Входящая накладная с кодами маркировки: от ГИС МТ до проведённого поступления в 1С

Загрузить УПД из Честного знака в 1С можно двумя путями. Основной — через ЭДО: накладная приходит в 1С от оператора (1С-ЭДО, Диадок, СБИС и др.), из неё создаётся поступление, вы сверяете коды маркировки и подписываете титул покупателя — эта подпись и есть приёмка товара в ГИС МТ. Запасной — скачать XML-файл УПД из личного кабинета или из ЭДО Лайт и загрузить его в 1С из файла.

Разница принципиальная. Загрузка из файла создаёт документ только для учёта, но не переводит коды на ваш баланс в Честном знаке. Приёмку в этом случае всё равно придётся подписать там, где накладная лежит у оператора.

Что проверить в 1С и в ГИС МТ до первой загрузки

Половина проблем с входящими накладными возникает не при загрузке, а из-за незаконченной настройки. Пройдите по списку один раз — дальше всё работает само.

В личном кабинете Честного знака:

• 🔑 вход выполняется по КЭП руководителя или сотрудника с правами на работу с документами;
• 🏢 в профиле указан ваш оператор ЭДО, и он совпадает с тем, что подключено в 1С;
• 📦 вы зарегистрированы в нужной товарной группе (обувь, молочная продукция, вода, пиво и т.д.) — без этого входящие документы по группе не примут.

В 1С (на примере БП 3.0):

1. Включите учёт маркированных товаров: Главное → Функциональность, вкладка Торговля. Отметьте нужные товарные группы.
2. Подключите ЭДО: Администрирование → Обмен электронными документами. Добавьте учётную запись, укажите сертификат подписи, дождитесь регистрации у оператора.
3. Проверьте, что у пользователя, который будет принимать накладные, есть права на ЭДО и на работу с маркировкой. В БП это профили групп доступа в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
4. Подключите сертификат КЭП к самой интеграции с ИС МП. Настройка находится в разделе администрирования, рядом с настройками ЭДО; в разных релизах подраздел называется по-разному — ищите слово «маркировка» или «ИС МП».

Где взять накладную: ЭДО-оператор, ЭДО Лайт или файл XML

Поставщик отправляет УПД с кодами маркировки только через оператора ЭДО. ГИС МТ получает копию документа от оператора и ждёт, когда покупатель подпишет его или отклонит. Поэтому «скачать накладную из Честного знака» на практике означает одно из трёх.

XML-файл формализованного УПД начинается с префикса ON_NSCHFDOPPR. Именно его и нужно сохранить. PDF-версия накладной для загрузки не годится: 1С читает только формализованный XML.

Загрузка УПД с кодами маркировки в 1С

Способ 1. Входящий документ по ЭДО

1. Откройте Текущие дела ЭДО (в БП — из раздела Покупки или Продажи). Новые документы появятся во вкладке входящих.
2. Нажмите Отправить и получить, если документа ещё нет в списке.
3. Откройте УПД. Программа покажет, какие позиции не сопоставлены с вашей номенклатурой.
4. Сопоставьте позиции (подробнее — ниже) и создайте документ учёта. В БП это Поступление (акты, накладные, УПД), в УТ 11 — Приобретение товаров и услуг.
5. В документе поступления проверьте коды маркировки — по сканированию или по списку из накладной.
6. Подпишите титул покупателя. Именно после этого оператор передаст в ГИС МТ, что товар принят.

Способ 2. Загрузка XML-файла

1. Откройте список поступлений: в БП — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. В командной панели списка найдите команду загрузки электронного документа из файла и выберите сохранённый ON_NSCHFDOPPR...xml.
3. Программа разберёт файл и предложит сопоставить контрагента и номенклатуру.
4. После сопоставления создастся поступление с табличной частью и кодами маркировки из файла.
5. Приёмку подпишите там, откуда скачали файл: в веб-кабинете оператора или в ЭДО Лайт.

Сопоставление номенклатуры: первый раз долго, потом автоматически

При первой поставке от нового поставщика 1С не знает, какая ваша карточка соответствует его строке «Кроссовки муж. арт. 4412 р.42». Связь записывается в справочник Номенклатура контрагентов (или «Номенклатура поставщиков» в зависимости от конфигурации).

• 🔗 сопоставляйте по GTIN, если он заполнен в вашей карточке — это самый надёжный ключ для маркированного товара;
• 📏 для обуви и одежды учитывайте характеристики (размер, цвет) — один артикул поставщика может соответствовать нескольким вашим характеристикам;
• ✍️ при сопоставлении вручную проверяйте единицу измерения: «упак» поставщика против «шт» в вашей базе — частая причина неверного количества кодов.

Следующие накладные от этого поставщика сопоставятся сами.

Проверка кодов, подписание и статусы накладной

Подписание титула покупателя без сверки кодов — главная ошибка. Подписали — значит, приняли в ГИС МТ все коды из накладной, включая те, которых физически нет.

Как сверять

Удобнее всего сканером или ТСД: в форме проверки кодов маркировки сканируете каждую единицу или групповую упаковку, программа отмечает совпадения и подсвечивает лишние и недостающие коды. Для крупных поставок сканируйте коды транспортных и групповых упаковок, а не каждую пачку.

Когда сканера нет, можно проверить коды по списку из УПД — но это уже доверие поставщику, а не реальная приёмка.

Что делать по итогам сверки

После приёмки с расхождениями поставщик оформляет корректировочный или исправительный документ. Пока его нет, по спорным кодам у вас и у поставщика остатки в ГИС МТ расходятся.

Статусы документа

В карточке электронного документа 1С показывает его состояние: ожидает вашей подписи, ожидает подтверждения оператора, обмен завершён, отклонён, аннулирован. Обмен считается законченным, когда оператор вернул подтверждение — до этого не закрывайте документ и не делайте вывод, что товар принят.

Проведённое поступление в 1С и принятый документ в ГИС МТ — разные вещи. Поступление можно провести и до подписи, но продавать маркированный товар до приёмки в Честном знаке нельзя: при продаже коды проверяются, и кассу остановит ошибка о том, что код принадлежит другому участнику.

Типовые ситуации, на которых спотыкаются

Поставщик работает у другого оператора. Обычная ситуация: вы в 1С-ЭДО, он в Диадоке. Накладные ходят через роуминг между операторами. Роуминг включается заявкой — у вашего оператора или в карточке контрагента в 1С при отправке приглашения. Пока роуминга нет, документы до вас не дойдут. Временный выход — бесплатный ЭДО Лайт: поставщик может отправить УПД туда, а вы примете его в кабинете ГИС МТ и загрузите XML в 1С.

Несколько организаций в одной базе. Каждая организация — отдельный участник ГИС МТ со своим сертификатом и учётной записью ЭДО. Убедитесь, что накладная загружена именно в ту организацию, на чей ИНН выставлена.

Обособленные подразделения. Если подразделение имеет свой КПП и свою учётную запись ЭДО, входящие документы на этот КПП придут на неё. В 1С нужна отдельная учётная запись под этот КПП.

Товар пришёл раньше документов. Принимать товар физически можно, но продавать до подписи приёмки нельзя. Отложите позиции в отдельную ячейку или склад до прихода УПД.

Автоматизация обмена: API Честного знака и прямая интеграция

Если накладных десятки в день, ручная загрузка из файла не выдерживает нагрузки. Что можно автоматизировать:

• 📨 регламентное получение ЭДО — 1С сама опрашивает оператора по расписанию, новые УПД появляются в текущих делах без нажатия кнопки. Настраивается в параметрах обмена электронными документами (в файловой базе расписание работает только при запущенном клиенте или настроенном внешнем запуске регламентных заданий);
• 🔄 автосоздание документов учёта — для поставщиков с уже сопоставленной номенклатурой поступление можно создавать сразу при получении, оператору остаётся проверить коды и подписать;
• 🔌 прямая интеграция с ГИС МТ — типовые конфигурации обращаются к API Честного знака (True API) сами: запрашивают статусы кодов, владельца, данные документов. Авторизация идёт по КЭП, отдельной разработки не нужно;
• 🛠 собственная интеграция через True API — нужна, если у вас нетиповая конфигурация или складская система вне 1С. Документация публикуется на сайте Честного знака; токен получают подписанием запроса КЭП, у токена ограниченный срок жизни.

Где граница между настройкой и разработкой. Если ваша конфигурация типовая и обновлена, всё перечисленное, кроме собственной интеграции, делается настройками. Доработка нужна, когда коды приходят из внешней WMS или когда нужна загрузка накладных пачкой из папки.

Что делать после приёмки, чтобы не было расхождений

Приёмка — это начало жизни кода в вашем учёте. Чтобы через месяц не разбирать расхождения:

1. Раз в неделю сверяйте остатки маркированных товаров в 1С с балансом в личном кабинете ГИС МТ. У БП и УТ для этого есть отчёты по кодам маркировки; в ГИС МТ — выгрузка остатков.
2. Не удаляйте и не перепроводите поступления с подписанной приёмкой без необходимости: 1С может пересоздать движения по кодам, а в ГИС МТ при этом ничего не изменится.
3. Возвраты поставщику оформляйте отдельным документом с передачей кодов, а не исправлением исходного поступления.
4. Храните сопоставление номенклатуры в порядке: удалённая или помеченная карточка поставщика ломает автозагрузку следующих накладных.

Частые вопросы