
• Заказная внешняя обработка под конкретный формат файла поставщика сканеров — если типовой загрузки под ваш формат нет, обработку пишут под реквизиты документа и подключают в базу.
• Регламент инвентаризации в торговых конфигурациях: приказ о проведении, пересчёт по секциям и автоматическое формирование оприходования и списания по итогу.

Подбирайте инструмент под объём: для разовой инвентаризации небольшого склада доработки не окупятся, а для сети магазинов связка «ТСД → штатная загрузка → автосоздание проводок» экономит дни работы каждый квартал.

Частые вопросы