Как загрузить цены и номенклатуру из файла в 1С УТ 11

Загрузить прайс-лист в 1С Управление торговлей 11 можно двумя путями: завести новые позиции через помощник загрузки номенклатуры из внешнего файла, а затем проставить цены документом «Установка цен номенклатуры» (раздел CRM и маркетинг). Если нужны закупочные цены поставщика — для них есть отдельный механизм с сохраняемым шаблоном загрузки.

Файл подойдёт в формате Excel (.xlsx) или CSV. Главное — чтобы одна строка таблицы была одной позицией, а колонки читались однозначно. Ниже — как подготовить такой файл, сопоставить его колонки с реквизитами 1С и что делать, когда импорт ругается на единицы, дубли или пустые ячейки.

С чего начать: подготовка файла Excel или CSV

Помощник загрузки читает плоскую таблицу. Чем чище исходник, тем меньше ошибок на сопоставлении.

Приведите файл к такому виду:

• 📄 Первая строка — заголовки колонок (Артикул, Наименование, Цена, Единица, Ставка НДС). Одна строка заголовков, не две.
• 🔢 Одна позиция — одна строка. Объединённые ячейки и «шапки» групп внутри таблицы уберите.
• 🧹 Пустые столбцы и строки-разделители удалите, иначе они попадут в предпросмотр как мусорные позиции.
• 💲 Цену храните числом, без знака валюты и без текста в ячейке. Разделитель дробной части — точка или запятая единообразно по всему столбцу.
• 🆔 Добавьте колонку с артикулом или штрихкодом — по ней 1С сопоставит строки файла с уже заведённой номенклатурой и не создаст дубли.

Для CSV проверьте кодировку и разделитель: 1С корректно читает UTF-8 с разделителем «точка с запятой». Если вместо колонок получается одна слипшаяся строка — пересохраните файл с нужным разделителем.

Ещё две мелочи, которые экономят время на сопоставлении. Уберите из ячеек лишние пробелы в начале и конце — из-за них «шт » и «шт» для программы разные значения. И приведите артикулы к единому виду: если в одном месте А-001, а в другом A-001 с латинской «A», поиск по ключу сработает не для всех строк.

Как открыть помощник загрузки номенклатуры

Новые товары заводят через загрузку из внешнего файла прямо из списка номенклатуры.

1. Откройте справочник «Номенклатура» (раздел НСИ и администрирование; в части редакций список доступен и из меню функций по слову «номенклатура»).
2. В командной панели списка найдите команду загрузки из внешнего файла — она открывает помощник сопоставления колонок. Если команда не видна сразу, загляните в меню Ещё.
3. В открывшемся окне выберите ваш файл .xlsx или .csv и укажите лист, если книга многостраничная.
4. 1С покажет предпросмотр таблицы — на этом шаге видно, правильно ли распознаны строки и нет ли сдвига колонок.

Цены отдельных позиций так не грузятся — помощник создаёт и обновляет саму номенклатуру. Чтобы установить продажные цены, перейдите в раздел CRM и маркетинг к документу «Установка цен номенклатуры». В нём есть загрузка значений из внешнего файла — ищите команду в командной панели табличной части или в меню заполнения.

Учтите, что новой позиции при создании нужен вид номенклатуры — он определяет, товар это или услуга, нужны ли характеристики и какая ставка НДС подставится по умолчанию. Если в файле нет колонки с группой или видом, задайте значение по умолчанию в помощнике, иначе все позиции попадут в одну папку и разбирать их придётся вручную. Штрихкоды, если они есть в прайсе, грузите вместе с номенклатурой: по ним потом работает сканер на складе и в рознице, и они же служат надёжным ключом поиска при следующих загрузках.

Сопоставление колонок файла с реквизитами (маппинг)

Это ключевой шаг. Загрузчик должен понять, какая колонка файла в какой реквизит 1С ложится.

Для каждой колонки предпросмотра вы указываете реквизит-приёмник. Минимально нужны наименование, единица хранения и либо артикул, либо штрихкод для поиска совпадений.

Логика поиска дублей работает так: если 1С находит позицию с тем же артикулом или штрихкодом, она обновляет её, а не создаёт новую. Если ключа в файле нет, каждая загрузка добавляет товары заново — отсюда задвоение карточек.

Всегда задавайте колонку-ключ (артикул или штрихкод) до запуска загрузки — иначе повторный импорт продублирует всю номенклатуру.

Строки, где обязательный реквизит пуст, загрузчик подсветит. Такие позиции либо дозаполните в файле, либо исключите из загрузки галочкой в предпросмотре.

Отдельно решите, грузите вы цену с НДС или без. Если в прайсе цена без налога, а в документе установки цен выбран режим «цена включает НДС», суммы разойдутся. Простой пример: цена без НДС 1000 при ставке 20% даёт цену с налогом 1200. Загрузите те же 1000 в поле, где ожидается цена с НДС, — и в рознице товар окажется дешевле на сумму налога. Сверяйте режим цены в шапке документа с тем, что реально лежит в файле.

Помимо специализированного помощника номенклатуры в 1С есть и общий механизм «Загрузка данных из файла» — он вызывается из многих списков справочников и умеет грузить плоские таблицы в произвольный справочник. Для товаров и цен удобнее профильный помощник: он сразу знает про единицы, виды цен и поиск по артикулу, тогда как общий механизм сопоставляет колонки «как есть».

Единицы измерения, характеристики и несколько видов цен

Единицы и характеристики — самое частое место, где импорт спотыкается.

Единицы измерения. В строке файла должна стоять единица, которая уже есть в классификаторе 1С (шт, кг, упак). Если в прайсе «штука», а в базе «шт» — загрузчик не найдёт соответствия. Приведите обозначения в файле к тем, что в классификаторе, либо заранее заведите недостающие единицы.

Характеристики. Если товар учитывается с характеристиками (цвет, размер), для их загрузки у позиции должен быть включён соответствующий вариант использования характеристик. Плоский прайс «одна строка — один товар» характеристики не разложит: под каждую характеристику нужна своя строка со своим ключом. Для цветов и размеров удобнее отдельная выгрузка с колонкой характеристики.

Практический приём: когда у одной модели двадцать расцветок, не плодите двадцать карточек номенклатуры. Заведите одну позицию с характеристиками, а в файле на каждую расцветку сделайте строку, где артикул (ключ) ссылается на базовую позицию, а в отдельной колонке стоит значение характеристики. Тогда цены лягут по характеристикам, а карточка останется одна.

Несколько видов цен. В УТ 11 цены делятся по видам цен (розничная, оптовая, закупочная) — это справочник «Виды цен» в разделе CRM и маркетинг. Один документ «Установка цен номенклатуры» заполняет те виды цен, которые выбраны в его шапке. Если в прайсе несколько колонок с ценами (опт, розница), загружайте их либо в один документ с несколькими колонками цен, либо отдельными документами по каждому виду цены.

Загрузка цен поставщика и регулярное обновление

Если задача — не разовый импорт, а приём прайс-листов поставщиков, которые приходят каждую неделю, в УТ 11 для этого есть отдельный механизм.

Закупочные цены хранятся не как ваши продажные, а в регистрации цен поставщиков. Для повторяющихся загрузок настраивается шаблон: вы один раз сопоставляете колонки конкретного поставщика с реквизитами, сохраняете формат — и дальше при каждом новом файле того же вида жмёте загрузку без повторной настройки маппинга.

Порядок при настройке регулярной загрузки:

1. Создайте формат (шаблон) загрузки под конкретного поставщика — в нём фиксируются позиции колонок и правила поиска номенклатуры.
2. Свяжите артикулы поставщика с вашими карточками номенклатуры, чтобы его коды распознавались автоматически.
3. При получении нового прайса выбирайте сохранённый формат — сопоставление подтянется само.

Если поставщик отдаёт цены через веб-сервис или типовой обмен, это уже не загрузка файла, а настройка синхронизации данных — отдельная тема, файл Excel там не участвует.

Отдельно держите в голове дату действия цен. Каждая загрузка продажных цен — это новый документ установки цен с датой. Цена действует с даты документа и до следующего документа по тому же виду цены. Поэтому, если прайс обновляется, скажем, раз в неделю, у вас будет цепочка документов, а не один переписываемый. Старые документы не удаляйте — по ним восстанавливается история, по какой цене продавали в прошлом месяце.

Частые ошибки импорта и как их исправить

Отдельно про ставку НДС: если в файле её нет, 1С подставит ставку из карточки номенклатуры или вида номенклатуры. Проверьте, что в прайсе и в базе ставка трактуется одинаково, иначе цены разойдутся на сумму налога.

Частые вопросы