Приём и загрузка накладной из СБИС в программу 1С

Накладную из СБИС в 1С не «импортируют файлом» — её принимают через электронный документооборот: документ приходит прямо в базу, а на его основе создаётся «Поступление товаров ». Главное условие — чтобы 1С и СБИС были связаны роумингом между операторами, иначе накладная до вашей базы просто не дойдёт.

СБИС (оператор Тензор) и встроенный в 1С сервис «1С-ЭДО» — это разные операторы ЭДО. Поэтому документ от поставщика, который работает в СБИС, попадает к вам в 1С по межоператорскому роумингу. Разберём оба рабочих пути: приём накладной напрямую в «Текущие дела ЭДО» и ручную загрузку выгруженного из СБИС файла, если прямой обмен ещё не настроен.

Пути меню ниже даны для «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 в интерфейсе «Такси». В «Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» рабочее место ЭДО называется так же, отличается только раздел, из которого вы в него заходите.

Что проверить в базе до первого приёма документов

Прежде чем ждать накладную, подготовьте базу. Без действующей подписи и включённого сервиса входящий документ либо не придёт, либо его нельзя будет утвердить.

Профиль настроек ЭДО создаётся один раз через помощник подключения в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Программа попросит выбрать сертификат, организацию и согласиться с регламентом оператора «1С-ЭДО». После этого у вашей компании появляется собственный идентификатор участника ЭДО — его видно в настройках обмена.

Как связать 1С и СБИС: роуминг и приглашение

Роуминг — это обмен документами между клиентами разных операторов. Вы в «1С-ЭДО», поставщик в СБИС; чтобы накладные ходили между вами, нужно установить электронное соглашение (приглашение) между вашими идентификаторами.

Порядок действий:

1. Откройте Продажи (или Покупки) → ЭДО → Контрагенты ЭДО.
2. Нажмите кнопку создания приглашения (в командной панели списка — «Пригласить» / «Создать»).
3. Выберите поставщика из справочника контрагентов.
4. Укажите его идентификатор участника ЭДО в системе СБИС. Идентификатор берётся у самого поставщика или из его реквизитов в СБИС.
5. Отправьте приглашение.

Поставщик увидит ваше приглашение в своём личном кабинете СБИС и должен его принять. После принятия статус настройки в 1С изменится на «Присоединён» — с этого момента накладные начнут приходить в базу автоматически.

Где взять идентификатор поставщика: он формируется оператором и выглядит как длинный код, а не как ИНН. Поставщик видит его в реквизитах своей организации в СБИС. Если поставщик не может подсказать код, отправьте приглашение по ИНН и КПП — 1С сама попробует найти участника обмена по реквизитам, но этот способ срабатывает не всегда.

Проверить, что связь установлена, просто: зайдите в Контрагенты ЭДО и посмотрите статус строки с поставщиком. Нужен статус присоединения, а не «Ожидается согласие».

Приём входящей накладной в рабочем месте ЭДО

Когда роуминг работает, входящая накладная приходит в единое рабочее место — Покупки → Текущие дела ЭДО (этот же пункт есть и на начальной странице). Там входящие документы лежат в папке «Входящие», требующие действия подсвечены.

Чтобы превратить электронную накладную в документ учёта:

1. Откройте Покупки → Текущие дела ЭДО, папка «Входящие».
2. Найдите накладную от нужного поставщика, откройте её двойным кликом.
3. Просмотрите содержимое — программа показывает печатную форму электронного документа.
4. Нажмите кнопку создания документа учёта (в панели документа — «Создать документ » / «Отразить в учёте»).
5. 1С сформирует «Поступление товаров» (или «Поступление товаров и услуг») на основании данных накладной.

Созданный документ поступления заполняется автоматически: дата, номер, суммы, ставки НДС и строки товаров переносятся из электронной накладной. Вам остаётся проверить счета учёта (счёт 41 для товаров, 10 для материалов, 26/44 для услуг) и провести документ .

Проверьте перед проведением три вещи:

• Склад и подразделение — они не приходят из накладной, их подставляет 1С по своим настройкам. Поправьте, если склад не тот.
• Счета учёта номенклатуры — особенно для новых позиций, которые создались при сопоставлении: у них счёт мог подставиться по умолчанию.
• Сумму и НДС — итог документа поступления должен совпадать с итогом электронной накладной до копейки. Расхождение означает, что сопоставилась не вся номенклатура.

Если поставщик прислал не просто накладную (ТОРГ-12), а универсальный передаточный документ (УПД), 1С на его основе создаст и поступление, и счёт-фактуру одной операцией — отдельно регистрировать счёт-фактуру не нужно.

Ручная загрузка файла, если роуминг ещё не настроен

Иногда накладную нужно загрузить, пока прямой обмен не заработал. Тогда поставщик выгружает из СБИС комплект файлов электронного документа (XML-файл документа и файл подписи), а вы загружаете его в 1С:

1. Откройте Покупки → Текущие дела ЭДО.
2. В меню загрузки выберите загрузку электронного документа из файла.
3. Укажите папку с выгруженным из СБИС комплектом (сам документ в формате XML и файл подписи).
4. 1С распознает документ и поместит его во «Входящие» как обычную входящую накладную.

Дальше — тот же путь: открыть, проверить, создать поступление. Важно: при ручной загрузке переносится только содержимое документа. Юридически значимый обмен (с подтверждением оператора о доставке) так не фиксируется — для полноценного ЭДО роуминг всё равно нужен.

Сопоставление номенклатуры поставщика с вашей

Самый частый затык при первом приёме — программа не знает, какому вашему товару соответствует строка из накладной поставщика. Названия у вас и у контрагента разные, поэтому 1С открывает форму сопоставления номенклатуры.

Как это работает:

• В левой колонке — наименования из накладной СБИС (как их назвал поставщик).
• В правой — ваша номенклатура из справочника.
• Для каждой строки вы один раз выбираете соответствие: к какому элементу вашего справочника относится товар поставщика.

Варианты для каждой строки:

1С запоминает сделанное сопоставление. Второй и последующие документы от того же поставщика с теми же товарами заполнятся автоматически — повторно сопоставлять не придётся. Поэтому не торопитесь в первый раз: аккуратное сопоставление экономит работу на всех будущих поставках.

Подпись и юридическая значимость накладной

Входящая накладная приходит уже подписанной квалифицированной электронной подписью (КЭП) поставщика. Ваша задача — обработать документ со своей стороны, чтобы обмен считался завершённым.

Для разных типов документов требования к подписи различаются:

• Счёт-фактура и УПД со статусом счёта-фактуры — требуют квалифицированной подписи (КЭП) по закону. Это прямое требование к электронным счетам-фактурам.
• Первичная накладная (ТОРГ-12), УПД со статусом первички — по соглашению сторон могут подписываться и неквалифицированной подписью, но на практике для роуминга и налоговых целей используют КЭП.

По входящей накладной вы, как правило, подтверждаете получение и, если это двусторонний документ, подписываете ответную (встречную) подпись. После этого оператор фиксирует, что обмен завершён, и документ приобретает полную юридическую силу — его можно предъявлять в суде и при налоговой проверке наравне с бумажным.

Проверить, что всё в порядке, можно по статусу документа в Текущие дела ЭДО: завершённый обмен уходит из папки «Требуется действие» в архив.

Что делать, если накладная из СБИС не загружается

Разберём ситуации, которые чаще всего мешают принять документ, и что с ними делать.

Отдельно про формат. 1С принимает электронные документы в утверждённых ФНС форматах (УПД, ТОРГ-12, акт). Если поставщик в СБИС сформировал документ в неформализованном виде (произвольный XML или скан), автоматически в поступление он не превратится — такой документ можно только приложить к учёту как файл.

Частые вопросы