Все способы добавить контрагента в 1С:Бухгалтерию

Справочник контрагентов открывается в разделе Справочники → Контрагенты. Там же кнопка Создать — для одной карточки, а для десятков и сотен организаций есть автозаполнение по ИНН и загрузка списком. Какой способ выбрать, зависит от того, сколько контрагентов нужно завести и откуда у вас данные.

Разберём четыре рабочих сценария: ручная карточка, автозаполнение из ЕГРЮЛ/ЕГРИП по одному ИНН, массовый импорт из Excel и наведение порядка в уже заполненном справочнике — проверка благонадёжности и склейка дублей. В конце — как контрагенты переносятся между базами при синхронизации.

Инструкция написана на «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0», интерфейс «Такси». В «1С:Управлении торговлей 11» и «ЗУП 3.1» логика та же, но путь в меню отличается — об этом скажу отдельно.

Создание карточки вручную

Самый прямой путь, когда контрагент один и данных немного.

1. Откройте Справочники → Контрагенты и нажмите Создать.
2. В поле Вид контрагента выберите значение: Юридическое лицо, Физическое лицо, Обособленное подразделение или Государственный орган. От вида зависит набор полей карточки.
3. Введите ИНН. Для юрлица сразу появится поле КПП, для ИП — только ИНН.
4. Заполните наименование. В поле «Наименование» пишите короткое рабочее имя для поиска по списку, а полное юридическое название — в поле «Полное наименование»: именно оно подставляется в договоры и печатные формы.
5. Внизу карточки разверните блок Адрес и телефон и Банковские счета — реквизиты счёта нужны для платёжных поручений.

При заполнении банковского счёта не перебивайте название банка руками: введите БИК, и наименование банка с корреспондентским счётом подтянутся из классификатора банков. Останется вписать только номер расчётного счёта. Если банк по БИК не находится — классификатор банков устарел, его обновляют через ту же Интернет-поддержку.

Карточку можно записать и без ИНН, но тогда программа при проведении документов будет предупреждать о незаполненных реквизитах. Для разовой операции это допустимо, для постоянного партнёра — заполните всё сразу.

Договор и счёт — отдельные объекты

Частая путаница у новичков: договор и банковский счёт хранятся не в самой карточке, а в подчинённых справочниках. Ссылки на них видны в карточке контрагента в виде гиперссылок Договоры и Банковские счета. Один контрагент может иметь несколько договоров (поставка, услуги, аренда) — в документе вы выбираете нужный.

Автозаполнение по ИНН из ЕГРЮЛ и ЕГРИП

Вручную перебивать адрес, КПП и ОГРН с выписки — лишняя работа и источник опечаток. Если подключён сервис 1С:Контрагент, карточка заполняется по одному ИНН.

Как это работает:

1. В новой карточке контрагента введите ИНН (для юрлица — ИНН и КПП).
2. Программа обратится к базе ФНС и подтянет наименование, полное наименование, ОГРН, юридический адрес и ФИО руководителя.
3. Проверьте подставленные данные и запишите карточку.

Чтобы автозаполнение работало, сервис нужно включить:

• Откройте Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.
• Подключите логин и пароль от Портала 1С:ИТС (кнопка Подключить Интернет-поддержку).
• Убедитесь, что в разделе 1С:Контрагент стоит флаг автозаполнения реквизитов.

Автозаполнение экономит время, но не отменяет проверку. Данные в ЕГРЮЛ обновляются с задержкой: если контрагент недавно сменил адрес или директора, свежие сведения в базе ФНС могут появиться не сразу.

Массовая загрузка списком из Excel

Когда контрагентов десятки или сотни — например, при переходе с другой программы, — заводить их по одному нет смысла. Есть два подхода.

Способ 1. Групповое создание по списку ИНН

Если у вас есть только столбец ИНН, а остальные реквизиты нужно подтянуть из ЕГРЮЛ:

1. В списке контрагентов откройте команду групповой загрузки по ИНН (в командной панели списка, рядом с Создать).
2. Вставьте список ИНН из буфера обмена — по одному в строке.
3. Программа через 1С:Контрагент заполнит реквизиты каждой организации автоматически.

Способ удобен тем, что наименования, адреса и КПП не нужно готовить заранее — всё подтянется. Ограничение то же: нужна активная подписка на сервис.

Способ 2. Загрузка из табличного документа

Когда данные уже собраны в Excel (наименование, ИНН, КПП, адрес, счёт), используют универсальную обработку Загрузка данных из табличного документа. Её подключают как внешнюю обработку из комплекта ИТС.

Порядок работы:

1. Подготовьте файл Excel: одна строка — один контрагент, колонки с реквизитами подписаны.
2. Откройте обработку через Файл → Открыть (если это внешний файл .epf) или из раздела Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные обработки.
3. Выберите тип загружаемого объекта — справочник Контрагенты.
4. Загрузите файл и сопоставьте колонки Excel с реквизитами справочника: столбец «ИНН» → реквизит ИНН, «Наименование» → Наименование и так далее.
5. Запустите контроль заполнения, затем — загрузку.

Самая частая беда при импорте из Excel — ИНН, записанный как число. Excel обрезает ведущие нули и показывает длинные ИНН в экспоненциальном виде (7,7E+09). Заранее переведите колонку ИНН в текстовый формат — иначе загрузятся неверные значения.

Проверка контрагента на благонадёжность

Завести карточку мало — перед сделкой партнёра стоит проверить. Это элемент должной осмотрительности: если налоговая усомнится в реальности сделки, пригодится подтверждение, что контрагента вы проверяли.

В 1С для этого есть встроенные инструменты (работают через тот же сервис 1С:Контрагент):

• Проверка статуса по ИНН/КПП. Программа сверяет реквизиты с базой ФНС и показывает, действует организация или ликвидирована. Некорректный ИНН или несуществующую связку ИНН+КПП карточка подсветит.
• Досье контрагента. Из карточки открывается сводка: дата регистрации, руководитель, виды деятельности, сведения о дисквалификации, адреса массовой регистрации, записи о недостоверности данных.
• Регламентная проверка. Фоновое задание периодически перепроверяет контрагентов из справочника и отмечает тех, у кого изменился статус.

Проверку удобно делать сразу при заведении карточки: подставили ИНН, посмотрели досье, только потом записали.

Склейка дублей в справочнике

После массовой загрузки или многолетней работы в справочнике почти всегда заводятся дубли: один контрагент под двумя карточками, с пробелами и без, с ИНН и без него. Из-за этого расчёты «размазываются» по разным карточкам и акт сверки не сходится.

Чистят дубли обработкой Поиск и удаление дубликатов:

1. Откройте Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дубликатов.
2. В поле Искать в выберите справочник Контрагенты.
3. Задайте правило сравнения — обычно по наименованию или по ИНН.
4. Нажмите Найти дубли. Программа сгруппирует похожие карточки.
5. В каждой группе отметьте главный (оригинальный) элемент — тот, что останется. Остальные пометятся на удаление, а все ссылки на них (документы, договоры) программа автоматически переключит на главный.

Главным выбирайте ту карточку, где заполнены ИНН и банковские реквизиты и к которой привязано больше документов. Если оставить «пустую» карточку, часть реквизитов придётся дозаполнять.

Перенос контрагентов между базами

Если в компании несколько баз (например, бухгалтерия и торговля), контрагенты переносятся не загрузкой из файла, а механизмом синхронизации — чтобы справочник вёлся в одном месте и не задваивался.

Настройка — в разделе Администрирование → Синхронизация данных:

1. Включите флаг Синхронизация данных.
2. Создайте настройку обмена с нужной конфигурацией (для связки БП ↔ УТ есть типовой план обмена).
3. Укажите, в какую сторону передаются данные и по каким правилам сопоставлять существующие элементы — обычно по ИНН и наименованию, чтобы один контрагент не задвоился в обеих базах.

При первой синхронизации программа сопоставляет уже заведённых контрагентов по реквизитам. Если в базах контрагенты заведены по-разному (в одной с ИНН, в другой без), сопоставление не сработает и возникнут дубли — поэтому справочники перед первым обменом лучше привести к единому виду.

Разовый перенос без постоянного обмена делают выгрузкой/загрузкой через стандартные планы обмена или всё той же обработкой загрузки из табличного документа, если контрагентов немного.

Пути в разных конфигурациях

Справочник контрагентов и автозаполнение по ИНН есть во всех основных конфигурациях на платформе 8.3, различается только расположение в меню.

Частые вопросы